事业单位电子档案管理分析

文/浙江省东阳市工艺精品馆 郭贤彬

随着科技的发展，电子档案在生活中应用越来越广泛，为群众的生活提供了诸多便利，但是也存在一些不足，为了对电子档案的管理进行有效改善，使其更好地为群众的生活服务，本文对电子档案管理中出现的问题进行了详细的分析并提出了相应的解决措施。

一、电子档案管理给生活所带来的便利

（一）电子档案管理减轻了电子档案工作人员的工作量，提高了工作效率

随着科技的不断发展，网络技术不断被人们广泛应用。而档案工作人员对电子档案的充分运用，不仅改变了自身对文字信息的管理与记录，还大大减少了工作时间，提高了工作效率，减轻了工作人员枯燥乏味的工作量。同时也方便了大众对信息的搜索。

（二）电子档案管理，有利于对文件的修改

在记录某些重要信息内容时，难免出现错误，或随着时间的推移，某些重要文献需要更新，对档案进行修改是在所难免的。所以，如要其进行修改，电子档案对于传统的文字档案而言，是极其方便的，只需利用键盘对文献进行调整并进行保存，就可以了。

（三）电子档案管理有利于文档的保密

在传统的书面档案中，档案者的信息是在一起的，如果需要对其中某一信息进行查找，其他信息便也会一览无遗。而在电子档案中，这些信息是分开的，为单份文件提供利用。只需对需要了解的问题进行搜索便可得到相应数据，而其他内容是无法被获得的。

二、电子档案管理中存在的问题

任何事物都具有双面性，在科技飞速发展的今天，电子档案的管理工作存在问题也是在所难免的，但是必须对这些问题进行认真分析，然后加以改进。

（一）电子档案安全问题

电子档案是以计算机技术为基础的，通过计算机等机器设备来完成对档案信息的收集、输入、总结、归纳等过程，虽然电子档案比纸质档案易于保存，使用方便，但是电子档案存在一些安全性问题，电子档案在运行过程中，很有可能受到病毒的入侵，使其内部信息被迫修改、损毁，甚至导致信息被泄露，给事业单位的人员隐私造成威胁。

（二）档案管理人员缺乏良好的素质

电子档案所记录的内容是相对隐秘重要的，所以，对于档案管理的工作人员而言，他们不仅仅需要具备较高的思想道德素养，还需要具备超强的自我约束能力，可以熟练地对计算机进行操纵。而在现实生活中，电子档案管理的工作人员由于长期处于大量的工作当中，充满枯燥，因此，他们并不能对电子档案进行长期的稳定管理工作。

（三）电子档案管理不规范

电子档案的管理人员在对档案进行编辑记录时，由于粗心或是读写技术不稳定等原因，很容易造成文档内容的丢失或变异，使其与原始文件内容出现分歧，以至于导致电子档案缺乏原始性和真实性。

三、事业单位档案管理中电子档案管理问题解决方案

（一）保证电子档案在利用中的安全

首先，需们要对电子档案管理人员进行严格的保密工作培训，使他们具备良好的职业素养，防止信息的外流。其次，要对保存档案的计算机进行定期杀毒，设置访问权限，并开启系统监控功能。

（二）培养专业的档案管理人员

电子档案管理工作是一项要求十分严格的工作，所以需要专业的人员来进行操作。电子档案管理，工作量大，内容繁琐，需要实践经验较强的工作人员，所以事业单位必须控制好人员的流动，以保持电子档案的稳定性、长期性。其次，管理人员要加强学习，不断学习新的电子技术，并能够将其用之于实践当中。

（三）强化计算机软、硬件设施管理

在计算机的软件管理上，要积极寻找电子档案存储的新途径，并配备相应的计算机刻录设备，而档案管理人员就需要对电子文件或文件数据进行录入储存。在硬件管理上，管理人员要不断改善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，加大杀毒频率，并注重防磁设施的完善和维护，以确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定性。

四、结论

电子档案具备高效、快捷、节约资源等优势，它是社会发展的必要产物，为事业单位提供了方便安全的存储空间，但是由于事业单位的电子档案管理缺乏完善，电子档案管理的工作，也存在一些问题。所以，事业人员应当不断学习新技术以提升专业水平，更好地对电子档案进行操作；创建一个安全的网络环境，加强软硬件设备的管理，使电子档案更好地为大众的工作生活服务。

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