大学英语四、六级考试考务流程精细化管理的实践与探索

杜 娟 周 光

（长春理工大学，吉林 长春 130022）

一、引言

全国大学英语四、六级考试是教育部主管的一项全国性的教学考试，自1987年首次开考至今，报考人数逐年增加，近年来，为满足当前形势下大规模标准化考试的要求，四、六级考试无论是从考试内容还是报考形式上都在不断改革与调整，这就对考试组织工作提出了更高的要求。如何确保考试公平公正、平稳有序地组织实施，成为广大高校四、六级考试考务管理人员面临的重要课题。长春理工大学每次参加四、六级笔试的考生在13000人上下，从组织报名、考场编排、准备工作到实施考试都由教务处统一管理，考务管理工作具有整体性和一贯性的特点，数据管理、资源调配全校一盘棋，更便于考试各环节的衔接，也为考务工作精细化管理提供了条件。

二、四、六级考试考务流程精细化管理的意义

全国大学英语四、六级考试作为一项国家级考试，其社会关注度高，影响力大，具有特殊性、严肃性和权威性。为确保考试规范有序、高效精确地开展，考务管理人员应站在整体和全局的高度，把握规律性，明确目的性，强化流程意识，落实各方面要求，使各个环节无缝衔接；应树立精细化管理的理念，合理分配时间和精力，将考试顺利圆满实施的终极目标分解为不同的阶段目标，化繁为简，分散难点，使考试准备阶段的工作更系统、更科学、更规范、更细致。

三、规范考务流程，在实践中探索精细化管理的道路

全国大学英语四、六级考试考务组织工作虽然繁琐，千头万绪，但规律性强，考试各个方面目的性明确，如果把各个环节加以量化，进行精细化管理，就会使组织管理更具可操作性。

1、制订详尽的工作计划，整体把握考务流程

四、六级考务管理工作周期长且具有阶段性，每一阶段的工作都承接前一阶段，并以前一阶段的工作结果为基础递进展开，因此，工作的每个环节都不容有疏漏。而对于负责此项工作的管理人员而言，四、六级考试可能仅是其担负的多项工作之一，其间还会穿插学校的其他工作，为使考务工作具有延续性，制订一个切实可行的工作计划，来明确不同时间段需要完成的工作和任务，就显得尤为重要和必要。结合不同的考次，把每个任务落实到具体日期并逐一完成，细琐的工作就会从容应对了。（见表1）：

2、考试报名阶段的精细化管理

报名阶段的工作直接面向学生，考务管理人员除要有高度的责任心，还要树立服务意识，耐心解答学生提出的各种问题，热心帮助学生解决遇到的实际困难，这阶段的精细化管理更多地体现了以人为本的人性化管理。

（1）整理导入考生数据

按照吉林省考办统一部署，长春理工大学英语四、六级考试实行网上报名。在正式报名开始前，先要整理出符合当次报考条件的学生数据，导入报名系统，并进行专业设置。这一步骤中最重要的是要保证所有上传数据的准确性，它是决定报名系统打开后，考生能否顺利进行网上报名和最后生成的报考信息是否准确的关键要素。

(2)下发报名通知

报名通知环节要做到多渠道、全方位，保证让每一名学生能够及时收到报名通知，以免错失考试机会。首先由教务处在校园网和教务管理系统中发布通知，同时以纸质文件形式把通知下发到各学院，再由学院以飞信等方式通知到学生。为防止学生漏报，在报名过程中还会进行二次通知，以保证有报名需求的学生能够顺利补报。

(3)网上报名和现场确认

考生首先访问省考办的网站进行网上报名，填写报考信息并上传照片；然后由班级负责人在规定时间内以班级为单位到教务科现场确认班级报名信息，同时缴费；教务科打印网上报名学生名单一式两份，一份由负责人签字后教务科留存，另一份带回本班组织报名学生进行报名确认签字。此阶段，遇到最多就是报名信息更正的问题。由于学生误操作或忘记密码等多种原因，造成部分学生的报考信息出现错误或无法登录系统，为了帮助学生及时修改信息，同时又不影响正常报名工作，要先对这部分学生进行登记，在当天统一时间进行电话或现场修改。

(4)比对数据，完成报名

为防有些考生因让其他人代报名或没及时发现错误信息等问题出现而影响报考，把报考数据与学籍数据进行比对是十分必要的。运用excel的比对功能，就可以在短时间内发现姓名、身份证号及其他信息错误的情况，之后联系学生本人进行信息修改，并重新确认签字。至此，能够保证报名数据的准确无误，完成报名。

3、考试准备阶段的精细化管理

（1）编排考场

根据当次报考人数和学校教学楼实际情况来编排考场。上报考场数之前，要对所有考场进行逐一检查，及时发现隐患，并向相关部门了解，近期是否有进行教室改造的计划，以确保所选教室能够正常投入考试。同时，每个教学楼要准备2个备用考场，以防考试进行中考场、电力方面的突发情况。

（2）安排工作人员和监考

四、六级考试是个复杂且缜密的系统工程，仅靠几个人的努力是不可能面面俱到，顺利完成的，这就需要在长期的考试实践中培养出一支懂业务、擅组织、听指挥、团结协作的工作人员团队，成员由教务处各科室的干部和各学院责任心强的教学秘书组成，他们是考务工作的骨干和主力军，考试过程中的许多具体工作，如组织监考教师抽签确定考场，发放回收试卷、备品，进行缺考统计，处理违纪考生，上报突发情况等等都是由他们完成，所以，调动这支团队积极性，是保证考试顺利进行的关键。把工作人员按实际需要分成若干考务组，每组负责30个左右的考场，组内具体分工由组长负责。

监考要选聘责任心强、有监考经验的教师担任，由教务处按比例向各学院分配名额，教学院长负责在本院教师中进行选聘，名单按时上报教务处；教务处按男女教师搭配的原则把监考教师安排至各分考务室，具体的考场安排，考试当天在工作人员组织下抽签确定；教务处制作监考安排表，在考试前两天，连同《操作规程》下发到学院，由学院发放到每个监考教师手中。

安排备用监考也是这一环节中必不可少的工作。在实际考试过程中，备用监考发挥了积极的作用，成为为考试保驾护航的后备军。

（3）调动各部门资源，全面落实具体任务

随着CET考试规模的扩大，考试组织工作人员分工逐渐细化，CET考试已成为以教务处为主导，学生处、保卫处、后勤处、校医院、车队及各学院等多个部门共同协作完成的一项团队工作。合理规划，协调各部门职能，量化具体工作，明确职责任务，整合资源，提高工作效率成为保证CET考试顺利完成的关键。

在近几次考试中，长春理工大学尝试争取了更广泛的力量投入到考试宣传当中，如通过校团委发动青年志愿者在考前一周协助保卫处清理校园小广告，这一举动带动了更多的学生加入到“反作弊，扬正气”的行列中；请校信息中心介入，利用校园内网络信息平台以视频形式向学生宣传公平考试的内容。以上举措为营造公平公正的考试环境起到了重要的积极作用。

（4）准备考试材料

书面材料在考试过程中起到指导作用，要花大气力精心准备。除常规的考试材料，如条幅、举报箱、教学楼标志、考场对照表等等，还要分别准备工作人员材料和监考教师材料。工作人员使用的材料，如缺考统计表，应急预案、各考务室材料清单及备品要按考务室分放在不同的考务箱中；监考教师使用的材料统一装入考务袋中，包括桌贴、门贴、考生照片、胸卡、考务规程、违纪记录单等常规物品，此外，为帮助监考教师能指挥考生有序落座，长春理工大学还为每个教室制作了座位图，标明考生位置（见图1），座位图的使用使考试进行更规范有序。

图1

（5）召开工作人员考前会和监考教师培训会

考前1至2天，教务处召开各部门工作人员考务会，落实考试当日安保、医疗、车辆、施铃、后勤等具体事宜，明确所有工作人员工作职责，学习“突发事件应急预案”等相关材料；

考试前要对监考教师进行培训，让监考教师明确当次考试的变化，熟悉考试工作流程，掌握关键环节的操作要领，了解考试突发事件的处理方法。会议使用的材料决定了培训能否高效、有序进行，讲解和PPT演示是瞬间材料，直观但不利于长时间记忆，在此基础上，纸质材料的准备更显实用，但篇幅不宜过长，要直击重点，有的放矢。如2013年上半年，四、六级考务工作发生调整，根据文件精神，重点整理了调整部分内容（见表2）。

这样一张表格，再配合幻灯片演示，监考教师就能在短时间内掌握调整部分的要点。

2013年上半年全国大学英语四、六级考试考务工作调整内容

4、考试过程中的精细化管理

四、六级考试的实施过程有详细流程，每个时间点和操作内容都很明确，在整个考试过程中，工作人员和监考教师只需严格按照程序进行即可。此外还有一些细节问题仍要引起重视。

（1）缺考统计

四、六级考试缺考率一直很高，一般在16%左右，这是一个庞大的数字，要一个不漏地把这部分数据统计上来，需要工作人员细致认真地对待。为方便各考务组工作人员统计缺考，首先要设计一份实用的“缺考统计表”，包含每个考场的考生信息，还有应考、实考、缺考人数，监考教师和工作人员签字这几部分内容。开考30分钟后，各楼层工作人员开始统计各考场缺考考生情况，监考教师如实记录签字，然后工作人员复核考生出席情况和考生在照片表上的签字情况无误后签字确认。考试结束后，考务管理员把汇总上来的“缺考统计表”与考生签字的照片表再次核对，如发现不一致，及时与监考教师和工作人员联系核实，确认数据准确性。最后录入缺考数据，检查后上报。经过上面的程序，能够保证缺考统计工作准确无误。

（2）防范作弊

为严肃考风考纪，创造公平公正的和谐考试环境，除考前开展各种形式的宣传教育外，考试过程中对于作弊行为的防范也必不可少。针对近些年使用电子设备作弊增多这一情况，除要强化对证件的检查，还要加强对手机的管理，监考教师和考生的手机均不能带入考场，对于已带入的，要关机密封，并放置统一地点管理；同时，为每个考场配备屏蔽仪和金属探测器，每个楼层工作人员都备有作弊克；最后校保卫处配合省无委办使用专业设备对考场周边信号进行拦截跟踪，力争做到全方位的防范监督。

（3）关注考生情绪

考试过程中可能会出现各种意想不到的情况，比如听力设备出现故障，有考生作弊，有考生突发疾病等等，工作人员和监考老师一方面要积极处理这些突发情况，另一方面还要注意观察和安抚考生的情绪，避免激化矛盾。

5、考试总结

考试结束并不意味着考务管理工作的告一段落，针对此次考试进行总结，认真分析报名、考场安排、考务工作各时间节点安排、人员培训、考试过程、试卷保密等各个方面出现的问题及解决措施，把汇总的问题形成文字，更好地完善精细化管理程序，从而形成更科学、更符合实际的精细化管理方案。

四、结束语

全国大学英语四、六级考试的考务工作是一个系统工程，考务管理既要遵循管理科学的一般原理，又要遵照考务工作程序化、规范化的自身规律。考务管理人员更像是这个工程的总设计师，要对整个工程进行设计、规划，并具体实施，保证如期完成。精细化管理理念就是这个系统工作的安全保障，它不仅使考务流程中各个环节有条不紊地进行，更保证了考试获得圆满的结果。“细节决定成败”，考务流程的精细化管理，可以使考试的组织更加科学化、高效化，同时也起到了传承与创新的作用，降低了因考试管理人员临时变更而产生的对考务工作的影响。

[1]许克祥，黄慧芬，黄国辉等.创新大学英语四、六级考试考务管理工作的研究［J］.中医药管理杂志，2012，（1）.

[2]申翠英.大学英语四六级考试考务管理工作的实践与思考［J］.常州信息职业技术学院学报，2013，（3）.

[3]李洁.浅谈大学英语四、六级考试考务管理工作中的“以人为本”［J］.中国轻工教育，2013，（3）.