解析档案信息化建设与档案管理的几点思考

文/泰兴市第二人民医院 赵群

一、档案信息化建设涵义及其特征

档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，应用现代信息技术，改革传统档案管理模式，提高档案信息资源收集、管理、利用和服务水平的过程。通过档案信息化建设，提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基础框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。从整体上来看，档案信息化建设的特征主要表现在以下三个方面：

（一）改革性

档案信息化建设将信息技术手段应用到档案工作的各个环节，使得档案管理职能、工作机构和人员分工发生了一系列变化，推动了档案管理模式的创新。同时，档案信息化建设弥补了传统档案管理方法的不足，在档案收集、整理、鉴定、利用、公布、销毁等方面提出了新的观念、理论与方法，促使档案管理方式发生根本性的转变，成为档案工作改革发展的重要方向。

（二）时效性

档案信息化建设是一项长期、系统的工程，需要将先进的科学技术作为有力支撑，坚持与时俱进、开拓创新的精神推动档案信息化建设的持续演进。在建设过程中要求档案管理部门及时更新硬件设施和软件系统，做好系统升级和系统维护工作，始终保持档案信息化建设的时效性，不能因停滞不前而错失发展良机。

（三）价值性

档案信息化建设能够扩展档案信息资源，完善档案馆藏结构，逐步实现档案信息资源的整合和共享，从而大幅度提升档案资源的利用价值。在整合档案信息资源的过程中，档案自身的经济价值、政治价值、文化价值、社会价值会随之增值，使传统的“死档案”变成信息化的“活资料”，为档案使用者提供更为全面、详细的信息服务。

二、档案信息化建设的基本内容

（一）基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设的基本条件，也是档案信息资源开发利用的技术支撑。而档案信息网络是软硬件基础设施建设的核心内容，其主要功能在于实现档案信息传输、交换和资源共享。为此，必须将提高计算机管理档案普及率以及档案管理的局域网建设作为当前基础设施建设的主要任务。

（二）档案信息资源建设

建设档案目录数据库，使其涵盖馆藏案卷级目录和重要全宗文件级目录。建设档案全文数据库和多媒体数据库，规范电子文件归档管理，对传统档案实施数字化管理，丰富档案信息资源类型，提高档案信息资源利用效率。

（三）应用系统建设

加大档案信息管理软件系统的开发力度，推广应用具备通用性、兼容性的软件系统，确保软件系统能够适应互联网和政务网的档案网站建设需求，适应机关文档一体化管理系统的建设需求，以及示范性数字档案馆建设需求。

（四）标准化建设

建设档案信息化法制体系和标准规范体系，使档案信息资源描述、存储、查询、使用、管理等工作流程均有明确规定加以约束，进一步规范电子文件归档和电子档案管理，实现档案信息化建设标准化、规范化。

（五）安全保障体系建设

由于部分档案信息当中会涉及一些重要的内容，一旦这部分信息泄漏会造成非常严重的后果，所以安全保障体系建设已经成为档案信息化建设过程中不可或缺的重要组成部分之一。这里所指的安全保障体系主要包含以下内容：档案信息安全保障体系框架的构建；安全管理机制的完善；档案信息安全意识的提高等等。

（六）人才队伍建设

人才队伍是档案信息化建设中至关重要的因素之一，这使得专业人才队伍建设成为档案信息化建设过程中的关键内容，具体包括：对档案业务人员新技术、新设备、新方法的培训；信息技术知识的普及；领导干部进修等。

三、档案信息化建设与档案管理的措施建议

（一）完善档案信息化工作体系

档案信息化的建设需要相应的工作体系予以保障。因此，有必要构建起完善的档案信息化工作体系，具体从以下几个方面着手：其一，要明确管理体制，并对运行机制进行不断完善。在贯彻执行《电子文件管理暂行办法》的基础上，建立各部门联动的电子文件管理机制，实现对电子文件的全程管理。同时，根据国家现行《档案法》的规定，赋予档案局相应的行政管理职能，逐步加大档案部门在信息化建设工作中的协调力度，形成上下联动、协同统一的工作体系。此外，应适当提升档案信息化工作在电子政务建设中的比重，借此来使档案信息化建设与电子政府同步进行。其二，要进一步完善相关的法规制度，对工作行为加以规范。应当制定档案信息化建设专项规划及工作任务分解表，对目标任务、完成时限以及责任单位加以明确。同时，建立完善的绩效评估体系，采取以评价促建设的方式逐步推进档案信息化工作开展。在这一基础上，对现有的法律法规和规章制度进行完善，强化监督检查与执法，从而保证档案信息化工作能够步入常态。

（二）推进档案数字化和资源共享

档案信息化建设的核心内容是资源建设，所有的业务工作也都需要围绕这一核心展开。为此，在当前的新形势下，应当将工作的重点放在推进档案数字化和资源共享两个方面。首先，要逐步推进档案数字化建设进程。应遵循科学合理的原则编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。同时，应在满足用户使用需求的基础上，构建起完整的档案数字化目录，并加大人、财、物等方面的投入力度，进而形成各部门协同努力的良好工作格局。此外，可实行纸质与电子文件双归档制度，并对规定范围内的文本与图形文件实行关联并存制度，借此来实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享。可根据国家最新出台的相关标准，构建起统一的档案信息管理系统，并促使该系统与办公应用系统间的有机融合，这样能实现信息生成、整理与归档全过程的网上操作。应遵循先易后难的原则，制定档案信息资源共享目录，并在此基础上，充分发挥业务管理部门的职能作用，通过条块结合，来提升档案信息的实效性，进而推动档案信息化建设。

（三）健全技术支撑和资金保障体系

进行档案信息化建设的过程中，技术是不可获取的重要因素之一，而各种设施的建设则需要大量的资金投入。因此，除了要健全技术支撑体系之外，还要确保相关资金充足到位。这样才能保证档案信息化系统运行稳定，档案信息安全、可靠。首先，应完善相关基础设施建设。可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。同时，可采取合作开发集服务外包的方式，来创新档案信息化投入机制，并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关。其次，强化软、硬件建设。除配备相关的设施及设备外，还要对现有的设备进行及时更新，为档案信息化工作的开展提供良好的环境。对于档案信息化管理与应用软件，应加大相关软件的研发力度，可在全国范围内构建起统一的技术标准，并对技术开发企业进行分级资质认证。为保证档案信息数据的可读性，还应对相关产品的读写标准加以明确，即后代产品应当能够对上一代产品实现完全兼容及格式升级。而不同地域的档案信息化产品也应当在数据上保持高度的一致性，从而为档案信息资源整合与共享目标的实现奠定基础。再次，应加强安全方面的建设。要及时对各种杀毒软件进行升级，并采用当前最为流行的身份认证和网络监控等技术，同时，加强访问控制，并建立相应标准，对备份机房及其技术条件提出明确规定，保证档案信息安全。最后，要加快推动网络互联互通进程。可以依托现有的省际专用网络和各地政务信息资源网，实现各级档案管理部门的互联互通，借此来构建起档案信息网络共享平台。

（四）创新档案信息服务手段

档案信息化建设的最终目标是提高档案的利用效率，为此，应当对档案信息服务手段进行不断创新，具体可从以下几个方面着手开展工作：其一，提升档案信息远程查阅利用服务能力。根据我国现行的《档案法》《保密法》以及政府信息公开条例的要求，合理设定档案的公开级别，并建立档案信息资源网上公开评估体系，对明确公开的信息，应由主管部门负责将信息以固定格式发布到指定网站上。各级档案部门可以采取链接的方式对相关资源进行有效整合，并逐步完善档案信息资源网，以此来实现一站式的档案信息网上查阅。对部分公开的档案信息，可以实行注册用户身份确认的方法，并以此为基础提供远程检索服务。此外，要把握当前三网融合的机遇，对档案信息服务手段进行完善。其二，应进一步提升档案信息馆内查阅服务能力。对部分不能在网络上公开的档案，可依据政府信息申请公开的程序，确认使用者身份信息后，在各级档案馆提供远程查阅服务。借助网络检索提到传统的手工检索，为档案使用者进行档案查阅提供便利。

四、结论

总而言之，档案信息化建设是档案工作改革与发展的必然选择。在新形势下，档案管理部门必须提高档案信息化建设的重视程度，通过重塑档案工作方式和业务处理流程，加大档案信息资源开发和利用力度，积极推进档案信息化软硬件设施建设，不断创新档案信息服务手段等具体措施，推动档案管理向信息化、数字化、高效化的方向发展，实现档案工作水平和服务水平的跨越式提高。

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