人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识

2014-12-04四平市铁西区英雄街人力资源和社会保障事务所王文芳

办公室业务 2014年23期

文/四平市铁西区英雄街人力资源和社会保障事务所王文芳

一、档案管理工作的现状与问题

（一）没有建立统一的档案目录数据库，没有实现档案的数字化

随着电子计算机技术的推广和普及，很多工作领域都陆续引进了先进的软件和系统，大大提高了工作效率，同时也可以减少人为劳动出现的失误。人力资源和社会保障部门档案管理工作也顺应时代发展趋势，从传统的手工检索发展成为计算机辅助检索，但是档案目录建设缺乏一个统一标准，也都是计算机检索到目录后，再给使用者去库房调卷，没有实现档案管理的数字化。

（二）工作人员少，任务重，专业素质不强

人力资源和社会保障部门的档案管理工作，本社就是一项对专业和技术要求比较高的工作，并不是一般工作人员就可以胜任的，再加上档案管理涉及方面比较多，任务量比较繁重，给工作人员提出了更高的要求。从我国档案管理工作的实际情况来看，专业档案管理人员较少，还存在很多兼职档案管理人员，他们的专业知识和业务能力都不能满足工作需要，给档案管理工作的顺利开展造成很大负担。

（三）档案管理库房分散，造成管理成本的增加

人力资源和社会保障部门的档案材料比较多，受到现实条件的限制，很难集中设置在同一个区域进行统一管理，从而出现了库房分散布局的情况。库房分散设置就增加了档案统一管理的难度和管理成本，每个档案库房都需要配备相应的档案设施、电脑、空调等，也容易出现重复管理、重复建设的问题，造成资源的浪费、档案管理成本的增加。

（四）未能实现档案集中统一管理，还存在自行管理现象

由于人力资源和社会保障部门比较繁多，各部门之间业务不同，每个档案管理室的管理机制存在差异，所以档案统一管理基本上很难实现，针对这种情况就仍然实行对口业务单位自行管理本单位档案的情况。实行自主管理档案的单位主要包括医疗保险档案室、就业管理档案室、农民养老保险档案室、劳动检查档案室等，尤其是就业管理档案室管理档案数量庞大。

二、加强档案管理工作的有效措施

（一）必须引起有关领导的高度重视

有关领导的充分重视，是档案管理工作能够顺利开展的前提和必备条件，档案管理工作取得的每一项成绩都离不开领导的重视。人力资源和社会保障部门档案管理工作要取得领导的高度重视和支持，加大对档案管理的宣传力度，争取让全社会都认识到档案管理工作的重要性和意义，在此基础上争取更多的财政支持，解决资金短缺和库房设备紧张的窘迫局面，加快综合档案室的建设进程。

（二）加强培训，提高档案管理人员的专业素质

要想解决档案管理工作人员素质低下的问题，就需要从源头抓起，经过严格考核聘用专业的档案管理人员，打破档案管理兼职的局面。在档案管理工作的过程中，有关单位还要根据工作需要，对工作人员进行一定的技能培训，让他们掌握丰富的档案管理专业知识，能够从用应对工作中可能出现的难题，提高档案管理工作的正确性和工作效率。

（三）加强数字化建设，实现档案管理资源共享

传统的档案管理工作，单纯的依靠人工来完成，工作效率比较低下，工作中出现的疏忽和失误也比较多，电子计算机技术在档案管理中的使用，有利于实现档案管理的数字化建设，可以促进管理工作走向一个新台阶。档案管理工作单位较多，每一个档案室都需要一定的基础设施，资源需求量很大，实现资源共享能够提高档案用具的使用效率，避免资源浪费现象的出现。

（四）建立完整的档案管理运行机制

人力资源和社会保障部门的档案管理迫切需要建立完整的运行机制，让企业职工的个人档案和与之有关的医疗保险、失业保险、再就业保险、养老保险等形成一个完整的系统，建立与档案管理配套的教育机制、激励机制、约束机制，通过档案管理运行机制的不断完善，加快档案管理的规范化、科学化进程，更好的为个人和社会发展提供保障。