党校档案管理系统信息化的建设

2014-12-04中共通化市委党校孙策

办公室业务 2014年23期

文/中共通化市委党校孙策

党校档案管理是党校日常管理工作的重要组成部分，是提高党校工作效率和进行教育教学改革的重要基础和必要条件，也是衡量党校管理工作和教育教学工作水平的标尺之一。党校档案为教学研究和教学管理提供了重要的查考和凭证作用，为党校日常工作中的各项工作提供了可靠的重要依据。

一、党校档案管理信息化的重要性及现实意义

（一）档案信息化建设的重要性

1.提升档案管理工作质量。实现党校档案管理的信息化，让党校的档案能够真正的在党校的日常工作中起到作用，打破传统的档案管理模式的各种局限，扩大档案管理工作的服务范围，对党校档案信息进行更加科学合理的管理，为党校工作提供更加完善的服务。

2.为党校的管理和运行提供可靠信息。完整准确的档案信息能够为党校在运行过程中做出的各种决策行为提供更加可靠的事实依据，确保决策的正确性和管理工作的完善性。

3.促进党校各项工作的工作效率。党校档案管理信息化的实现能够实现各种信息资源的共享和远程服务，让使用者能够随时随地进行资料的查阅，节省了大量的时间，同时也提高了档案资料的利用率。

（二）档案信息化建设的现实意义

1.档案管理工作更加简便快捷。传统的档案管理模式中，档案的搜集、整理和后续的编排、服务工作都是由工作人员手工进行的，工作繁多且琐碎，需要耗费大量的时间和精力，并且很容易出现差错。而档案管理的信息化，能够将上述的工作内容通过现代化的方式准确快速的完成，只需在开始时将信息输入到计算机内就可以多次使用，还可以对信息进行高效的分类整理，实现信息的共享，减少档案管理工作中对人力的耗费。

2.提供更加方便快捷查阅服务。在信息化的档案管理工作中，对档案使用者的服务得到了极大地提升，读者在对档案进行查阅时，不用再受到传统方式的制约而消耗时间和精力，可以直接通过模糊查询或者精确查询等其他方式对需要的资料进行定位，系统会根据使用者的需求从资料库中选出符合其查询要求的档案资料，实现信息的快速查询。

二、党校档案管理信息化建设的

（一）加强管理人才队伍建设

党校档案管理系统信息化的建设最关键也是最根本的就是人才。因此党校档案信息化管理就必须加强对管理人员思想、技能以及知识等方面的培训力度，从而使他们的综合素质不断得到提高。主要从以下两个方面来加强档案管理人员的培训：一是施行竞争上岗制度。党校档案管理人员要选拔政治素质过高、管理能力过强的优秀档案管理人员，在内部实行竞争上岗制度，可以在最大程度上激发员工们工作的积极性和创造性，从而营造一个积极向上的氛围；二是加强对档案管理人员专业知识、技能的培训。多组织档案管理人员进行经验交流会、洽谈会，以及加强他们专业知识的培训，使他们具有一定的知识结构和经验，同时还要加强对他们计算机应用知识培训的力度，从而为党校档案管理信息化建设奠定良好的基础。

（二）档案管理设备现代化

党校档案管理实现信息化的目的，就是要充分利用计算机技术对档案资源进行有效的管理，从而能够使党校档案信息更加详细、准确的为人民服务。所以党校档案管理信息化的建设离不开计算机、扫描仪等先进设备。而且先进的计算机网络信息化是实现档案信息化管理的重要前提，因此，党校要加大对信息化管理资金的投入，为信息化建设提供重要的资金支持。网络信息传递、共享技术平台以及党校档案管理软件的建设，在最大程度上确保了党校档案信息既能实现高度共享，又能安全可靠；档案硬件配备必须符合国家有关标准，从而确保党校档案库房的温度、湿度以及消防等系统都能达到相应的安全标准。

（三）加强档案的规范化管理

党校档案管理实现现代化信息管理技术，就必须充分利用计算机技术和各种档案管理软件，而且档案管理系统信息化还能在最大程度上使党校档案逐步走向科学化、制度化和数字化。因此，可以从以下两个方面加强党校档案信息化管理的规范化：一是党校档案室要建立完善的管理制度，使用新标准、新制度；二是文书、档案和信息化管理这三个部门之间建立紧密的合作关系，从而是在最大程度上使党校档案管理的科学性和有效性得到提高。