地质档案信息化建设的思考

文/广东省有色矿山地质灾害防治中心 郑冰莹

信息化与全球化的快速传播，促使着地质档案管理朝信息化、规范化的方向发展。所谓地质档案信息化建设，即是利用计算机系统与网络传递技术，把档案数据与档案管理项目尽可能地实现数字化形式，从而完成档案资源最优化配置与整理、数据信息共享的一过程。

一、地质档案信息化建设的必要性与关键性

众所周知，地质档案属于地质部门最初始的信息资料，是推动地质工作持续发展的重中之重，而地质档案管理项目则是地质部门日常工作的内容之一，由此可见地质档案是具备重要价值意义的信息资源，在地质部门、地质业有着不可或缺的作用。首先，地质档案作为现代信息资源的关键内容之一，能够在国家发展、社会稳定、个人进步三方面发挥着其独特、不可替代的影响作用。此外，地质档案信息化建设项目是一项长期性、综合型、复杂性的基础性工作，需要将管理、服务、建设集于一体，方能更好地协助地质工作正常运行。

二、地质档案信息化建设的全过程

现代的地质档案信息化建设工作，主要是围绕地质档案数据信息资源，通过互联网的资源共享功能，来加强各地政府信息网的联系，加大对网络信息化的建设力度，并始终坚持“文档统一、馆室协调”的运作原则，尽可能完成各地、各级、各部门、各环节的地质档案数据库建设工作，从而为建设完善的地质档案管理信息化系统奠定基础。最重要的一点是，地质档案信息化建设工作应当由基础性工作开始，依据实际情况来开展一系列当代地质档案信息化建设工作。

（一）收集地质档案数据信息

地质部门在开展地质档案数据信息收集工作时，不但要在法定的地质档案形成部门落实收集工作，此外还应当在非法定的地质档案数据信息集成部门开展信息收集工作，与此同时还应当将个人数据信息的收集工作落实到位。除此以外，地质部门在进行地质档案数据信息收集的过程中，应当着重关注具备当地文化特色的地质档案，尤其是现行的地质档案数据信息资料，及时地将以上信息进行整合，进而通过全面的信息资源收集工作来补充原来的地质档案部门馆藏资料，从而在一定程度上完善地质部门的组成结构，丰富地质档案馆藏资料的种类。这是一个需要长期坚持且复杂的工程，能够为完成高质量、高效率的地质档案管理工作提供真实、合理、可靠的依据，能够直接扩宽当代地质档案管理信息化建设工作的开展渠道。

（二）地质档案管理工作

断定地质档案信息资源是否合法、是否真实、是否有效、是否存在必要的价值意义的依据，主要是取决于是否已经收集较大数量的地质档案数据信息，这是因为一旦所收集的地质档案信息资源数量过少，就会使得地质档案部门无法建设具有一定规模化的地质档案数据库，由此就无法展现当代地质档案信息化建设工作的优势与独特性质，因此全面构建全文存储的现代化地质档案信息数据库体系就显得尤其关键。现代化地质档案信息数据库主要是依据先进的计算机网路技术，通过互联网传递功能来完成地质档案的目录检索任务，而且还能够实现一定权限内的文献查阅，从而适应不同阶层群体的需要。

（三）科学合理运用地质档案

加大对地质档案信息化建设力度，最主要的目的是为了能够提供有意义、有价值的地质数据信息给经济社会，所以地质档案管理工作并不应当仅仅局限于数据信息的收集、存储管理两方面，还应当着重强调如何有效合理地运用地质档案数据信息资源，例如对现代地质档案数据信息资源开展一系列分类、整理、研究、加工、管理等工作，通过检索的方式来方便群众查询地质档案，进而有利于地质档案管理工作实现利于民、便于民的社会发展目标，最终实现地质档案资源最大化的利用率。

（四）深入研究开发地质档案管理软件系统

面对办公软件繁多、数据信息容量巨大的局面，地质部门应当尽可能地建设满足当代科学技术发展的地质档案管理软件系统，最大限度地将前段控制战略、档案管理、文案处理相结合，构建全面落实地质档案管理信息化建设工作的管理模型，从而为促进地质档案管理信息化建设做好坚固的后盾。

三、现阶段地质档案管理信息化建设过程中的关键点

（一）结合实际情况以落实地质档案信息化建设

现代的地质档案信息化建设，应当取决于地方区域的经济发展情况、科技水平、社会发展水平三方面，此外各级的地质档案信息化建设工作都务必要结合实际情况，始终坚持“先试点，后推广”的建设方针，坚决抵制在未得到实践证实前就一味盲目地购入设施设备，从而实现在基于基础性工作完成的条件上逐渐开展一系列的地质档案信息化建设工作。

（二）划分重点并逐步落实

地质档案信息化建设工作应当先注重重点数据信息档案的储存、处理、研究、加工过程，并把一些经过一系列处理过程的地质档案公开，为社会大众提供可用、可行的信息资源。与此同时，地质档案部门应当坚持逐步落实的工作要求，例如先优先构建文书地质档案数据信息库，从而为广大的需求者提供足够的信息资源，再构建其它不同类型的地质档案数据信息库，最终就可以确保在有限的人力、物力、财力的前提下，不断推动地质档案信息化的建设工作。

（三）注重地质档案管理的网络安全

众做周知，现代的地质档案管理工作大部分都是在互联网上开展的，可是计算机病毒却是危害档案安全而无处不在的重要因素，因此在日常的地质档案管理的过程中要注重实时地落实计算机病毒防治工作，为确保地质档案数据信息的保密性、安全性、齐全性、有效性而建设合理的安全防线。例如：地质部门务必要在计算机设备上安装知名度高的杀毒软件，且要实时地升级，此外还应当形成备份信息资源的习惯，而且不能够仅仅运用同一种杀毒软件，尽可能同时采用多道防毒的方法。

（四）强调地质档案电子文件的储存、归档、管理工作

地质部门在将地质档案的电子文件进行归档工作时，如果对于普通性的地质档案，应当将其转换为能够在多种平台上运行的格式，进而为后续的地质档案管理工作提供方便；而如果对于具有特殊格式要求的地质档案，则应当在存储载体当中再增加相对应的文件浏览器，从而避免因计算机技术存在差异而导致文件损失。

四、推动地质档案信息化建设的方法

地质档案信息化建设应当将重心投放在整个地质档案管理信息系统上，从纵向与横向两方面来逐步开展地质档案管理工作，且依据当代互联网技术来加强各级、各部门的联系，从而更好地展现整体系统的作用，增强地质档案信息系统的综合实力。除此以外，还应当设置当代地质档案信息化管理的相关规定与落实原则，加大对系统管理软件的研究开发力度，提高电子文档的利用率，完善与加强地质档案管理网络系统，从而让整个地质档案信息化建设工作充分展现信息化、科技化、网络化的极大优势。

五、总结

综上所述，地质档案信息化建设项目是集服务、管理、信息技术于一体的工作，是一项需要长期奋斗却又复杂的工作，因此需要地质部门与各界人士在运用和实践的过程中不断将其改进与完善，并且始终坚持“实事求是、逐步落实、实用可行”的建设原则，以信息化的建设理念来打造先进的管理系统，进而让当代的地质档案管理过程逐渐融入信息技术，让信息化贯穿地质档案管理与国家经济发展的全过程，从而不断推动地质档案落实信息化管理。

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