新时期事业单位档案管理信息化的建设与发展

2014-12-04叶冬花

办公室业务 2014年23期

本文从现有的情况出发，对档案管理工作信息化的特点进行了分析研究，并结合其中的问题，提出了具体的解决措施。

事业单位；档案管理信息化；作用；对策

社会经济水平的不断提高使得我国总体的信息化建设进程加快。而信息化建设的发展也表明，越来越多的行业工作需要计算机及网络的辅助来提升总体的工作质量和生产力。

在信息化技术还未应用到事业单位建设中时，其档案管理工作大部分由人工完成。由于操作数据的繁琐和档案种类的庞杂，人力、物力消耗较大，且工作质量难以符合单位预期要求，导致很多相关工作无法有效展开，工作水准大大下降。信息技术的应用除去解放了档案管理工作人员之外，也让档案管理工作更加节省时间和空间，传送更加方便，保存和整理更加便捷。因此，事业单位的档案管理信息化建设已经成为档案管理工作的必由之路，对于档案工作建设的规划发展具有重要作用。

一、事业单位档案信息化管理的特征

（一）档案存储环境优化

在旧有的档案管理工作中，档案的记录媒介多为纸张，而由于纸张的保质期有限、较易磨损且容易受潮或虫蛀等的特点，档案管理资料需要定期进行重新记录和整理，档案的存放时间较短，存放条件限制也较多。因此，从这一角度来说，在进行档案管理过程中，事业单位要专门选取合适的储存环境进行档案的存放和整理。另外，由于记录和整理工作大部分由人工操作完成，工作量大，工作内容反复。不过，在信息化技术引入到单位的档案管理之后，档案大部分都可以存储到电子硬盘当中，且可以根据需要对档案进行复刻或备份。相对于传统的档案管理来说，电子磁盘占据的空间大大减小，只要防止过多的磁场干扰，电子档案不会受到虫蛀或者天气环境等的影响，优势立显。

（二）档案使用、查询便捷

传统的档案由于大多有纸张记载形成，耗费档案管理工作人员大量的时间和精力进行整理，因此档案资料相对来说都十分珍贵，所以在借阅和查询时，程序都较为繁琐。另外，由于借阅使用的过程中，档案与粉尘进行了大量接触，因此档案很容易受到磨损，更加剧了档案管理工作的困难。而信息化档案管理建设可以在减少档案占据的时间和空间的同时，保障档案管理工作的外部共享和内部使用都较为方便。在进行档案查阅时，相关工作人员只要利用电子信息搜索和查阅的功能寻找相关的资料，不必多次查阅卷宗，尽可能避免了档案资料的磨损。另外，档案管理查阅的手续也更加简便，借阅人员可以根据需要随时进行档案查阅。

二、事业单位档案信息化管理的问题分析

（一）工作人员对档案管理工作认识不足

事业单位的领导和其他部门的工作人员对于档案管理工作认识不足主要表现在其认为，档案管理工作只是对事业单位工作内容的总结，对于单位整体的建设和发展并没有任何作用，因此档案管理工作无法得到大部分单位工作人员的支持，其信息化建设受到严重阻碍，信息化管理水平也不高。

（二）档案管理资金投入不够

在事业单位的档案管理信息化进程中，其需要专门的设备进行数据处理和管控，而由于事业单位的领导和其他工作人员对于档案管理工作的重要性认识不够，因此档案管理工作的资金投入有限，即使有些部门能够认识到信息化建设对于档案管理工作水平提高的重要性，但是信息设备资金投入仍未能得到有效落实。

（三）档案管理人员素质不高

档案管理信息化建设需要使用专门的计算机设备，但是传统的档案管理人员大都没有受过先进技术的培训，因此其面对新兴的技术设备，并不能有效发挥自身的主观能动性，事业单位的档案管理工作水准更无法有效提高。

三、新时期事业单位档案管理信息化的建设与发展路径研究

（一）加强对事业单位档案建设相关人员的深入教育和启发

随着信息技术的不断发展和计算机的大力普及，事业单位的各项工作都离不开电子办公，而档案的种类和数量的不断增多，也给档案管理工作带来困难。传统的档案管理方式已不适应这个时代的需要，只有将档案管理同信息化管理相结合，才能让档案在分类、统计、检索等方面更加方便、快捷、有效，从而在工作中发挥出档案管理信息化应有的作用和优势。因此，要加强对相关档案管理人员的教育，提高其技能素质，同时启发他们通过理论的学习与实际工作相结合，发挥想象力和创造力，对工作方法进行改革和创新，实现档案管理人员工作技能的提高，从而实现档案管理信息化工作水平的全面提高。

（二）增加对事业单位档案信息化建设投入力度

首先，要增强事业单位负责人对档案管理信息化的认识，只有当负责人深入了解到档案管理信息化的重要性，才会大力支持档案管理的信息化建设，从而使其成为档案信息化建设的坚强后盾；其次，要加大对资金的投入力度，对档案管理信息化建设中需要的硬件、软件设施进行投入和完善，能够大大提高档案管理系统的安全性和完整性，保障档案管理信息化在日常工作中的高效运转；最后，还要对档案的各种信息进行实时处理，及时更新数据资料，保证各项数据的可靠性和完整性，提高档案管理的信息化水平。

（三）构建安全科学的管理机制

档案管理信息化建设的初衷是为了更好的为社会服务、为人民群众办事，所以事业单位的档案管理部门要尽可能多对档案信息进行补充，并建立一套安全科学的管理机制，从而实现档案信息利用的最大化，同时也能够达到资源的共享功能。并且建立一套安全、科学的档案管理机制，也是为了能够最大限度的解决社会上虚假信息的出现，维护社会秩序，保障人民生命财产安全。

（四）加强对档案信息资源的建设

档案信息资源的建设是档案信息化建设的基础，没有档案信息就无从谈起管理。因此，事业单位在进行档案管理信息化建设中，首要任务就是要建立一个拥有完整规模的档案信息资源的数据库。当然，对档案信息的管理不仅要注重局部的管理，更要注意档案在事业单位全局管理中的统一调配。因此，可以从以下几个方面来进行：第一，建立起完整系统的档案目录中心，将分散的档案信息进行集中管理；第二，加快对档案信息资源的数字化进程，提高数据信息化管理的使用效率；第三，同其他社会信息资源系统相连通，是数据中心成为国家档案资源网的一部分，实现全国资源共享，更好地为人民群众提供服务。

（五）积极做好档案的保密管理工作

当今社会是信息大爆炸的时代，信息的传播速度以及传播范围都比之前要更快、要更广。当事业单位对档案管理实施信息化建设时，如果各种档案、信息都在互联网上进行交流传播，将会严重威胁到事业单位的信息安全，为部分档案的保密性管理埋下了隐患。因此，在事业单位进行档案信息化管理中，要积极做好档案的保密管理工作，定期维护单位的信息安全，提高数据信息的安全性，维护单位信息安全。首先，事业单位可以建立相关的档案保密管理机制，对档案的各种数据信息加强安全管理；其次，要让单位员工，尤其是档案管理人员提高对档案信息化管理安全性的重视，加强对员工素质的培养，防止信息的内部丢失；最后，还要加强事业单位的网络安全性，防止档案信息被黑客攻击而丢失。