纸质档案和电子档案在社区卫生服务中的应用探究

文/吉林省双辽市辽西社区卫生服务中心 田丽红

近几年来，我国逐步加强社区的建设。社区卫生服务作为社区建设的重要组成部分，得到了普及和发展。档案管理是工作中不可缺少的一环，随着工作的深入，纸质档案和电子档案是应该共存还是由电子档案完全替代纸质档案是一个值得思考的问题。

一、纸质档案和电子档案的作用及优缺点

（一）纸质档案的优点和缺点

纸质档案，是以纸张作为载体的一种档案，可信度高，具有真实性和安全性，直观性，而且还具有很强的凭证效力和法律效力。

缺点是检索起来相对电子档案较麻烦，较占用空间，需要注意防火、防潮、防虫等问题。

（二）电子档案的优点和缺点

电子档案打破了纸质档案固定场所的局限，具有共享性、经济环保、便于携带、传输等很多优点。

缺点是需依赖于计算机来读取和使用。相对于纸质档案不够稳定安全，当有病毒、外磁场干扰等因素时，易使电子档案失真、泄密、甚至丢失。

二、社区卫生服务的特点

社区卫生服务是以人群健康为中心、以家庭为单位、以社区为范围、以需求为导向，以妇女、儿童、老年人、慢性病人、残疾人等为重点，以解决社区主要卫生问题和满足基本卫生服务需求为目的，融预防、医疗、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等为一体，是一种有效、经济、方便、综合、连续的基层卫生服务。这些工作需要采集大量的信息，且信息有时需要更新、补充，这给档案管理工作带来了很大的挑战。

三、纸质档案和电子档案在社区卫生服务中的应用发展现状分析

目前，我国社区卫生服务工作，皆采用纸质档案和电子档案并存形式。社区卫生服务工作中的档案有行政业务、人事、财务、设备档案和病历档案、居民健康档案等。

行政业务、人事、财务、设备等档案的管理基本与其他事业单位一样，大多按照事业单位档案管理制度和办法来操作，结合实际要求，仍然以纸质档案和电子档案并存的形式。

至于社区卫生服务中的居民健康档案的应用当前正处于发展和完善阶段。如何合理使用和保管一直是值得探究的问题。

人们都知道患者在就医时形成的病历档案是不可缺少的文字资料，是医生诊疗的记录和依据。随着社区卫生服务的开始，居民健康档案基本建立起来，它的建立将对居民的公共卫生服务和卫生部门统计数据有着重要的意义。

居民健康档案的首次建立，大多使用纸质档案，当档案内容更新或者辖区居民前来医院就诊时，更新补充的内容填写均以纸质为主填写，之后由专职工作人员录入电子档案保存，以便于调取查阅。

四、纸质档案和电子档案在社区卫生服务中发挥的作用

社区卫生服务由于其工作的多样性、复杂性，纸质档案不可缺少。以对慢性病人管理为例，医生入户访视，首先会将慢性病人的当前健康信息、健康干预措施等均记录于纸质档案，过后整理完整后，录入电子档案。这时电子健康档案即可成为工作和慢性病人的参考依据。

如果电子健康档案和门诊诊疗、住院病历等资源共享，就极大方便了医生和患者，减少了重复检查、重复治疗等。

实践证明，纸质档案和电子档案无法互相完全取代。

五、纸质档案和电子档案在社区卫生服务中遇到的问题及建议办法

1.发现问题：纸质档案检索和调阅起来比较麻烦，一旦填写失误，不易改动。电子档案虽然检索较快捷，但对操作者有基本的技术性要求，目前有很多社区医生，虽然专业业务水平足够，但对计算机的使用还不够熟练，造成了电子资源的浪费。另外，电子档案的保密性、安全性仍未得到妥善解决。

2.建议办法：社区卫生服务中心可以在门诊诊疗处，让医生可以通过医疗保障卡或者居民健康信息卡在医院信息系统平台上搜索到居民的健康档案信息，将检查病情等临时记录，过后调取档案填写补充并录入电子档案。

如果遇到本辖区居民前来就诊，且在电子网上未检索到居民信息，说明未建立健康档案，可根据居民意愿来建立健康档案。

至于保存在磁盘、光盘上等载体的除健康档案的其他社区档案，考虑到安全稳定性，应该同时保存有纸质档案，以防止意外情况。

无论是纸质档案还是电子档案都应该有严格的管理制度，除了专业人员专门需要，不得随意调取查阅。

六、结论

综上所述，纸质档案和电子档案在社区公共卫生服务中均发挥不可替代的作用，为了扬长避短，充分考虑其实用安全性等因素，目前只能采用两者兼用的双轨制。

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