浅谈高校档案工作信息化建设

文/西安交通工程学院 李红远

《高等学校档案管理办法》由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式发布实施。是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。随着社会进入信息化时代，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着档案信息化建设的步伐越来越快。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作，档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。

一、高校档案工作信息化建设面临的挑战和机遇

随着以计算机为代表的信息时代的到来，档案工作信息化建设作为国家信息化建设的一个重要组成部分也迎来了新的挑战和机遇。面对信息大爆炸的社会，必须抓住机遇，以技术和社会为驱动力，将手中“死”的档案转化为可开发、可利用的“活”的资源，为高校的改革发展上水平提供高效快捷的工作环境，进而提高高校办学质量、办学效益和档案的服务水平。

（一）传统的档案管理模式、技术、设备、人才因素是制约高校档案工作信息化建设发展的瓶颈

传统的人工管理模式下，一方面，档案接触的主体多再加上长期的积累，导致信息量大，不易检索和更新维护；另一方面，硬件设备和软件技术落后，对档案的保密和调用有极大的制约作用；同时信息化的迅速发展给当前专业素质参差不齐的档案管理人员提出了巨大的考验。

（二）高校档案信息化建设的重要性有明显提升

档案记载着一个学校创立发展的全过程，保持着一个学校教育教学状态数据的原始性和真实性，是一个学校办学水平和管理水平的重要参照，是各级教育主管部门评判一个学校发展的重要依据。随着教育事业的飞速发展，档案工作信息化建设在支撑学校运行机制改革方面的作用显著上升，已有许多高校将其列入校公共服务基础设施建设总体规划；同时校园信息公开促进了科学、法制、民主理念的传播及开放式办学格局的形成和发展，提升了学校的公共基础设施建设，强化了校园文化建设。

（三）信息技术和档案管理软件的迅速发展为实现档案工作信息化建设提供保障

档案工作的信息化就是利用先进的计算机等技术，将文档、图片档案电子化，建立档案目录数据库，实现电子档案归档管理，以方便对档案的查找、更新和选择性共享。随着办公自动化的发展，现代电子产品和管理软件开发速度更快速、出售价格也显著下降，为高校实现档案工作信息化提供了硬件方面的支持。

（四）高校档案工作已取得部分成效为档案工作信息化建设提供动力

各院校根据《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》和《高等学校的档案工作规范》，结合学校发展的实际情况设立档案馆，出台办法和规章对档案进行具体分类；同时针对各部门情况配备专业的档案员，对其进行业务学习和培训，以适应档案信息化的要求。

二、提高高校档案工作信息化建设水平的策略

面对这些机遇，在遵循可靠性、科学性、完整性、安全性和共享性原则的前提下，对提高高校档案工作信息化建设水平可以从解决以下两个方面的因素着手：

（一）“硬件”因素

1.设备改进和更新。高校档案工作信息化建设，首要目标就是要实现档案信息的转化、传输、交换和共享，这些都离不开计算机硬件和网络技术的支持。现有的硬件设施和软件系统已不能满足信息微机管理的要求。为此，一方面，需根据信息的发展，文件处理的具体要求，及时的改进和更新硬件设备；另一方面，开发或购买适合于不同类型档案馆的档案信息化建设的网络软件。

2.开发信息资源。档案信息资源的开发和利用是档案工作信息化建设取得成败的关键性因素之一。现有的档案信息存在规模小、信息不完善等方面的不足，往往不能满足用户共享等要求，导致学校部分日常操作不能正常化、系统化的进行。针对此类问题，可以通过以下两个方法提高档案信息资源的开发进程：一是实行任务分配责任制。将学校的档案信息开发分配到各个相关部门，各部门在压力小、出错少的优势下分别完成本季度、本年度的归档工作，加速档案信息资源共享；二是聘请专家对档案进行统一整理。针对档案信息的内容，聘请相关技术人员对档案的收集、整理、装订、著录和归档工作进行监督指导，确保电子档案的原始性和真实性。

3.提高档案员的综合素质。随着信息数字化的不断发展，传统的高校档案文本管理已不能适应信息化、数字化的要求，档案工作的信息化建设迫在眉睫，开展这一工作，人才是关键。必须配备一批素质优良、结构合理的专业化管理队伍。一方面，提高档案员的入职台阶，聘用具有强烈事业心和责任感，热爱档案事业，坚持原则同时又精通业务的档案工作者，在职期间，定期地组织培训，实行业务考核，指导和鼓励他们自学；另一方面，引进具有计算机操作又会档案工作的信息化建设的复合型人才，并有针对性地进行信念观念教育，让档案员具有较高的技能又不乏忧患意识；同时适当地提高档案员待遇，调动他们的积极性和创造性。

（二）“软件”因素

1.提高思想认识，增强紧迫感和责任感。在信息科学飞速发展的的今天，信息与档案工作的结合就是更好的利用信息科学，实现高效率、高质量的档案管理，促进档案工作信息化建设的发展。因此，档案员必须充分利用马列主义，毛泽东思想，邓小平理论和“三个代表”的重要思想来武装自己，提高职业道德；结合科学发展观，更新观念、创新工作服务方式，充分认识档案工作的重要性。

2.加大资金投入，合理分配资源。资金是档案工作信息化建设得以顺利开展和实现的关键性因素之一。因此，档案部门要充分发挥主观能动性，积极向相关领导和部门争取更多的资金，更新设备，为实现档案工作的信息化建设搭好“阶梯”；发挥档案资源的优势，满足学校改革发展和师生的需求，将档案的潜在价值转化为经济效益；根据国家和各部门关于档案工作的法令法规，结合学校自身的特点，及时有效的开发信息，调整档案信息的采集方向，分析服务对象，建设特色化校园档案信息库，统一归整。

3.加强组织领导，实现规范化管理。所谓“没有教不好的学生，只有不会教的老师”，要实现档案工作信息化建设，首先就要提高领导的重视度，实行领导带头制，即以分管校长为领导，各部门档案室为成员，以“科学、实用、共享、适用”为原则，以统一规划档案数据格式、软件程序、技术标准为基础，制定符合国家要求的适合学校发展的信息化工作体制，组织协调全校的档案工作。

4.完善制度，确保档案信息的安全性。要给领导的科学决策做好优化工作指导、扩大档案利用。档案管理提供档案服务，必须具备一套相对完善的档案工作信息化建设制度。第一，遵守《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》制定出符合学校实际的可行的档案信息化建设制度，指导并完成全校的档案工作，保障学校档案工作信息化建设朝着现代化、共享化、标准化、制度化、服务化的方向发展。第二，实现信息共享，确保信息安全。档案是一个学校的精神财富和文化轨迹，必须通过设置网络权限等安全防护措施完善档案信息系统建设，确保非公开信息的安全性，实现财富共享与保护的“双赢”。

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