基于体育学校档案信息化及档案服务创新分析

2014-12-04吉林省延边朝鲜族自治州体育运动学校常晖

办公室业务 2014年23期

文/吉林省延边朝鲜族自治州体育运动学校常晖

一、当今学校档案管理的现状

档案管理历来都是学校管理工作的重要内容，档案管理的内容是十分繁琐的。首先，学生的人口基数就很大，再加上体育学校学生每年进行的体测和体检，林林总总加起来的数量是很惊人的，管理起来也十分麻烦。既要分性别、班级、年级、专业，又要将每个学生不同年份的档案归总收档。这还仅仅只是学生档案，除此之外，还有行政类文件、教务处文件、基础建设类文件、教学教学基本文件以及所有实物档案。这些都是由学校统一管理的，在这项浩荡繁杂的工程之中如果仅仅只依靠人工，当然会出现错漏。

另外，档案的防潮防尘也是管理文件的重中之重，一旦档案被因潮发霉、被虫蛀或是档案破损遗失，引发的后果都是不可估计的。传统的档案管理都是人为进行的，但是管理人员的职业操守和保密意识是有高低之分的。很多文档是需要保密的，一旦发生信息泄露，会给当事人造成很多困扰，带来很多不必要的麻烦。

所以，传统模式下的档案管理是存在着明显的缺陷和不足的，所以应该顺应时代的发展，紧跟时代的潮流，将档案管理信息化，以一种更为高效便捷的方式来适应社会的发展，也能够为学校自身更好的完善档案管理体制，同时这也是社会发展所不可抵挡的大趋势。

二、档案信息化管理的必要性

学校的档案是需要长期保存的，如果继续延续传统的方式进行档案保管，势必花掉大量经费，单是防潮防虫外加库房租赁就是一笔不小的开支。而且，纸质档的档案是没有备份的，仅此一份，所以保管的难度是相当大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此类问题的发生。电子档的文件不仅可以随时查阅，还可以进行上传备份，计算机软件可以帮助档案管理人员更好的归纳、保管、查阅、更改、共享和应用等优点，还能节省人力、物力的成本，便捷高效。可以说，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。

档案的信息化是学校的发展的大方向，不仅可以解放和发展劳动力，还可以提高档案管理部门的工作效率。信息化会让档案的收集汇编工作有效地进行，加快档案的整编速度，更好的为学校的其他部门和学生提供服务。将档案信息化之后，档案管理部门的职能也会随之发生转变，从原来的整理和保管职能变成了现在提供电子信息服务的职能。这可以让学校更好更快的进行学生工作。

对于档案的二次利用和查询来说，信息化也能提供便捷高效的服务。学校档案信息体系的建立让管理者在几秒钟之内就可以通过关键字检索或者分类查询的方式找到相应的信息，进行查阅、检验或是删改。另外，实际应用当中，信息化的管理模式也十分实用。比如可以更快速的让学生在校园网平台上查阅成绩或是进行考证报名，然后由系统自动反馈、整理、归编，有效地对档案进行使用和备份，让学生在学校的档案记录变得更加透明化、公开化，从另一个角度上来说，它也具有保证公平性和监督性的职能。