落实新政策 做好医院《出生医学证明》档案管理工作

文/浙江省温岭市妇幼保健院 朱丹平

一、《出生医学证明》的重要性

《出生医学证明》档案是指国家统一印制，以省、自治区、直辖市为单位统一编号，并依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料。近年来，随着经济的发展，孩子就学、民族的更换、出国、留学等，都需要《出生医学证明》为凭证，其档案管理状态必然体现着人口管理、社会福利状态、人员流动监管、社会稳定维持等重大公共事件及民生的和谐程度及幸福指数。为了更好保护《出生医学证明》档案资料，确保档案的真实性、完整性、实用性和安全性，2013年10月，浙江省卫生厅、浙江省档案局联合发文关于《浙江省出生医学证明档案管理办法》的通知。

二、网络化管理《出生医学证明》

自2014年1月1日起，浙江省全面启动新版《出生医学证明》，由原先的单机版办证改为网络办证，即进入浙江省出生医学证明信息系统，给每一位新生儿办理《出生医学证明》后，不需要手工上传就能在网络上保存。当前，温岭市对《出生医学证明》办理的各家医院进行培训，上门指导等工作，已全面落实《浙江省出生医学证明档案管理办法》的实施。本文结合工作实际，谈谈《出生医学证明》档案工作中的一些体会。

（一）实现资源共享，方便办证流程

应用浙江省出生医学证明信息系统平台，分娩室，手术室以及乡镇具有接产资格没有签发资格的单位，在平台上输入产时信息，妇保院办理出生证窗口即可看到新生儿的基本资料，在办理过程中进行信息核对，核对无误后，给予办理，产时信息签发状态会显示已签发，以减少差错，避免不良事件的发生。碰到有产时信息核对不一致的，工作人员及时与相关科室或医院取得联系，进行核实并修改，以方便群众。

（二）减少工作失误，提高工作质量

在办证过程中通过使用身份证扫描仪直接扫入父母亲的姓名、年龄、国籍、民族、身份证号、户籍地址等信息，既节省了办证工作人员输入的时间，又减少以往因输入父母身份信息而导致的废证率高。通过双显示器双方核对信息，双签名等制度减少医患间的矛盾。

（三）增设信息平台，操作简单快捷

《出生医学证明》信息系统平台设置出生证档案案卷管理，操作简单，遵循100个出生证编号的文件材料组成一卷的规定，新增案卷后输入出生证起止编号，便会自动产生100个新生儿的相关信息，即出生医学证明编号、责任者、新生儿姓名、母亲姓名、父亲姓名、出生日期、发证日期等，档案工作人员只需要输入每一位新生儿的文件材料的起始页号即可完成此案卷的卷内目录，卷内目录可以直接打印。随之，案卷封面上的相关内容，如全宗名称、全宗号、类别号、案卷号、保管期限、起止日期，件数，页数等都会自动产生。与以往相比，手工录入案卷目录和案卷封面，大大节省了档案工作人员的时间，避免了在输入信息时出现的错误。

三、《出生医学证明》档案的查阅利用

近年来，《出生医学证明》档案的利用人数也越来越多，如出生证遗失补证、出生证上信息错误来换证、孩子迁户、父母离婚、公安查真伪信息等，对于来电、来函、来人查档要遵循相关规定，提供相关证明，传真要再复印以便保存。依法提供档案信息查询服务，对出具相关证明材料做好登记手续。

四、《出生医学证明》档案的移交工作

签发工作完成后，将出生证档案进行编号、整理，用相关工具固定以避免散落，造成档案丢失，材料不齐，材料错放等现象，并在3个月内将出生证档案及时归档至综合档案室，签发数量较少可以收集到100编号后及时进行归档，如果年末仍不足100编号的，以实际占用编号组卷，出生医学证明档案在本机构保管满五年，移交同级档案馆。

五、结论

1.提高法制意识及出生医学证明管理发放重要性的认识，增强工作人员的责任感，严把质量关，减少差错率，提高服务满意率。

2.加强出生医学证明签发管理及档案管理队伍建设，加大对签发信息人员培训力度。《出生医学证明》是具有法律效力的重要证件，签发人员要掌握好相关的法律制度和文件，出生医学证明发证人员要相对稳定，对签发人员定期进行培训，应加大力度，开展多渠道、多形式的培训，提高业务素质，如需要更换岗位，必须做好交接培训工作，以便出生医学证明发放工作的连续性、稳定性。

3.在不断总结工作经验的同时，积极推进使用计算机管理出生医学证明档案，按照相关要求建立出生医学证明电子档案，使出生证管理工作更加规范、高效、便民，让出生证档案管理进一步跨入信息管理的时代。

[1] 农建伟.广西自治区百色市_2012年出生医学证明管理质量控制分析[J].中国妇幼卫生杂志,2013,4(2):99～101