提高基层医院档案管理工作认识

文/成都市新都区人民医院 马春荣

基层医院是直接面对人民群众的服务窗口，而基层医院的档案是医院各方面需要的佐证材料，所以，基层医院的档案是医院不可缺少的参考依据，它反映出整个医院在建设和发展中具有保存价值的各种资料，是检查医院和评估医院工作能力的重要依据。如何合理开发和有效利用医院档案信息资源，服务于医疗改革和卫生事业改革发展具有重要意义，更有利于发挥医院各项工作的推动作用。以下是本人多年从事档案管理工作的体会。

一、基层医院档案管理工作的现状与现象

（一）对基层医院档案管理工作认识不够

医院对档案管理工作重视不够。档案管理意识薄弱，医院总是以医疗发展为中心、往往忽略档案管理工作、认为档案管理没有多大的价值。认为档案管理是属于医疗辅助科室，没必要投入很大的资金，它不能产生直接经济效益。这样一来由于医院对档案管理工作的偏见认识，就造成当年用完之后应上交的归档材料，不主动交档案室，觉得好像是自己科室用完不要的材料才交档案室保管。平时不用档案就认为档案室保管的都是无价值的东西，但要想需要利用档案参考时，又觉得档案室就是人们需要利用的“百宝箱”。档案本来就是作为医院领导和职工在工作中利用价值最高的佐证材料，更是医疗、科研、院史、职工晋升、病人就医等各方面利用的重要参考依据，更是医院发展的真实写照。因为种种对档案管理工作意识薄弱的观念，就使得档案管理工作失去了利用的重要性。造成档案管理对医院发展历程原始记录的不负责任，所以，基层医院档案管理工作长期处于被动状态。

（二）对基层医院档案管理基础设施投入不够

因为没有认识到档案保管、利用的重要性，没有对档案管理工作进行必要基础设施投入，缺乏对档案保管的基本维护设备，所以有时就造成了对档案的损坏、丢失、霉变等现象。这样一来就给档案利用者造成了很大的阻力，无法利用其档案。这些情况都是平时对档案管理工作的轻视，使档案在有用的价值方面得不到更好的利用，档案就变成了有名无实的牺牲品。医院的行政、医疗、科研、教学、设备、基建、会计等各项工作中所形成的具有保存价值的文件，各种图表、簿册、录音、录像、光盘等各部门的载体档案就失去了它的历史意义及利用价值。

（三）对基层医院档案管理人员专业重视不够

档案管理作为一个独立学科，既有它的重要性也有它的独特性，由于领导档案管理意识浅，对档案管理工作不重视，造成了档案管理人员不是兼职就是不专业的人员来搞这项工作，长期处于没有经过档案专业培训的人员从事档案管理工作，因为业务不熟练，工作起来不知从何下手整理，经常出现不正确的分类方法等，造成了档案管理工作不规范现状，更谈不上在工作中依照贯彻实施《中华人民共和国档案法》及档案管理规范等工作的开展，极大的影响档案管理工作的正常发展。

二、对策与措施

（一）加强基层医院档案管理工作的认识

领导应高度重视档案管理工作。增强医院职工对档案的管理意识，医院档案管理工作的水平、质量与医院领导层的重视息息相关。首先，医院领导要改变对档案管理工作的认识，积极支持档案管理工作，把医院档案管理工作摆上应有的位置，其次，医院要成立档案管理领导小组、由院领导负责、分管领导主抓，办公室主任、档案管理人员具体管理的办法、使档案管理工作走向正常化的轨道，要大力宣传《中华人民共和国档案法》，及档案管理工作的法律法规，定期开展档案管理业务学习，当年产生的档案资料急时交档案室归档保管，必须充分认识档案管理的重要性，对医院有关的档案资料要进行加以完善的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、鉴定、利用等工作。合理开发和有效利用档案信息资源，加强档案管理和编研工作的作用，提高档案管理水平，更好地发挥档案管理工作应有的效能，

（二）加强对基层医院档案管理基础设施的投入

完备的管理设施是做好档案工作的前提和基础。基层医院首先要建立独立的档案室，要设立专门的纸质档案库房和电子库房，为库房安装门禁、电子监控设备、自动消防报警器、自动恒温恒湿、密集柜、电子档案防磁柜、低湿杀虫消毒柜等设施，保障档案的安全。要着眼于档案管理现代化的要求，对档案工作要配备相应的硬件设备，以提升档案管理工作水平。如档案管理平台、服务器、电脑，打印机、扫描仪等，是运用现代技术实施档案管理的有效保障。另外，必须要做到档案库房、查阅室、办公室三分开。库房设施要做到“九防”，即防火、防潮、防尘、防盗、防光、防高温、防虫、防鼠、防有害气体。要坚持日常的库房管理，坚持监督与检查相结合，定期组织对库房的安全检查，及时发现和消除档案库房的安全隐患。

（三）加强对基层医院档案管理人员的专业知识培养

如何做好基层医院档案管理人员的专业知识培养工作，一方面应加强培养档案管理人员的政治修养、专业技能和良好的职业道德，使档案管理人员有较强的责任心，过硬的专业水平，热爱档案工作，有吃苦耐劳、认真细心、甘于奉献的精神；另一方面应注重提高档案管理人员专业技术水平，积极组织档案人员参加相关的业务技术培训，增强档案人员的相互交流，可采取参观、学习座谈等方式，借鉴其他单位的先进思路和方法，切实提高档案管理业务水平，树立科学的管理观念和思想，提高档案现代化管理的能力和水平，以适应档案事业发展的需要。