中学档案管理当走数字化之路

文/德州市第二中学 袁嫣

中学档案是记录学生真实材料的一种重要的形式，传统的档案管理已经不能适应社会的发展要求，对档案实行数字化管理，以便实现档案利用价值的最大化，已经成为越来越多学校的必然选择。但是现阶段，由于各方面的原因我国中学档案管理的数字化建设并不是很完善，存在很多问题。本文重点对于中学档案实行数字化管理存在的问题经行说明，并给出相应的解决方案，来进一步指导中学档案管理的数字化建设。

一、中学档案实行数字化管理存在的问题

（一）档案管理队伍整体素质偏低

中学学校的领导对档案管理的数字化建设并不是特别重视，没有充分认识到其对学校发展的重要作用，这样使得学校里一些专职档案管理工作人员的年龄结构、学历结构、职称结构以及知识结构等都不是很理想，他们大都是一些非专业人士，而且没有经过专门的培训，不但缺乏运用现代技术的能力，还对档案管理及档案信息化建设的基本理论和基本知识不是非常熟悉。因此，不利于中学档案管理的数字化建设。

（二）中学档案数字化设施比较落后

大多数中学学校将资金主要投入到教学资源中去，相比之下对于学校的档案管理资金投入就非常少，所以由此造成学校档案管理的基础设施比较落后。档案管理的数字化的建设所需要的一些基础性硬件和软件学校几乎都没有，不符合学校档案管理的数字化建设的要求。

（三）中学档案数字化建设水平还有待提高

随着计算机的发展和网络的普及，现在大多数中学学校都拥有计算机，即便是部分学校已经形成了数字化管理模式，但是在档案管理的实际操作过程中，利用现代技术对学校档案进行管理的工作并不是很多，档案管理的数字化没有实现与外部的连接等等，这些都严重影响了中学档案管理的数字化建设以及完善。

二、完善中学档案数字化管理的措施

（一）提高中学档案管理人员的综合素养

档案管理人员的综合素养直接决定了中学档案管理数字化建设水平的高低，因为他们直接参与档案管理工作，是档案管理工作的主体。所以提高中学档案管理人员的综合素养对档案管理数字化建设起着基础性作用。首先，应该从思想上对档案管理人员进行教育，使其认识到档案管理工作以及档案管理的数字化建设对学校发展的重要意义，端正其工作态度。其次，由于大部分学校的档案管理工作人员并非专业的档案管理人，所以，学校要加强对档案管理人员的培训，使其真正了解并熟悉档案管理工作。另外，学校可以经常开展一些关于档案管理的专家讲座，或者是积极加强与其他学校的沟通交流，分享档案管理中的经验等，来提高档案管理人员的业务能力。最后，要强化档案管理人员对现代技术的运用能力。对档案数字化管理主要是通过计算机网络技术来实现的，所以加强档案管理人员对计算机网络等现代技术的运用是非常有必要的。

（二）完善中学档案数字管理的相关设施

中学学校档案管理的数字化建设对一些档案管理基础设施比较落后的学校来说是比较困难的，学校要完善中学档案数字管理的相关设施，这要求学校首先要形成一整套完整的软硬件技术环境，比如说计算机、传真机以及终端服务器等，这是完善基础设施的硬件要求。在软件方面主要包括：学校信息数据库的建设、数据保密体系、组织管理体系以及相关的应用系统等，同时为保证档案管理的数字化建设，学校要拥有专业的软件开发人才。另外，由于学校资金不足，学校在其档案数字化管理的基础设施的建设和完善上有一定的困难。对此，学校方面应进一步加强学校资金的合理配置，适量加大对学校数字化管理基础设施的资金投入，提高中学档案数字化管理的质量和效率。我国政府方面可以加大对学校建设其基础设施的资金扶持力度，来促进和完善中学档案数字管理的相关设施建设，提高档案数字化管理水平。

（三）建设完善的档案信息管理体系

学校领导要充分认识到档案管理工作对学校发展的重要性，明确档案信息管理制度是指导学校档案管理工作的重要基础，并积极建立和完善学校的档案信息管理制度。同时由于学校档案信息的收集工作比较繁琐，它需要各部门之间的配合，所以学校领导要发挥各方协调作用加强学校各部门之间的交流与合作，使各组织部门相互合作共同收集档案信息，提高档案信息数字化管理的质量和效率，为档案信息的管理制度创造良好的实施环境。另外一方面，学校的数字化管理水平以及档案信息服务水平的高低也会影响档案管理的信息化建设。所以，学校可以通过对档案信息管理制度的建设，完善学校的数字化档案管理工作，提高档案服务水平和数字化管理水平。还可以根据用户的实际需求，如档案外借、档案查阅、开具档案证明以及档案珍品展览等途径来完善档案管理工作，并从真正意义上实现档案的数字化管理。

三、结语

中学档案实行数字化管理是其适应当今时代发展的必经之路，中学档案的数字化管理有助于加强学校以及社会上其他单位和部门对学生档案的高效利用。虽然现阶段我国中学档案在数字化管理方面还有许多工作要做，但是只要充分认识到学校档案的数字化管理对学校以及社会发展的重要作用，找出在管理过程中遇到的困难，并及时解决，终究会建设并完善好我国中学档案的数字化管理。

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