关于中学档案信息化服务创新分析

2014-12-04吉林省延边朝鲜族自治州延吉市第十中学金华

办公室业务 2014年23期

关键词：中学档案管理信息化

文/吉林省延边朝鲜族自治州延吉市第十中学金华

一直以来，学校都十分重视对档案工作的管理。随着科技的发展和社会的进步，档案工作也迈入了新的发展方向。档案的信息化管理无疑就是这一新方向，旨在于建立数字化档案馆，实现信息资源共享，同时确保档案信息的准确性，便于使用和保存。

一、中学档案信息化建设时存在的问题

1.档案管理人员的素质修养较低。一方面，档案管理专职人员的学历偏低，年龄偏大，知识和职称等方面都存在不合理性，致使整个队伍良莠不齐。其次，档案管理人员对于档案信息化建设的有关知识技能没有一个较为全面的把握。

2.基础设施不符合要求。许多中学都存在着基础建设薄弱、资金短缺的问题，并且将大部分资金都用于提高教学等方面，对档案管理建设关注度较低，致使这一方面的基础设施不能达到信息化建设的要求。

3.管理体制存在缺陷。没有确立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。

4.数字化建设较为缺失。目前中学档案主要为纸质，很少有数字化档案。

5.档案利用率不高。除此，一些档案资料没有进行及时的收集，在整理过程中没有统一的规划，没有进行科学的分类，后续的编研工作较少或缺失等等。这些问题也是在档案信息化建设中的阻力。

二、制约中学档案信息化建设的因素

（一）主观方面

目前，个别中学的思想观念陈旧落后，缺乏创新意识。他们对于档案建设的重要作用没有一个清楚的认识，认为这一建设没有很高的意义和价值，将更多的目光投入到教学中。

（二）资金方面

资金缺乏在档案工作中是一个普遍现象。国家在义务教育中投入的资金有限，而中学更是较少地将有限的资金注入到档案建设中来，致使各项设备和技术很难达到一定的标准。

（三）管理方面

中学普遍缺少一个行之有效的管理制度。首先，“统一领导、分级管理”的档案管理体制在中学里没有真正建立。其次，档案管理制度没有完善，管理方法沿袭旧制。最后，管理机制有些木讷，在人员的聘用、分配以及奖惩方面做得不到位，这在一定程度上制约了档案工作人员的主动性、积极性、创造性的发挥。

（四）服务方面

许多中学的档案管理人员服务意识不强，不能很好地做到爱岗敬业人，在工作中缺乏热情和耐心，导致档案的利用率不高。

（五）专业方面

档案工作人员水平的高低，对档案信息化建设进程也有着不可忽视的影响力。许多中学档案管理人员文化水平不高，专业知识和技能没有达到一定的水平，致使档案管理人员的整体素质偏低，对档案信息化建设有很大的影响。

三、提高中学信息化档案建设的创新措施

（一）增强档案工作的创新意识

最重要的是档案工作观念的创新。第一步，先要树立起档案工作服务中心的大局观念。各学校领导以及档案机构要在把握大局的基础上为档案工作提出准确的定位。档案的作用即是为学校工作贡献力量，为此要紧紧围绕主题，明确档案服务的工作，使得档案与学校的成长相结合。第二步，用发展的眼光看待档案工作。摒弃以往档案工作中陈旧落后的观点，做到开放、整合、融入。伴随着时代的进步，档案工作也应该做出相应的调整措施。例如：得益于电子信息技术的发展，工作人员要在实际中多运用信息技术，做好电子档案。增加档案的使用方法，提高档案室的基础设施建设，积极发挥档案在档案资源建设中的重要作用，将各类档案资源统筹优化、充分利用。把档案工作真正融入学校的各项工作中去，与学校共同成长、共同进步。

（二）界定档案分类，提升档案质量

学校档案的特殊性表现在各个工作方面。虽然学校的档案数量相对较少，但是其种类范围也是比较全面的。学校档案分类需要从实际情况考虑，运用科学高效的分类方法，整理出符合标准的、质量上乘的档案。一般来说，学校在设置档案类目时，通常将其分为文书、教学、科技、实物、声像、会计、教师业务这七种一级类目。这些不同类型的档案在整理立卷完成后，还要进行编号，来明确案卷保管日期的先后位置，保障案卷之间的有机联系，使它们富有条理。虽然学校的档案种类多、内容杂，但是采取科学的方法，就能够提高档案的管理质量，方便档案的检索使用等，从而提升档案的价值，做到合理利用。