浅谈医院办公室的综合管理作用

文/杭州市老年病医院 郭松福

办公室是医院的综合办事机构，按照领导的意图，认真贯彻领导的决策和意图，是办公室的主要功能和重要职责。办公室处于承上启下，联系左右，沟通内外的交叉点上，这一特殊位置决定了办公室综合管理的功能是其他部门所不能代替的。在当前医疗市场竞争如此激烈的情况下，如何进一步发挥好办公室的综合管理作用，促进医院健康发展，这是值得探讨的一个课题。

一、办公室综合管理功能的表现

（一）对外是“马前足”，是领导的哨兵，具有侦察功能

因工作需要，医院必须与外界如卫生、医保、人事、环保等行政部门或兄弟单位打交道，建立联系。办公室人员必须要按照领导的意图就某方面工作先与他们进行沟通交流，取得初步意见。然后院领导出面，在此基础上就某事进行商量敲定，以便工作完美。

（二）对内有三层作用

首先对院级领导起到参谋作用。针对医院发展中的各类问题，办公室先进行调查研究，综合各方面因素后提出参考意见。既能为领导排除琐事的干扰，节省时间，又能为领导提供有价值的初步意见。其次科室间的协调作用。办公室与人事科、医务科、财务科、护理部、科教科、总务科等职能科室是平级单位。而他们之间的协调也是办公室的职责所在。多部门合作需要协调，多部门间出现矛盾也需要协调。办公室正如民间的“媒婆”一样，和来和去，融洽关系，最终目的将工作完成。最后是对下级的管理作用。工作一旦布置下去，就必须有部门去监督落实，办公室对此责无旁贷。对下级科室的工作实行有效管理，实行日常监督，遇到困难及时帮助解决。取得成绩或工作进度及时向院级领导汇报，让领导心中有底，并追求工作最优化。

二、办公室人员的素质涵养

办公室工作的复杂性决定了办公室人员素质的全面性，主要包括以下几个方面：

（一）良好的道德素质

办公室人员所面对的人与事都较广泛、较复杂。对事对人都要坚持实事求是、公正公平、廉洁奉公原则，处理问题公正、客观、不偏不倚，不耍花招。不能迎合不合理的要求，要积极采纳合法合情合理的建议，把工作做漂亮。

（二）较宽的知识面

办公室综合管理工作涉及面广，综合性、应变性极强，要求办公室人员不仅具有本部门一定的业务专业知识，而且必须具有一定的行政管理、公共关系、社会学、心理学、逻辑学等方面的知识，博学多才，才能善于综合管理。

（三）较高的政策水平

凡事都要有依据。在日常处理事务中，要求办公室人员按章办事，按政策办事。因此掌握有关政策是至关重要的。一方面要熟悉掌握医院内部的各项规章制度、工作程序。另一个方面要正确理解和了解党和国家，特别是行政主管部门的有关方针政策、法律法规，这样才能正确用好、用足政策，大胆开展管理。

（四）较强的工作能力

办公室工作繁杂，有机械性的，也有创造性的。管理协调的对象千变万化，管理协调的事情林林总总，需要根据不同问题，不同情况，提出不同方案。要求办公室人员具有一定的创造能力、组织能力和社交能力。

三、办公室人员的工作方法

（一）要转变观念

办公室不是简单的抄抄写写，也不是简单的传话筒。院领导先要转变观念，要重视办公室的功能，不要认为办公室是领导的附体，它是一个独立机构，要赋予足够的权力。办公室人员本身也是转变观念，要对本职工作理清思路，制度相关制度，要有“大管家”的意识，医院的大大小小事都可顾问，都要了解。随着公立医院改革进一步深入，各种新矛盾、新问题不断涌现，各职能部门之间，职工之间都要办公室协调解决。办公室也可称为“不管部”，边缘性工作，交叉性事务都由办公室负责。

（二）要有服务意识

临床为前勤，行政为后勤，办公室可称为总后勤部长。后勤为前勤服务理所当然，天经地义。办公室管理从某角度来说就是多方位的服务，包括对上对下，对内对外的各种服务。这要求办公室人员工作中注意改善工作作风，讲究方式方法，牢固树立服务意识。

（三）要有权威意识

为了使工作政令畅通，必须有权威意识，千万不能胡言乱语，夸夸其谈。树立权威有两种方式，一是软性权威，靠个人的知识水平、文化修养和道德素质形成的，加强自身修养至关重要；另一种是靠医院行政任命，行政职务所带有光环形成的。所以领导要适当放权，在一定的场合把某种权力授予办公室。这样工作能更有效的执行，确保单位上下和谐统一，步调一致，齐心协力地为完成单位的总目标、总任务而努力。

总之，综合管理是办公室重要的职能，也是办公室作为领导参谋助手的具体体现。要充分挖掘办公室的工作潜力，强化综合功能，提高管理水平，更好地促进医院健康快速发展。