事业单位档案管理面临的困境及出路探索

2014-12-04吉林省白城市镇赉县发展和改革局张井艳

办公室业务 2014年23期

文/吉林省白城市镇赉县发展和改革局张井艳

随着经济和社会的平稳发展，我国的各项企业改革逐渐渗透到人群中，事业单位面临着更多的挑战和机遇，单位的档案管理工作就是其中的一项尤为重要工作。但是随着事业单位改革的深入，档案管理相继出现了各种各样问题，所以，事业单位应当加强对档案管理工作的重视，提高档案管理工作水平。

一、事业单位档案管理工作现状

（一）工作人员缺乏对档案管理工作的重视

事业单位的档案储存的信息量非常之大，且档案与事业单位的很多重要工作流程有着密切的关系，如：对工作人员资料的审查、优秀职工的选拔、人事管理等。所以，事业单位的档案管理人员应当加强对档案管理工作的重视，将档案进行分类整理，以有助于单位的工作人员在查询档案时很快找到所需要的资料。但在现实生活中，相当多的工作人员并没有意识到档案管理的重要性，认为档案管理工作就是指抄写资料、整理档案，这项工作的技术含量较低，此类错误的认识和思想阻碍了事业单位档案管理工作的顺利发展。同时，大部分事业单位的领导也认为档案管理工作是一项简单的工作，这些领导不会思考如何去提高档案管理水平，如何提高档案管理工作人员的工作效率。如果一个单位的领导不重视档案管理工作，那么管理人员更加不会对档案管理工作提起重视。

（二）管理设施落后，管理人员整体素质不高

随着科学技术的快速发展，大部分事业单位都采用了系统化的管理体系，但是发掘技术方面还比较落后，同时计算机技术也没有在管理系统中得到广泛应用。有些事业单位的档案管理环境比较差，库房条件简陋，导致档案管理设备配备不齐全。另外，事业单位的档案管理人员的业务素质较低，专业知识和专业技能水平不高，没有及时对档案进行整理分类，这便直接影响了档案管理的整体水平。有的单位在管理档案的过程中，片面的注重档案的保管与收集，而极大忽视了档案的开发利用。

二、提升事业单位档案管理水平的对策

（一）提高档案管理人员的工作能力

在档案管理的过程中，首先，应当不断提高工作人员自身的认知能力，明确职工职责，加强对档案系统化、科学化管理的宣传力度，持续完善档案管理制度，进一步提高管理人员的工作能力。事业单位的档案管理人员应该在工作中不断学习专业知识，提高管理意识和责任意识，在确定工作人员职责的前提下，提高其工作能力。其次，要使档案管理人员认识到档案是国家珍贵的财富，也是事业单位稳定发展的重要基础，促使工作人员能够意识到档案管理对单位发展的重要性，增强其使命感和荣誉感，以激发工作人员的工作热情。

（二）增加投入资金，改善档案管理的工作环境

随着科技的提升，许多新技术被广泛应用在管理工作中，而档案管理工作也需要新技术的支持。因为档案管理人员的工作量非常大，档案管理人员的工作包括档案信息的整理、分类、保存等，如果引进高科技，则能大大地减轻管理人员的工作量。我国国土面积广阔，各个地区的发展速度也不一致。有的地区的经济和科技发展水平较低，单位的档案办公条件也相对较差。遇到这种问题时，事业单位的档案管理部门可以向政府申请增加治理费用，申请被批准之后，单位的档案管理人员可以利用这笔经费改善档案管理办公环境。另外，档案管理人员需要加强对管理软件的研发，先进的管理软件有助于提高档案管理人员的工作效率，在某种程度上也减轻了档案管理的工作强度。

（三）构建网上档案管理系统，实现档案现代化管理

现如今，人类已经进入了信息时代，事业单位应根据自身的发展状况，改变传统的档案管理模式，在了解和掌握事业单位档案管理发展规律的基础上，以严谨科学的工作态度，加强单位档案的现代化管理。同时，事业单位应当对工作人员进行计算机管理培训，将计算机网络技术、光盘以及缩微技术应用到档案管理工作中。将计算机网络技术与档案管理工作联系起来，遵循管理网络化和数字化的原则，构建网上档案管理系统，积极做好档案管理与信息服务工作，以便于提高事业单位档案管理的整体水平。