电子商务环境下办公室业务工作的变革

龙慧琳

摘要：本文在对电子商务环境下现行办公室业务工作的变革分析的基础上，根据目前办公室业务工作变革的实际情况对办公室业务机构的重组进行了试探性研究。

关键词：电子商务环境；办公室业务；工作变革

一、电子商务环境下办公室业务工作的变革

（一）网上议事

电子商务的出现，从根本上改变了传统办公室那种周期长效率低且极为繁琐的采编业务工作的流程：

首先，网络采访电子商务大环境的形成和网上店铺、电子出版发行机构的繁荣，拓宽了办公室物品采购的范围，也提高了其采购的效率。现行办公室的物品采购利用电子商务系统可在网上实时进行，采购员不必亲自外出采购而能广泛浏览网上各大店铺的物品目录和内容，从而确定其要进行的活动在网上发订单，利用电子商务方式进行支付，还可通过网上实时跟踪系统随时查询有关信息，最后利用电子商务系统进行配送，大大缩短了办公室的物品采购周期，也扩大了其采购的范围，从而提高了现有办公室物品采购工作的效率。办公室网上采购也大大降低了采购成本，因为当前网络环境下为办公室的采购走联合之路提供了机会当前办公室资源的采购（特别是电子资源），可由各办公室自愿组成集团，共同推举谈判代表在网上与资源提供商谈判价格和使用条款，购买合同最终则由提供商与各成员馆签订，购买费用由各成员馆利用电子商务方式自行支付给提供商，这样办公室利用集团购买的方式可享受到批量购买的优惠价格，同时也节省了各成员馆分别谈判的人力资源，而各成员馆的采购成本也大大降低。

其次，联合联机编目。办公室为了充分共享联合联机编目就必须引入电子商务，通过网络来进行费用的结算，通过联机编目，可以大大提高其编目人员分编图书的工作效率和准确性，实现编目资源共享化。如美国的联机计算机办公室中心之类的大型书目中心就在传统办公室时期已向有条件的办公室提供联机书目数据服务，目前又通过网络推出了“合作联机资源目录”，各办公室可提供编目参考，经审核后可在线为其他办公室编目共享。国内提供联合联机编目的办公室也有不少，如广州中山图书馆办公室通过中国公众多媒体信息网络开始为办公室提供联机编目服务等，这样为各办公室编目资源的共享打下基础。

（二）实时调整

随着出版发行机构电子商务的不断成熟，办公室不仅可利用电子商务交易方式通过网络向出版商和发行机构订购各种上网的店铺和信息机构购买或租用物品或购买或租用使用权，而且也可向其他办公室进行有关数字信息存取和传输权的交易，如清华大学图书馆办公室在线出售其所编制的《学术期刊光盘数据库》的网络版和光盘版，中国数字图书馆办公室在线销售“十五”计划光盘。

（三）网上信息流通

办公室对内部以及网上各种多媒体信息资源进行加工、整合、保存管理与发布，建立有组织的数字资源为核心的知识网络，充分利用互联网进行高速链接，以分布式的海量资源库为支持，以智能检索技术为手段，无时空限制地向各地客户实时提供丰富多样的信息服务，且能提供优质高效的特定信息服务如中国办公室能针对重大课题或常规课题所进行的定题服务、查新服务跟踪服务、剪报服务、数据收集服务和资料编译服务等，这些信息服务的提供可利用电子商务平台，为各类用户特别是远程用户提供传统办公室无法实现的优质高效的信息服务，另外，有的办公室（如国家办公室超星、书生之家等数字办公室）利用电子商务系统还为用户实时提供各种技术解决方案服务，这些服务根据不同的内容和价值，利用电子商务方式进行交易，将服务结果直接以传真电子邮件、下载或邮寄给用户。

（四）资源共建共享

信息资源作为知识经济的核心支柱，其建设的最终目的是实现资源的共享，但这种共享往往是建立在有偿服务和有偿使用上的。因此，办公室通过引入电子商务，在网上实时交易，就可有效地实现电子的馆际互借和信息的快速传递，使各馆中的每个用户都能获得方便快捷的优质服务，充分体现出信息资源共建共享的巨大优越性。

（五）进行网上营销

目前，办公室营销的主要内容可概括为以下几个方面：

战略营销：主要是根据自身的资源特色信息产品和服务的类型及数量，结合目标市场用户和环境，从整体上向用户进行宣传和介绍，以此树立良好的形象，提高社会地位，策划出一个独特的、可以实现的网上办公室的战略目标和形象，由此吸引大量的用户和多方面的资助和合作，求得更大发展。

资源营销：主要是指借助网络对信息产品和服务详细地进行全方位的宣传和介绍，并设立不同信息资源和产品的显示网页，建立相应的导航系统，通过分类、索引、链接等方式将自身的各种文摘、索引及全文数字资源尽可能地在第一级页面中展示给用户，使他们快速地找到和利用自己需要的产品和服务。

同时，它还可以利用网络的互动功能与用户进行实时沟通，以提高用户利用资源的满意度。

二、电子商务环境下办公室业务机构设置方案

基于以上对电子商务环境下办公室业务工作变革的分析，笔者认为办公室机构可以按照其在电子商务环境下所提供服务的功能划分。

（一）办公室领导层

由主任、行政助理和业务助理组成，负责全馆的政策计划、控制、协调、公关等。具体来说，即制定改革措施、规章制度和岗位职责，进行人事管理、经费安排业务指导业务工作协调、馆内外协作交流以及后勤事务管理等，其主要职能是做好行政与业务的协调工作，决策参谋、中介协调及事务管理等，可以说是办公室的总后勤部与总服务台。

（二）信息开发部

通过对信息技术的应用，强调对专业信息产品的深入开发和多次开发其业务包括：联机检索、光盘检索网站建设专题数据库开发，以中文期刊和数据库为基础的二三次开发；强调用户开发和客户教育等等。其主要功能是提供网络导航服务、提供各类课题、专题信息跟踪服务以及特色化馆藏资源的数字化建设服务等对大型专业的办公室还可在其下设网络信息导航小组、课题服务小组和特色化数字资源开发小组及其他开发小组。

（三）客户服务部

该部主要涵盖了对客户的网络导航、客户培训等服务。其主要业务是向本地客户和远程客户提供各种查阅、咨询服务、各种信息增值服务用户培训服务及为用户提供定制个性化信息的服务。其主要职责有两个：一是向各地客户提供自身各类型与各载体形式的信息资源及相关功能服务及利用电子商务系统向网络用户提供各类增值信息服务，尽力满足用户个性化需求；二是利用所建网站开展信息资源的宣传与用户检索技能教育与培训等工作。

（四）技术服务部

办公室越来越依靠计算机和网络设备来支持其工作，而设备的配置维护及系统的开发及运行均需较高的技术水平，所以技术服务在办公室中是一个关键性的部分。其主要职责是：一是负责整个办公室计算机系统及全馆的网络系统的管理维护及升级工作；二是负责办公室系统的安全工作，办公室自动化系统和数字化信息资源服务系统及电子商务交易系统的安全需做好全面的防护工作；三是负责数字化的备份工作，按时进行数据的备份，保证资源的长期保存；四是数字办公室系统开发与应用实施多媒体与声像设备的管理与利用工作等。

结语

随着电子商务发展的不断成熟，办公室的各项业务工作利用电子商务也逐渐成为现实，其在办公室的应用极为广泛。首先，办公室利用电子商务管理系统可以优化其业务工作流程的管理内部处理；其次，利用电子商务交易系统可拓宽业务工作服务的范围和提高业务工作的水平；再次，通过实施电子商务方案，可降低信息采编及传播业务工作的成本费用，而信息的利用率也得到极大的提高：最后，电子商务功能使办公室能产生新的业务工作。

参考文献：

[1]周亮.基于电子商务的企业营销模式创新研究[J].商场现代化，2011（12）

[2]张建平.电子商务引导现代营销模式改革的研究[J].中国商贸，2011（24）

[3]王佳红.我国企业电子商务发展面临的问题与对策[J].经济与社会发展，2011（8）