高职院校档案数字化建设研究

2014-12-04内蒙古建筑职业技术学院党政办公室李超

办公室业务 2014年23期

文/内蒙古建筑职业技术学院党政办公室李超

近年来，由于国家和全社会对发展职业教育的重视，特别是国务院《关于大力发展职业教育的决定》实施以来，各类高等职业院校蓬勃发展。而在高职院校中，档案工作不仅是学校工作的重要组成部分，也是衡量高职院校教育质量和管理水平的一个重要标志。因而，如何改变当前高职院校相对滞后的档案管理工作，建立高效的电子化档案就显得刻不容缓。

一、高职院校档案工作的重要作用

古人云：“以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失。”由此可见历史对一个社会乃至国家的重要意义，而档案是历史的“缩影”，二者之间具有天然的对应关系。人类保留了档案，一定程度上也就再现了历史。档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用。同时，档案作为一种历史记录，还具有广泛的参考作用，它不仅真实地记录和反映了人类社会实践活动深度，而且也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。

二、高职院校档案工作的现状

在当今高速发展的社会中，人们已经改变传统查找资料的方式，通过网络就可以随时随地查找任何自己需要的信息。而当前，大部分高职院校仍然沿用旧有地档案手工、分散管理的方法，随着网络化、数字化、电子化的来临，该现状已经远远无法满足时代的要求。

（一）高职院校档案的基本分类

当前，高职院校保存的档案大致可以分为五大类：即文书档案、人事档案、教学科研档案、财会档案和基建档案。

（二）高职院校档案管理工作现状

1.档案管理设施落后。当前，各高职院校为满足自身办学需要，不断加大对教学楼、图书馆等基础设施的投入，而档案馆、档案室则往往投入不足，硬件设施的配备相对薄弱，导致目前各高职院校中普遍存在学校发展与内部档案管理不平衡的状况。

2.缺乏有效管理。由于目前高职院校中普遍存在对档案重要性认识不足的情况，直接导致其档案工作制度不完善，管理不健全，材料保存不完整且没有有效的形成档案材料的整合管理及信息共享。

3.人员整体素质较低。在档案管理电子化建设中，人是最关键的因素，各种管理方法和技术都必须通过档案人员才能发挥作用。同时，档案电子化建设要求工作人员不仅要精通传统的档案业务，而且必须熟练掌握计算机。而目前，高校档案队伍整体素质仍普遍较低，管理内部严重缺乏既懂计算机技术又精通档案管理的复合型人才，不适应高职院校档案事业发展的需要。

三、档案数字化

所谓档案数字化，就是将档案馆纸质或机读形式为主要对象的材料，用电脑对其进行收集筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息供人们利用的过程。优势主要是：首先，可以充分利用和发挥现有电脑的潜能，提高利用率；其次，可使信息成果多份拷贝，拓宽了服务范围；最后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

四、如何建设高职院校电子化档案

（一）建立电子档案管理制度

切实可行地建立起一套电子档案管理制度，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、妥善保管、专人负责，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗失，确保档案资料的完整性。