企业档案开发利用的问题及对策研究

2014-12-04湖南省湘潭大学公共管理学院祝晓琴

办公室业务 2014年23期

关键词：档案室档案管理利用

文/湖南省湘潭大学公共管理学院祝晓琴

企业档案是企业在生产经营活动中形成的有价值的历史记录，在维护企业企业经济利益、合法权益和历史面貌中有重要的意义。随着信息社会的不断发展，企业档案的重要逐步体现出来，企业开始认识到企业档案开发利用的重要性。

一、企业档案开发利用中存在的问题

随着经济的发展和领导的逐步重视，企业档案的开发利用工作取得了一定的成绩，但是在开发利用的过程中仍存在很多问题。

（一）档案馆藏资源良莠不齐，档案鉴定工作不到位

档案是有价值的文件材料，因此不是所有在工作过程中形成的文件都要移交档案室进行保管。但是，由于企业工作人员对于档案的认识不够，很多没有价值的文件材料也被移送到档案室，这不仅浪费的档案室的存储空间，更重要的是使档案库房的档案质量下降，浪费档案利用者查找和阅览的时间。另外，对于不是永久保管的档案，档案工作者应该及时对保管期限已到的档案进行销毁，以减少不必要的浪费。在我国，由于思想的保守或者是其他原因，档案进入库房后销毁的数量不极少，这造成了档案库房的爆满，为防止这些现象的继续出现，应该制定具体的销毁制度，组建专业的档案价值鉴定小组对档案价值进行鉴定，坚决销毁已失去利用价值的档案。

（二）企业档案室设备落后，不能满足新时代信息资源共享的要求

信息社会的发展，计算机在各企业已经得到普遍利用，可以说，企业工作的开展已经离不开计算机，因此企业档案的管理与开发利用离不开计算机、扫描仪等现代化办公设备。在现在的大型企业中，档案都要求数字化，便于档案利用这在公司内网中查找自己所需要的档案信息资源。但是，现实的企业管理过程中，由于领导不够重视、缺少相关人才等各方面原因，档案室的设备仍然相当落后，只有几台计算机，这远远不能满足现代企业发展的需要。另外，档案管理过程中需要的仪器设备，如去湿机、消毒柜等在现在的企业档案室中都很少见到，这不利于档案室档案的长久保存，影响档案的质量，不要利于档案的开发利用。

（三）档案室工作人的综合素质不高，不能有效地对档案进行开发

企业档案室一般隶属于办公室，档案一般由秘书等工作人员管理，而这些工作缺乏专业的档案管理与档案利用的知识。这些档案管理人员不能区分档案的价值的大小，也不知道怎么使档案得到充分的利用，使档案所蕴藏的价值的不到开发。除此之外，档案信息数字化所需要的计算机人才也相当缺乏，不能根据公司本身的情况开发档案管理软件。

（四）企业档案监督工作不到位，档案管理不规范

虽然国家制定了相对应的企业档案管理的条例、规范，但是这些条例制定后在企业的实施情况并没有多少人关注，也就是说没有相应的部门来监督档案管理条例的实施情况，使很多企业档案的管理不受制约，都是依据以前的经验来管理的，使企业档案管理不规范，这也不利于后续档案工作人员的开展档案工作。

二、加强企业档案信息开发利用的对策

（一）提高对企业档案工作的认识

凡是有机构、有组织的，其活动必然产生文件记录，凡是想长久发展的企业都要有档案和档案工作。企业要实现自己的战略远景，就必须在思想上形成“大档案”的概念，应当建立档案及档案工作的意识，企业档案室是企业重要的资源，它完整、真实、全面地记载着企业在建设、生产经营和管理活动中形成的各种图表、凭证、报表等原始数据，职工用工记录、健康及安全记录，以及材料供贷商的相关记录等。

（二）重视企业档案的鉴定工作

企业档案的鉴定是档案管理工作的重要组成部分。档案鉴定工作即在档案收集以后对档案进行去粗取精、去伪存真，判断档案是否具有保存价值以及其保管期限。首先，企业要根据企业的特点，制定符合企业实际情况的鉴定制度；其次，企业要组织由不同部门工作人员的档案鉴定小组，依据他们的专业知识来判断档案的价值；最后，企业要加强对各部门工作人员的档案意识教育，减少档案鉴定人员的工作强度。

（三）利用现代化技术开发利用档案

电子计算机的普及使人们开始习惯于通过网络来查找自己所需要的信息。为适应人们信息获取的方式，企业档案室要对档案实行数字化扫描，使企业内部的工作人员可以通过公司内网查找自己所需要的档案信息资源。利用现代化技术管理档案还有两个优点：一方面，利用现代技术建立信息检索系统，方便公司职员的对档案信息的查找；另一反面，利用网络平台公布的信息资源可以多用户同时使用，解决多用户同时使用文件，而文件只有一份的局面，可以加强职员的工作效率。利用现代化技术开发利用档案有利于提高档案的利用率，提高企业工作人员的工作效率，促进企业的发展。

（四）加强档案室工作人员的稳定

档案工作是一份持久性和连续性强的工作，要求档案室工作人员的稳定。目前，我国企业档案的档案工作人员都是以档案室为基点工作，并不会长久在档案室开展档案工作，因此档案室人员的调动很频繁。由于我国企业档案的管理还没有在全国范围内形成统一规范，因此，这会导致档案工作脱节。在企业招聘档案工作人员时，应该注意这一问题。同时，要提高对档案工作者的待遇，使档案人员愿意长久地开展档案工作。