医院档案管理信息化探讨

2014-12-04内蒙古医科大学附属医院李亚娜

办公室业务 2014年23期

关键词：计算机档案管理信息化

文/内蒙古医科大学附属医院李亚娜

医院档案包括各种录音、文件、录像、图表、簿册等档案，是医院开展教育宣传的主要资料。档案管理信息化是指以管理软件、计算机为主，通过扫描仪、计算机、互联网等进行档案管理，包括档案检索、管理及存储等。管理信息化的必要性及对策是以下研究的重点。

一、管理信息化的必要性

（一）保护档案元件

管理信息化对档案原件起到保护作用，借助计算机对档案原件进行扫描，以电子形式存储，便于人员使用及快速浏览，避免因使用或借阅过多造成损坏及丢失。

（二）节约劳动力

文件归档的传统方式为手工劳动，工作较繁琐，浪费大量人力及时间，工作效率较为低下。管理信息化能在根本上解放人力，档案著录都由计算机软件处理，实现系统调整及分类整理，改善归档方式，便于有效监督、及时查阅及整改，提高工作效率。

（三）提高档案利用率

在管理信息化下，档案信息都由软件以统一格式进行录入、整合、转换、提取，扩大适用范围，提高应用程度，增强搜索导航，各个部门按照各自需求进行浏览，极大的提高了档案利用率，实现管理工作的有效性、系统性、共享性。

（四）改善管理模式

档案管理传统模式以纸质为主，纸张特性对管理造成较大限制，不仅需要适时调整湿度及温度，还要加强防虫，避免档案损坏及侵蚀。档案越多，纸质资料越多，占用空间越大，在一定程度上加大维护费用及管理难度，为医院可持续、健康发展造成较大影响。管理信息化存储档案资料时以电子文件为主，从根本上克服传统模式弊端，存储空间较小，档案元件安全性得以保证。

（五）检索更快捷

管理信息化通过智能检索，以电子文件及目录向人员提供较便利、快捷的查询系统，具有速度快、范围广、效率高等优点。

二、加强管理信息化的对策

（一）增强信息化意识

院领导及部门负责人的高度重视及积极参与，是决定信息化管理水平提高与否的关键，是影响管理信息化顺利开展的基础。因此，作为院领导及各个部门负责人，必须对管理信息化形成正确认识，意识到管理信息化对医院整体发展起到的积极意义，增强信息化意识，实现管理信息化。由专门人员负责档案管理，并定期在医院内部组织各项活动，适应管理信息化需要，包括有关管理知识及档案管理业务的讲座、专题培训等。将管理信息化列入医院现代化建设及发展的主要内容，并构建工作平台，全面提升管理水平及效率。

（二）引进信息化设备

基础硬件设施是实现管理信息化的有力支撑，必须加大对档案管理的资金投入，建立内部局域网，积极引进先进的设备，如：服务器、专用计算机、移动存储器、扫描仪、UPS电源等，保证档案资料安全。管理信息化应与医院整体网络建设共同进行，将档案室作为网络中心，对医院各个部门的计算机进行联网，在统一平台上实现信息共享，便于人员可以在任意计算机中查看信息。在资源共享基础上增强档案管理的数字化，提高时效性，完善网络系统，从而促进办公一体化。

（三）培养信息化人才

档案室工作人员只有不断学习和实践，才能提高自身管理水平及管理能力，才能积极应对工作中出现的各种问题，从而提升档案管理水平。医院应定期组织人员培训，重点开展技术性学习，促使全部工作人员掌握信息化管理知识及技能，熟练运用各种工具。定期开展临床调研活动，组织档案室工作人员深入临床，调研临床教学、医疗、科研等对档案信息的不同需求，加强分析研究及信息反馈，不断提高档案信息利用率。

（四）建立健全制度

档案管理的制度化、规范化、标准化是现代化医院发展的主要内容，因此，医院必须严格按照国家相关规范及标准，结合相关行业的工作经验，参考有关医院的管理标准，依据我院实际工作情况及发展情况，建立健全管理制度，并保证制度的标准化及规范化。管理制度应包括归档、保密、收集、销毁、鉴定、利用等方面，提高制度的可执行性，要求各项工作都应按照相关制度严格进行。