高校毕业生人事档案管理现状、问题与对策

文/福建省泉州市洛江区人事人才公共服务中心 张丽妹

高校毕业生人事档案是高校毕业生从小学入学以来到大学（研究生、博士等等）毕业期间的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等各个方面发展情况的真实反映和记录，是反映毕业生综合素质的最重要依据。如何做好高校毕业生人事档案管理工作，已经成为人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就当前高校毕业生人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出自己的几点看法。

一、高校毕业生人事档案管理现状

当前，很多刚刚走出校门的高校毕业生忙着找工作，往往忽略了自己的人事档案，没有把档案转移的问题放在心上的现象愈演愈烈。有调查显示，有近4成高学历求职者都加入了“弃档族”，很多毕业生根本不知道自己的档案放在哪里，也没有意识到人事档案没处理好将给自己带来很多麻烦。

有相当部分高校毕业生认为，找工作带上简历、证件什么的就可以了，现在用人单位招聘肯定不会看档案了，只要有能力胜任工作就行。而且现在跳槽是经常的事情，繁杂的档案手续反而牵制了毕业生的行动。

一份人事档案里到底有些什么东西？档案对于毕业生的工作有什么影响？高校毕业生的档案袋中，主要包括4项内容：《高校毕业生就业协议书》《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》《学生集体常住人口登记表》或《户口迁移证》。其中毕业生的人事档案记录着学生的个人经历，包括各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明、党团资料、工作经历等，并且都是原件。当毕业生参加工作后，会面对如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算等问题，这些方面都离不开档案。人事档案如果没有管理好，很有可能就成了流动人口或“净身户”，等到工作单位落实、晋级或招考时，才发觉自己的档案并不在学校也不在用人单位。

二、高校毕业生人事档案管理存在问题

（一）高校毕业生对人事档案管理重要性的认识不足

由于部分高校毕业生对个人档案重要性认识不到位，相当一部分高校毕业生对个人人事档案采取了漠视的态度，按相关规定，大学生毕业后经个人申请，档案可以在学校寄放两年。于是一些尚未落实工作单位或选择到非户口所在地工作的大学毕业生便将档案丢在学校，并在日后的职位流转中无暇顾及档案。

（二）高校及人才市场人事档案管理制度不健全

高校及人才市场的档案管理职能部门没有建立健全完善的、规范化的人事档案管理制度和实施细则，有的高校和人才市场甚至没有单独设立人事档案管理部门，没有设置专职档案管理技术人员，有些高校和人才市场管理相对混乱，人事档案管理服务不规范、不到位。有些档案管理人员鱼龙混珠，素质低下，没有接受专门岗位资格考试、岗位培训、岗位验证，人事档案管理意识薄弱，以管“仓库”的意识来管“人事档案”。

（三）高校及人才市场人事档案管理办法落后

人事档案需要单独存放、专人管理、高效检索，从目前各地人事档案管理的机制和办法来看，大部分还存在手段落后的普遍现象，在创新意识、先进技术、信息化建设等方面还缺乏新思路。有些单位甚至没有配备专用计算机和专业人事档案管理软件，现代化的科学管理手段和计算机、信息化技术没有得到很好的运用和推广，造成了高校毕业生人事档案管理的落后。

三、做好当前高校毕业生人事档案管理工作的思路及对策

（一）提高高校毕业生人事档案管理意识

加强高校毕业生对人事档案重要性的认识，通过学校毕业说明会、班会、学校BBS、校报等平台，将人事档案的重要性以及人事档案对就业后相关职称、学历、户口等重要资格认定的重要性加以宣传，树立人人都要重视人事档案管理的意识。要使广大高校毕业生认识到，人事档案不是可有可无的，它对毕业生就业后的生活、学习、工作都有着十分重要的意义，是用人单位选人用人的重要参考资料。

（二）规范高校毕业生档案管理制度

要大力提高高校及人才市场人事档案管理水平，提高高校毕业生人事档案管理的服务水平。高校毕业生人事档案管理职能机构要重新认识和定位人事档案的意义和重要性，重视高校毕业生人事档案的建档质量。要按照《干部人事档案材料收集归档规定》等相关规定文件精神，认真收集相关资料，尤其要注重收集那些能够体现高校学生综合素质、思想道德品质、实践能力、评先评优等相关材料。

（三）提升现代化人事档案管理水平

要增强人事档案管理的创新意识，在立卷管理上创新，在技术工作手段上改进。比如在档案组卷的形式上，要考虑到怎样装订才能做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序。档案工作者也要加强自身能力建设，要积极参与继续教育培训，工作中要善于思考，多动脑筋，积极创新，争取在管理上能够事半功倍。同时，还要加强现代化、信息化技术在档案管理工作中的应用，提高人事档案管理的效率和水平。

[1] 马良生.档案管理概论[M].合肥:安徽人民出版社,2003.

[2] 向艾君.周晓云.高校毕业生档案信息开发利用途径之我见[J].湖南档案,2002(8).

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