事业单位人事档案管理面临机遇与挑战

文/中共抚松县委干部档案馆 陈奎武

目前我国事业单位人事档案管理基本处于传统的管理模式，人事档案的利用率过低，应用面狭窄。事业单位运用逐渐成熟的计算机技术，逐步建立起事业单位人事档案的信息化管理平台，使人事档案成为可以利用的社会资源。

一、事业单位人事档案管理现状

（一）事业单位人事档案的管理方式

现阶段，我国的事业单位档案管理实行了信息化管理，每个部门都配备了计算机设备，这为事业单位人事档案的管理提供了硬件设施。但经过调查，我国事业单位人事档案的管理还存在一些问题。很多单位依旧以人工管理为主，而纯粹使用计算机管理的单位几乎没有，有些单位对计算机的配备只是为了应付上级检查做做样子，在日常的管理中并没有真正应用，另外，一些单位的档案管理软件还不够完善，使得档案信息不够完整。

（二）档案被利用情况

事业单位人事档案的管理应该是面向服务的，很多单位只是单一地管理，使得档案的主体地位受到影响。经过调查发现，大部分人查阅档案都是在工资、职称等方面，还有干部任免时需要的材料。在查阅档案时，都是档案管理人员帮助查阅原始资料，所以，事业单位的人事档案利用率还是比较有局限性的。

二、事业单位人事档案管理面临机遇

（一）事业单位档案管理工作效率提高

如果事业单位实行信息化人事档案管理模式，那么相比于传统模式来说，实现了档案的自动化、实时化和网络化，只需要一次录入就可以永久保存，设置信息数据共享平台，使查阅者可以自行快捷高效地查阅相关资料，提高了档案信息管理人员的工作效率，也使档案信息的利用率有了很大提高。

（二）档案管理人员业务水平提高

网络的应用，对档案管理者的计算机水平提出了更高的要求，档案管理人员要有相应的管理知识，可以利用信息化管理中节省下来的时间参加相关的业务培训，对自己的计算机水平和管理经验进行完善和创新，从而提高业务水平。

（三）事业单位人事制度改革不断深入

近年来，事业单位的用人制度从终身制逐步转变为合同制，这种制度的实行导致人才流动频繁，档随人走。实行信息化之后，工作人员在人事上的调动就不会影响到档案的管理。在招聘人才时，可以直接从网络上下载所需要的相关人员档案，这样不仅健全了聘用人员的人事信息，也可以对聘用人员进行监督。

（四）人事档案的纸质载体得到保护

传统的人事档案管理人员在查阅档案时，都要到档案室翻阅档案，并将其复印或摘抄，长此以往，不仅浪费了人力物力，也对纸张有了一定的损坏。人事档案的纸质载体是最原始的材料，是非常重要的资料，所以人事档案的纸质载体应该得到保护。实行了人事档案管理信息化，那么就可以从数据库中获得资料，避免了工作人员与原始的纸质材料直接接触，大大降低了原始档案的损坏程度，有效地保护了人事档案的纸质载体。

三、事业单位人事档案管理面临的挑战

（一）对管理观念和管理制度的挑战

人事档案中包含着很多不宜公开的个人信息，提高人事信息利用效率的关键是人事信息的公开程度和内容，在现在这个信息化时代，应解放思想，实事求是，在日常的档案管理工作中遵守人事档案的保密性，建立科学的管理模式和完善的工作流程，树立现代化的信息管理理念，提高人事档案的服务质量和利用效率。

（二）对管理技术的挑战

人事档案管理工作具有保密性，这个特点说明了这是一个政治性较强的工作，要保证资料的完好，还要确保档案的保密性，在这个信息化的时代对档案管理工作提出了一定的挑战，事业单位要增强计算机软件的开发和安全技术的保障，跟上时代的发展，制定和完善各项法律法规和管理制度，以保障档案信息不被破坏和盗窃。

（三）对管理人员业务素质和技能的挑战

科学技术的发展促进了各个学科之间的融合，很多新技术也逐渐被应用到了档案管理工作中，以往的技术手段已经不能满足现代化的信息管理工作，这就要求员工不断地提高自己的业务素质和操作能力，以迎合现代化的信息管理工作，使事业单位人事档案管理更加具有生机和活力。

四、结语

在新的形势下，事业单位人事档案的管理工作既有机遇，又面临挑战，面对机遇和挑战，事业单位要敢于更新观念、抓住机遇，使人才信息资源发挥其最大的价值，为事业单位的发展、人才的发展、社会的发展提供更好的服务。

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