基于信息化条件下的科技档案管理工作探究

文/徐州市食品药品检验所 吴韫

一、引言

近年来，随着科技的不断进步和信息化技术的飞速发展，科技档案的管理已经从仅保留原有资料发展成为基于信息化条件下的科技档案管理。这种科技档案信息化管理方案，主要凭借现代信息和网络技术等高新技术或手段，不断推动科技档案管理工作的进行，一方面实现了科技档案的数字化和资源共享，另一方面也提高了档案事业单位的综合运作能力，增强了其核心竞争力。因此，基于信息化条件下的科技档案管理工作已成为大势所趋。作为一名科技档案的管理人员，有责任和义务及时改进科技档案管理的技术，以充分满足社会和事业单位发展引起的科技档案管理需求的变化。所以，科技档案的管理人员首先应该具备良好的创新思想，通过加快信息化建设的步伐，采取切实可行的措施，促使科技档案管理工作的进一步发展和进步，最终达到构建档案管理信息化网络平台的目的，推进档案事业单位的科技档案管理工作，促进科技数据、信息资料的规范有序，有利于日常管理与检索，乃至未来进一步的应用。

二、基于信息化条件下的科技档案管理工作的意义

（一）科技档案信息化管理可促进事业单位的建设与发展，提升档案利用的效率与效果

科技档案的管理不仅是档案管理的重要组成部分，还是事业单位中的一项重要技术基础工作。特别是对于食品药品检验单位来讲，科技档案主要是针对在食品药品检验中的检验数据、科研、培训和管理活动中直接形成的资料，一方面是记录了药品检验的结果，对人民生命安全负责的历史数据，另一方面也反映了药检机构的检验实力和检验水平。从这个角度上讲，事业单位的科技档案对于指导地方专业类管理工作，促进相关专业发展，保障和服务民生的重要技术性资料。因此，科技档案的管理工作在事业单位的建设与发展中具有不可替代的地位。而科技档案的信息化管理，就是指以事业单位的实际情况为基础，充分利用计算机技术、通信技术等高新技术，对科技档案进行全面的信息化管理和网络平台建设。科技档案的信息化管理，不仅可以实现科技档案的数字化和网络化；还可以将信息资源的接受、传递和利用等进行全面的统一化管理，达到资源共享的目的。

（二）科技档案管理是事业单位信息化建设和发展的关键步骤

事业单位的科技档案信息化管理，主要依靠现代化的信息处理和网络等高新技术。所以，只有通过及时、有效和全面地进行科技档案的信息化改造，才能充分简化信息资源的开发和利用过程，才能不断提升事业单位的生产管理能力和核心竞争力。而在实际的改革过程中，事业单位自身应该及时地把握机遇，快速、高效地进行科技档案的信息化建设和管理，才能紧跟时代步伐，为事业单位的管理、研发提供助力。以食品药品检验所的科技档案信息化管理为例，只有在最短的时间内尽快地保管药品检验的检验数据和结果，才能有效地使食品药品检验对社会提供更为周到的服务，才能全面实现科技档案的电子化和网络化。因而，为了加强药品科技档案信息的建设，必须运用当前的科技信息化建设手段，进行全面科学的建设。

（三）科技档案信息化管理是一项系统工程

虽然事业单位一般都会设置专门的科技信息管理部门，但科技信息的管理不仅仅是档案管理部门内部的事情，它对各部门的工作都会涉及到，是事业单位科技档案管理的重要环节和关键组成部门，是一项长期、全面、具体且系统的工程。而且科技档案的信息化管理也离不开科技人才对它的推动作用。因为科技档案管理的信息化，不仅涉及到对信息内容的数字化和文档处理的一体化，还涉及对电子文档保存的技术化和开发利用的多样化等多个方面。同时，信息化条件使得科技档案的检索、比对、授权使用创造了条件。譬如，对于市食品药品监督管理局和本系统的相关单位可以将我单位所有的药检档案进行调阅，形成趋势分析或统计结论，用以指导本区域的药品食品发展管理。综上所述，科技档案信息化的建立和改造，需要在行业主管部门、科技信息管理部门发挥主导作用的前提下，对整个事业单位进行全面的统筹兼顾，才能完成。

三、科技档案信息化管理的具体措施

（一）树立科技档案信息化管理的创新意识

首先，应该树立科技档案管理的系统意识。随着现代化办公技术的逐渐发展，电子形式的文件和科技档案也成为一种理所当然的发展趋势。与传统的档案管理模式相比，建立统一的科技档案管理模式，不仅可以快速、高效地完成归档工作，还可以使科技档案的保存和管理更具有安全性。除此之外，统一的科技档案管理模式还能够大大解决档案整理方面的人力和物力的投入，将分类、立卷等实体工作全部通过电子检索系统完成。其次，应该树立科技档案管理的信息意识。科技档案管理人员，应该充分了解和掌握当代的信息技术，紧跟时代步伐，为科技档案的管理工作提供质量优良的信息化管理服务。然后，应该树立科技档案管理的法律意识。由于我国的科技档案管理人员的法律意识普遍不高，导致目前的科技档案信息化管理工作中存在着许多的违法现象。所以要想改变现状，就必须要加强法制培训和教育，使管理人员树立正确的法律意识和法制观念，才能使科技档案的信息化管理工作有序、健康地进行。

（二）加强科技档案信息化管理的基础建设

加强科技档案信息化管理的基础建设，首先要重视标准化。科技档案的标准化主要涉及文件形成的科学判断依据和标准化的管理工作两方面内容。具体的内容则主要包括科技档案的录入、数据的备份和资源的提供及利用等。同样以食品药品检验机构为例，就需要对业务进行梳理，对送样和抽样的检测进行分类，并规定数据档案的格式、录入的及时性等。只有科技档案管理的实现了标准化，才能充分确保信息资源传输、共享和开发等过程的有效实现。此外，要高度重视档案信息化条件下的数据安全工作。对于开源式的数据档案，要注意通过防火墙、物理隔离等方式防止数据丢失或泄密。对于一定密级的技术档案，需要具有授权人员方能接触或查阅。在技术上，可以通过授权密钥、查询口令等方式验证。除此之外，还应该充分树立科技档案管理的开放、改革、科技和竞争等一系列意识观念，真正全面创新科技档案的信息化管理观念。其次要重视数字化。科技档案管理的数字化也包括两方面内容，一是档案内容的数字化，二是管理工作的数字化。前者主要指通过数字代码序列，将科技档案的具体内容进行数字化。后者则主要指通过对信息技术的利用，实现科技档案的类型、格式和发布等一系列归档管理工作的数字化。最后要重视系统化。科技档案管理的系统化，主要由科技档案的系统分类和系统著录构成。系统性是科技档案区别于文书档案的最大特点。它的信息著录就是指建立档案的信息化网络平台。具体内容主要包括题名、类型、密级和版本、状态等多方面内容。虽然信息著录囊括的内容非常多，但是仍然应该确保所著录内容的准确性和系统全面性。

四、结论

科技档案管理是档案管理的一个重要环节。随着科学技术的日新月异，科技档案的信息化管理也不断得到完善。科技档案的信息化管理，一方面实现了档案管理的信息化和网络化，另一方面又为事业单位的建设和发展提供了坚实的信息资源基础和高效的科技档案利用渠道。具体的实现措施：首先，应该树立科技档案管理的系统意识、信息意识和法律意识；其次，则应该加强科技档案信息化管理的基础建设。这样不仅可以提高事业单位的经济效益，还能提高事业单位的核心竞争力。

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