办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性

2014-12-04南宁市中医医院梁惠志

办公室业务 2014年23期

文/南宁市中医医院梁惠志

医院档案是医院在长期发展中形成的有保存、查证价值的历史记录，记载着医院的发展历程，有重要的历史价值。随着医药卫生体制的改革，医院在医疗条件，管理水平等各方面都发生着深刻的变化，运用科技手段记录这些发展对医院以后的工作起到关键作用。因此，利用办公自动化手段提高医院档案系统性是十分必要的。

一、办公自动化概念

办公自动化也就是数字化办公，在提高工作效率的基础上可以增加协同办公能力，调整管理体制，最终实现提高决策效能的目的。计算机强大的信息处理能力是办公自动化最大的优点，它改变过去手工操作档案管理模式。手工操作不仅不能确保信息的完整而且随着时间字迹会变得模糊无法辨认，尤其是发生意外的事故信息无法恢复，费力耗时且效果不好。

对于医院来说，确保档案信息的完整非常重要。现代的大型综合性医院每天的都有数以千计的工作量，医院的行政、医疗、人事档案等各类档案的分类整理工作艰巨，采用办公自动化的档案管理是医院档案管理工作的必然选择。

二、医院办公自动化档案管理中存在的问题

（一）医院档案管理信息化工作不受重视，管理人员能力不足

医院在引进先进的医疗设备方面会花费大量的资金，但是对于档案的信息化管理却投入不足，档案信息的自动化管理仍然落后，一些操作系统没有进行及时的更新。档案管理人员往往安排一些上年纪的工作人员，一方面他们并没掌握新的科学技术手段，另一方面医院没有提供给他们足够的学习机会，这就造成医院档案的办公自动化程度低，长期得不到发展。档案管理工作虽然不及医护人员的专业化程度高，但档案的自动话管理也需要有专业的人才，既要精通计算机操作，也要相应的档案管理知识和经验。

（二）档案信息化管理制度不完善，管理系统缺少标准软件

医院的档案根据不同的功能和作用可以分为十类，包括病历档案，文书档案，科研档案，人事档案，设备档案，会计档案，基建档案，声像档案，专题档案，实物档案。这些档案随着医院的建立开始建立，形成时间长，但按数量相当大。在一些大医院如协和医院自 1921年成立以来，近视患者的病历档案就达到了300万册。同时这些档案有很强的关联性，如病人的病历档案，患者到医院检查治疗需要参考之前的病历，这样才能制定出更合理的治疗方案。

目前医院档案的电子化管理还只是初级阶段，软、硬件设施还不够完善，无法建设成医院办公系统高级自动化所需要的档案管理系统。计算机档案的管理软件没有实用性，甚至会出现不同部门的档案因为使用不同的软件无法兼容，造成档案的杂乱无章无法管理的现象。这就造成虽然医院对档案管理投入了资金却没有受到好的效果的原因，造成了医院资金的浪费。

三、医院档案办公自动化管理的必要性

由于医院档案形成时间长，涉及范围广，档案数量大等特点，加快医院档案办公自化的管理迫在眉梢。

（一）办公自动化的档案管理可以大幅度提升档案的及时有效性

将医院档案与电子互联网结合，就实现了文书的处理与档案的管理与一体，使每天的的文件材料可以及时整理分类成为电子档案，有效的避免了文件的遗漏，保证了文件的完整和及时。尤其对于病历档案，需要客观、完整、连续记录病人诊疗和病情的演变过程，办公自动化程度的不断提高，更有利于提高医护人员掌握病人病情的及时性和准确性。

（二）办公自动化的档案管理保存稳定，安全

和纸质的档案相比，电子文件形式的档案寿命远远长于纸质。纸质档案在一定条件下会发生变化，温度，适度，不可避免的自然灾害都会破坏档案的完整性。但是办公自动化使档案电子化，读取和储存都变得轻而易举，根据不同的需要选择不同的存储载体。办公自动化下的档案可以在网络的帮助下及时传输，也避免了在纸质档案在运输过程中容易丢失的现象。