基层单位档案室资料的现代化管理

曹光顺

摘 要：要实现档案室资料的现代化管理，基层单位应根据实际情况，提高管理人员的整体素质和档案意识，建立健全管理制度，建立图书档案一体化管理模式，档案管理人员要通过现代管方法和手段，采用先进技术和设备，学习掌握计算机知识和技能，充分发挥档案人员工作的主动性，积极性，来实现档案管理的现代化。

关键词：档案管理 现代化 基层单位

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）09（c）-0191-01

档案资源的急数量剧增长，经济社会发展对档案利用的频繁程度逐渐增加，基层单位档案管理必须适应档案信息现代化和经济社会协调发展的需要。档案工作应从初级存放利用档案转变到现代化管理上面，目的在于更好地利用档案信息，这是档案管理工作的目标之一。

1 提高管理人员的整体素质和档案意识

1.1 提高管理人员素质

档案管理工作是一项专业性很强的工作，一名合格的档案管理人员，不但要有专业的理论知识，还有较高的职业素养。只有通过专业培训，继续教育，才能提高档案管理人员的整体素质，档案工作人员要自觉服从党和政府在经济社会发展方面的工作大局，为其提供良好的档案信息化服务。要不断提高适应岗位要求的实际技能水平，通过走出去请进来的方式深入调查研究，不断提高管理水平。档案管理水平的优劣是一个单位管理水平和文明程度的重要体现。

1.2 增强档案意识，提高全员档案认知度

档案知识宣传和业务知识培训应面向单位全体职工。定期不定期地利用各种形式宣传档案的作用和意义，档案管理人员应身体力行，向单位职工讲解文件资料收集整理归档的全过程并亲自完成，不断扩大全体职工和档案管理人员对档案工作的正确认知，使其认识到档案信息化对经济社会发展的重要性和紧迫性。

2 建立健全管理制度，形成图书档案一体化管理模式

2.1 建立健全管理制度

要根据档案法及其相关法规制度，根据本单位实际，建立健全并切实贯彻实施档案收集、整理、保管、利用、保管期限、归档范围等相关流程管理制度，将其纳入岗位责任制和考核办法之中，并在实施过程中不断得到完善。在全员档案意识提高的同时，使其能自觉地配合档案管理部门完成相关材料归档工作，以传递、登记、借阅、归还档案等制度完成档案动态有效管理，保证档案资料的完整性，一旦遗失及时查找补损。

在制定、贯彻和完善档案各项管理制度的同时，要对档案信息的制作、保管和利用流程作出规定，要制定和完善档案考核检查制度，确保档案质量，确保档案集中统一管理，使档案管理的每个环节都有据可依，真正做到档案管理规范、高效完成。

2.2 建立档案图书一体化管理模式

由于基层单位档案管理人员少，少数为专职多为兼职，任务并不繁重，应根据实际情况实行档案图书一体化管理模式。这不但可以节省人力、财力、物力，实行动态管理，能够提供更多的综合信息，有利于服务于单位发展，有利于对社会提供相关档案服务。

3 档案资料和档案利用反馈信息的广泛收集

利用档案为单位和经济社会发展服务是档案管理的最终目的，这可产生潜在的经济效益和社会效益。所以，单位档案工作要广泛收集档案原始资料并进行信息加工，使档案为单位各项工作的顺利开展奠定坚实的基础。收集、了解和研究档案利用反馈信息，可以了解档案信息是否确实发挥了应有作用，要不断总结经验教训，根据服务对象不同的需求，从用户的利用价值出发，改进档案信息化过程，不断提高档案利用率。

为从源头上保证档案收藏资源的广泛性、实用性和合理性，要根据单位和社会发展的需求，不断修改归档范围，保管期限，同时除传统的纸质载体外，还有实物、照片、录音、录像等载体形式，逐步实行了档案载体的多样化。

4 实现档案管理现代化，工作标准化和规范化

配置先进的设备是档案管理现代化的基础，在此基础上可以实现管理理念和管理技术的现代化，通过相关的工作制度和规范达到管理的标准化和规范化，这是实现现代化管理的前提。

案卷组织的方式、格式以及分类、著录和索引规则，文献编纂规则等是标准化规范化管理档案的主要内容。要完成这些工作，必须有先进的技术作为支撑，这些先进技术包括计算机应用技术、刻录光盘技术、水印技术等，并有相应的人才来充分利用这些技术。只有设备先进，技术领先，并有相应的专业人才和先进的管理理念作为保证，才能真正实现档案管理的现代化，为单位和经济社会的发展提供保证。

5 加快数据准备，推进档案现代化管理进程

建立的工作程序与方法应做到规范化和科学化，重视计算机数据准备工作，避免因计算机数据准备不足所致无法使用甚或对档案现代化管理进程直接造成影响。在著录工作中，应做到以下几方面。

5.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的目的在于使档案为经济社会发展服务，现代化档案管理是为了提高档案的利用率。在实际工作中，应根据各全宗的重要性、价值、利用率和开放等对所有全宗排队，可开放的核心档案和社会利用率较高的档案应优先加工整理，以加快档案管理现代化的进程，不断提高档案信息的社会利用率，达到管理目的。

5.2 分级著录，省时省力

著录过程中，如果档案反映问题单一或查考价值不高，以案卷级著录方式完成即可；对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案，以文件组合级著录方式完成即可；对重要文件或反映问题庞杂的文件，必须以文件级著录方式完成。这样做的好处表现在，充分表现档案的主题内容和特征，著录条目和录入条目降低了，不仅节约了人力、物力和财力，更可以提高工作效率。

5.3 分门别类，利用档案目录的原始信息

在著录时，对基础好又具备全引目录的案卷，直接在全引目录上分类标引的方式完成；对特殊形式的档案，可将相关项目用案卷目录的方式直接录入计算机，并统一给出分类号的方式完成。上述著录方式充分利用了档案目录原始信息，著录环节较少了，提高了著录速度，降低了工作压力。

6 培训计算机知识和技能

新归档方法以档案现代化管理为前提，必须在设备先进、操作设备和软件的能力较高的情形下，才能较好地完成这项工作。这要求档案管理人员要学习新的档案整理办法和计算机知识及其操作技能，早日实现档案现代化管理，不断提高管理水平。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施作支撑外，还要强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。要根据服务对象的不同需求，加快开发和利用现有信息资源。同时，要加强电子档案归档管理和人才建设，对现有的各种档案通过现代信息处理技术进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。

抓好档案管理人才队伍建设，这是做好档案现代化管理的基础，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强专业培训，吸纳和发现各方人才，壮大充实档案信息人才队伍，高质量地完成档案信息现代化管理工作。endprint