如何做好新时期文书档案管理工作

2014-12-04晋冀鲁豫烈士陵园管理处王泽敬

办公室业务 2014年23期

文/晋冀鲁豫烈士陵园管理处王泽敬

我党在各个革命和建设时期高度重视文书档案管理与保护，保持了革命、建设历史的连续完整性。然而，随着时代的发展，特别是现代电子技术、计算机的应用，对传统的纸质文件档案的形成与保存形成了一定的冲击和替代，在两者相衔接的时代，传统的文书档案管理的模式明显滞后，管理的方法手段也不能进行及时有效的更新，导致档案管理工作问题众多、漏洞百出，一度削弱了文书档案完整与保存。如何做好新时期文书档案管理工作，运用现代化电子计算机科技手段搞好档案管理工作，使之适应新时期经济建设的要求，正是本文要探讨研究的课题。

一、当前文书档案管理工作存在的问题

（一）部分单位领导对文书档案管理工作重视程度不够，文书档案的作用和地位极度下降

档案工作在机关团体和企事业单位属于机关二线，体现不出单位的政绩，因此，往往引不起单位领导的重视；另一方面，我国改革开放以来，新生事物层出不穷，新的思想理念不断涌现，各级领导机关、企事业单位领导的工作思路是改革创新，接受新思想，借鉴外来成功做法，推行新政策多于继承传统经验。这就难免使承载历史，提供传统经验教训的档案资料受到冷落，档案工作的作用、地位自然削弱。专业性的较强的档案，如建设图纸资料、会计档案相对要好于文书档案。

（二）公文管理与档案管理工作脱节

公文文书管理是做好文书档案管理工作的前提，只有严格规范的的公文管理才能为文书档案管理创造良好的基础。然而，部分机关、企事业单位两项工作脱节，公文制作、发行、收藏各行其是，负责的档案管理者四处追讨归档，不负责任的则任其自留，造成应归档文件不全或迟归或漏归。特别是实行单位内部OA网无纸化办公发文后，文字版公文不再出现，电子版文件更是无影无踪，如果收藏手段不能及时跟进，归档就更加困难。

（三）档案收集、整理、保存、使用不规范、不达标

由于部分单位领导对文书档案工作的不重视，公文管理与档案工作不协调，难免影响到档案管理本身的不规范和不认真，档案工作人员的积极性、责任感相对减弱，档案管理岗位成为老弱人员的照顾岗位，或是关系户的轻松岗位，专业技能不够。档案管理从收集、整理、分类、编号、编制检索工具、装盒保存等不能严格按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求进行。音像、电子版档案收集保存不全。检索手段落后，不能快速准确的提供服务。

二、做好新时期文书档案管理工作的措施

（一）提高对文书档案本身价值作用的认识，提高文书档案管理工作的地位

首先要提高单位领导对文书档案工作重要性的认识，克服部分领导急功近利思想和片面的政绩观，使之认识到做好文书档案管理工作是党和国家千秋万代的大事，是惠及子孙后代的长远之计。把做好文书档案管理工作列入单位的领导的政绩考核。其次提高文书档案本身的现实生命力，发挥其应有的作用。改革开放初期，借鉴外来做法，结合我国国情进行摸索实践，形成了自己的思想和做法，并有大部分以文书档案形式存了下来。在改革进入深水区，需进一步深化时，回顾改革三十年来，我国特色社会主义建设发展走过的路程，总结经验吸取教训，指导现实工作的有着非常重要的意义。这恰恰是文书档案本身的价值所在。档案工作者要主动出击。变被动保管为积极开发，配合领导需要，及时提供有价值的文书资料，发挥档案的价值，赢的档案工作的地位。

（二）完善文书档案管理制度，推行档案管理规范化、标准化

用制度规范单位各部门、各系统的行动，使档案管理工作形成一个完整的快速运转的系统。它包括：文书制作、送交、归档一体化制度；归档判定制度；安全保管制度；档案保密制度；档案借阅制度；档案管理人员工作责任制；档案管理检查评比制度等。制定制度要科学严谨，从实施时间上、工作程序上、实施人员上规定到位，使之有要求、有责任、有考核、有奖惩。真正起到促进工作的作用。

按照国家档案行业标准《归档文件整理实施细则》要求制定文书档案管理标准，从文件制作、收集、归档判断、装订、分类、编号、边牧、装盒、编制检索工具等各环节制定详细的标准。电子版、数字音像档案，要按科学要求，制定相应的保管办法和标准。并严格贯彻执行。以此促进文书档案管理规范化、标准化的实现。

（三）运用科学手段，实现文书档案管理的现代化

文书档案管理现代化，就是利用计算机办公系统和网络系统，实现档案管理的电子化和网络化。一是利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传送便当、查询快捷的特性，将纸质档案的目录、编号输入计算机；将电子档案、数字音像档案内容输入计算机，建立文书档案数据库。二是利用计算机办公系统，实现各种档案的快速准确查找、调阅。三是利用网络系统实现档案室与各部门的文件传输，做到快速收集、快速借阅。四是利用电子安全、室温、火险监控设备，实现档案室安防自动管理。

（四）提高档案管理人员素质，确保各项措施落实

文书档案管理工作规范化、标准化、现代化离不开管理人员素质的提高，只有标准化、现代化的人，才会有工作的标准化和现代化。提高素质，一是要给档案管理岗位配备档案专业人才和电子技术人才。二是要对现有档案管理人员进行专业提高培训，使之尽快胜任档案管理和电子技术、计算机网络应用的工作。三是加强档案管理人员的党性、责任心、保密规则教育，提高他们的的职业素质。