关于新形势下提升民办高校办公室管理效能的实践与思考

文/应天职业技术学院综合管理办公室 成庭羽

一、民办高校办公室工作的特点

（一）办公室职能多元化，工作任务重

公办高校的党群部门通常设有组织、宣传、统战、纪检等部门，而民办高校基本未分设这些部门，而是党政合一的办公室就包揽了这些部门的所有工作职责，此外还要承担学校的行政管理事务。这就要求民办高校办公室要一专多能、精简高效，这也是民办高校迫切需要提高办公室管理效能的客观原因。

（二）办公室人员稳定性差，工作效率低

相较于公办高校，民办高校的独立性和自主性更大，其办公室在岗位设置、人员配备等方面更实际、更精简、更灵活。而民办高校办公室的岗位精简，必然导致人少事多，并且很多都是半路出家，比如有些是从企业转到学校，或是从教师、教辅等其他队伍中调整到行政岗位，因此人员稳定性差，专业水平更是参差不齐，工作效率低下。

二、影响民办高校办公室管理效能的原因分析

（一）对办公室工作职能的认识不够

民办高校办公室作为学校联系上下的桥梁和纽带，其重要性是毋庸置疑的。但在实际工作中，从上到下，包括很多领导在内对办公室工作职能界定不清，将办公室工作简单地定性为“打杂”，认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作。在定岗定编的时候，办公室人员一律不纳入专业技术人员之列。由于思想观念的误区，办公室人员的工作积极性大打折扣，专业特长难以得到发挥，很难树立起长远的发展目标，办公室的参谋决策、综合协调、督办、公关等重要职能得不到充分的发挥，这样导致了办公室整体的工作处在低水平状态。

（二）办公室人员队伍整体偏弱

队伍偏弱主要体现在文化水平偏低、专业性不强、技术不高、不稳定等方面。而导致队伍整体素质不高的主要原因有三个：一是人才引进随意性比较大。由于民办高校没有事业编制，高水平的年轻人才引不进来，人才引进的标准很难确定，没有形成合理的人才梯度结构。加上人为因素的影响，某个岗位存在随时换人的情况。二是现有人才缺乏系统的培训。民办高校办公室人员很多都半路出家，有些是从企业转到学校，或是从辅导员、教师队伍中选，参差不齐。出于办学成本考虑，民办高校办公室人员很少有外出培训的机会，工作水平很难上台阶。三是待遇低，缺少激励机制。办公室属于清水衙门，工作人员就像老黄牛一样，年复一年，日复一日，默默无闻，工作业绩不容易显露。所以，办公室人员待遇普遍偏低，很难上去。

（三）缺乏系统的规章制度和规范管理

规范健全的规章制度是高校科学发展的重要保障，但当前多数民办高校的首要任务仍然停留在规模扩张上，缺乏正规的管理和健全的制度。工作中，依然存在种种状况，很多规章制度间缺少衔接性，一些文件出台的时间缺乏科学、连续性。民办高校办公室工作强度大、事务繁杂，除了公文收发、印签管理、检查督办等一些常规工作外，还有诸如各部门工作协调，外事服务、来宾接待等辅助工作。面对如此繁冗杂乱的工作，没有一整套科学规范的规章制度和办事流程，极易造成管理混乱。特别是在面对一些重大活动、突发事件时，建立一整套科学的管理规章制度是至关重要的!这不仅能让办公室工作忙而有序，还能在一些关键时刻彰显学校的声誉，维护学校形象。

三、提升民办高校办公室管理效能的路径

（一）加强高素质专业化的办公室工作队伍建设

扁平化管理作为现代企业一种高效的管理模式，具有机构精简、效率高、管理幅度大等特点。高校办公室实行的传统“金字塔”式层级管理体制存在人浮于事、效率低下等弊端，民办高校办公室可以充分发挥管理体制和运行机制自主灵活等特点，引进企业的扁平化管理模式，有利于实现效率、效果、效益的最大化。以民办高校办公室岗位设置为例，大多以党政办合署办公为主，主任一肩挑两职，下面设文秘、行政综合、党务综合、宣传、档案管理等岗位，共2级管理层；有些规模大一些的学校，在主任下面增设主任助理或副主任一职，相比传统办公室从主任、副主任、科长、副科长到普通人员5级管理层更优化。层级压缩，精简人员，明确岗位工作目标和职责，各司其职，各尽所能，业务上直接接受主任或副主任指导。每年，实行轮流换岗。这样，每个岗位人员都能独当一面，成为业务能手。这对调动办公室人员积极性，提高办公室工作效能创造了条件。

（二）完善制度建设，规范工作标准

规范管理是民办高校在激烈竞争中得以脱颖而出的最基本因素，只有规范管理的民办高校才能获得社会各界的真正认可，才能可持续发展下去。因此，民办高校办公室应从全局出发，建立健全各项工作的规章制度，确立规范的工作标准，加强制度的监督检查和贯彻落实，使各项工作按照规范化的流程进行，减少工作中的主观随意性和各种人为因素的干扰，最大限度地提高办公室的管理效能。

（三）实行岗位责任制，配套激励措施

工作中因职责不清而出现互相推诿的现象时有发生，民办高校办公室工作也不例外。而对于更需要讲究管理效能的民办高校来说，有必要建立较为完善的工作目标责任制和岗位责任制，把每项工作任务落实到专人，并明确任务所需达成的工作目标，作为工作绩效的考核标准。同时，还应配套相应的激励措施，才能有效地保障工作的真正落实和执行，防止弄虚作假等不良现象的发生。

（四）整合资源，建设数字化办公室

随着网络的发展，数字化建设已成学校建设的重要部分。正如陈至立同志所说：“要实现教育的现代化，要实现教育的跨越式发展，教育信息化是一个关键因素。”目前，各民办高校都十分重视数字化校园建设，全部建立了自己的校园网。在校园网上启用了。如：教务管理系统、财务管理系统、后勤管理系统、档案管理系统、图书信息管理系统、校园安全监控系统、办公自动化系统等。办公室要有意识有目的地整合这些资源，尤其是要充分利用办公自动化系统，及时收集、处理和传递管理信息，利用互联网实现异地办公，通过培训提高全校二级单位办公室及教职工的办公室自动化水平，提高办事效率，节约办学成本。

四、结语

面对的新形势，民办高校办公室要审时度势，转变观念，认真界定承担的工作职责，积极创新工作方法，要通过优化管理模式、加强队伍建设、建章立制、加快信息化建设等途径不断提高管理效能，以服务为中心，充分发挥桥梁和纽带作用，把全院教职工的智慧和力量凝聚到学校改革、发展与稳定的大局中来，为民办高校实现从规模扩张向稳定规模、提高人才培养质量和规范管理转变，提供制度保障和更深层次的服务。

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