试析如何对学校电子档案实施高效管理和利用

2014-12-04广东省工业高级技工学校李锦霞

办公室业务 2014年23期

文/广东省工业高级技工学校李锦霞

学校的电子档案是近些年才被引进的新兴的东西，它是采用电子计算机实现对档案的管理，在一定程度上实现了关管理的便捷性，而且电子档案所占的空间较纸质档案更小一些，而且目前国家在此方面的规章制度还不够完善，所以在实现对其的高效管理与利用还存在着许多的问题。

一、学校电子档案管理中存在的问题

（一）相关制度的缺乏

虽然目前在学校的档案管理工作中引进了电子档案，但是学校还未就此方面做出一个完善的可行的管理制度。在许多学校，有很多的有价值的重要电子资料被分散在学校的各个部门，没有对其进行及时的归档，比如学科研究档案等资料。这些资料长期不归档，可能会导致归档不准确、丢失等后果的发生。另外一些电子档案的归档还存在着随意归档的现象，格式方面的统一程度并不高，都是不同学校依据自己的特点采用的是拷贝存档的形式。

（二）原始性难以辨别

在传统的纸质档案中，其最明显的特点就是实体性以及单一性，可以很直观的看出来档案的真实性以及原始性。但是电子档案就有所不同，由于其在传输、修改以及转存的时候并不会留下痕迹，所以在管理师就很难准确分别且真实性，这一特性使其的可靠性以及原始性难以保证。

（三）管理人员的素质不够

在实际的学校电子档案管理工作中，许多管理人员并不具有专业的计算机方面的知识。在实行电子学校电子档案管理之后，不仅仅需要管理人员在档案管理方面的只是具备完整，而且还要在计算机方面的知识也有所要求。但是现阶段的事实是许多学校的档案管理人员多为行政人员兼职，其在计算机方面的知识还是比较缺乏，所以就导致了学校的电子档案管理工作存在之后以及混乱的现象。

（四）电子档案的安全性以及保密性的问题

电子档案有其特点：存放位置不固定、载体可以转换、信息较为开放。这些特点使得档案在管理和保存以及转存的过程中可能出现被修改、替换甚至删除的可能，这对本该保密的档案的安全性造成了一定程度的威胁。另外，现今的网络安全问题严重，到学校的电子档案容易受到外部的病毒的损坏，甚至可能被某些有不良意图的“黑客”攻击，造成损坏电子档案的情况，严重者会使这个档案管理系统崩溃。

二、学校电子档案管理的对策

（一）完善管理制度

针对学校电子档案管理中制度不完善的问题，可将相关的管理制度进行完善，不能在制度上留下导致管理不善的漏洞与隐患。在进行学校电子档案的管理时，一定要对所有的文件进行电子归档，并且在文件的整理归档、鉴定保存的过程中要规范。在技术方面，在保存格式、所用的软件方面，应统一规范，在对档案归档时，不能出现遗漏缺失的情况，而且分类要明确，最终形成固定规范的管理模式。

（二）加强电子档案的鉴定力度

由于电子档案在使用和传输的过程中容易出现被修改删除的情况，所以一定要加强对学校电子档案的鉴定力度，以防上述情况的发生。学校的档案部门在收到电子档案时，第一步就是要对电子档案的原始性以及真实性进行确认。在日常的管理中，要最好保留文件的重要修改的步骤过程，这就要求工作人员做好原稿的收集以及积累的工作。

（三）提升工作人员的素质

对现有工作人员进行计算机知识的培训，或者新招一些具有电子档案管理知识的人员工作时解决这一问题的举措之一。定期的对管理人员进行相关的知识培训，使其对电子档案管理的新知识有所了解，在其工作中也要不断地思考，不断地加强自身的专业知识，并在掌握一定专业知识的时候对工作中出现的问题有创新性的思考，在工作中发现问题并解决问题。

（四）对学校电子档案进行保密性管理

针对此方面的具体问题，要实行对学校电子档案的保密性管理。再设计机密性的文件时，一定要分好密级，对于没有相关权限的人员，坚决不允许其查阅。另在管理中，可将文件设置为只读，这要就减少了被修改删除的可能，保密性文件要实施脱网管理，以防泄密。另外，在对档案进行转移时，一定要全程监督，做好密钥管理，定期更换密钥以提高电子档案的安全性。