煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台研究

2014-11-26张庆玲

中国煤炭 2014年6期

张庆玲

(包头轻工职业技术学院信息工程学院，内蒙古自治区包头市，014035)

长久以来，设备管理和采购管理在煤炭企业中得不到应有的重视，管理混乱，没有统一的管理标准，甚至有的企业还停留在手工处理的水平上。煤炭企业所涉及的设备数量庞大且设备分散，极易导致由于人为的失误而发生的生产事故。由于煤炭企业的应用水平和开发商的专业水平等因素的制约，煤炭企业设备管理和采购管理的信息化建设还相对比较落后，多数系统还停留在低水平层次上，并且对企业的变化适应性也不够。因此，传统的煤炭企业设备管理和采购方式已不能适应当前的形势，建立一套稳定可靠并能为决策者提供支持的集采购功能于一体的设备管理和采购管理的平台显得尤为重要和紧迫。

1 平台建设思路及平台架构

1.1 建设思路

煤炭企业所涉及的生产设备及其相关配件存在种类繁多、价格昂贵、供应商数量多以及采购及库存管理的控制环节多等诸多特点，在这种形势下，全面、及时和准确地掌握设备信息、库存信息、供应商信息和采购信息是煤炭企业设备管理和采购管理高效运行的关键。

由于煤炭设备管理和采购管理系统的复杂性和繁琐性，其所涉及的设备及其配件种类繁多，要想将煤炭企业的设备管理水平提高到一个新的台阶，必须依托于当前发达的信息网络，将设备管理和设备采购纳入到信息化的建设中，建立与外部市场联通的网络系统，使内部设备管理系统和外部市场信息有机地结合，这样才能提高煤炭企业的设备管理和采购管理水平，为企业带来可观的效益。煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台流程示意图如图1所示。

从图1中可以看出，煤炭企业的设备管理和采购管理平台按照设备的流转次序大体可以分为供应商管理层、设备管理和采购管理层以及废旧设备管理层。

(1)供应商管理层。供应商管理层负责管理供应商及其相关信息，包括供应商的注册信息、产品信息以及资质认证等。

(2)设备管理和采购管理层。设备管理和采购管理层负责设备及其相关的配件的管理、维护和采购，该层通过采购管理连接供应商管理层，通过设备管理连接废旧设备管理层。

(3)废旧设备管理层。废旧设备管理层负责对废旧的设备或配件进行处理，尽可能地为企业节约资源。

图1 煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台流程示意图

1.2 平台架构

进一步对三层结构进行细化后，煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台可分为设备管理系统、供应商管理系统、采购管理系统、备件管理系统和废旧设备管理系统5个子系统。该平台在实现对设备安全管理的同时也实现了设备采购的信息化，从而使得煤炭企业在安全生产的同时大大提高了企业连续生产的能力，同时通过网络竞标的方式采购设备或配件，在保证设备或者配件质量的同时也大大地节省企业的采购成本。煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台架构图如图2所示。

图2 煤炭企业设备管理和采购管理信息化平台架构图

2 平台功能模块设计

2.1 设备管理系统

设备管理系统负责对煤炭企业的生产设备及其相关配件进行管理，生产设备的相关负责人注册所负责的相关设备及其相关配件，检修人员按照设定的检修时间对设备及其配件进行检修。系统实时监控设备及其配件的使用情况，并将快要到期的设备或配件的相关信息发送到负责人的移动终端和系统邮箱，负责人接到消息后对这些设备或配件进行更换，并将换下的设备或配件进行登记，本系统包括以下5个功能模块:

(1)设备注册模块。该模块负责对设备和设备所使用配件的注册，包括生产厂家、供应商、计划使用寿命 (或有效期)、设备铭牌信息等重要信息以及为该设备设定的检修周期，新上的设备或者更换的新配件都需要通过该模块进行注册。

(2)设备检修模块。该模块按照设定的时间提前将需要检修的设备信息发送到相关检修人员的移动终端和系统邮箱，以便检修人员随时能够接收信息，防止检修人员由于人为疏忽而错过对设备的检修。

(3)预警管理模块。该模块自动计算设备或配件的剩余使用寿命时间，当到达设定的预警时间时，将需要更换的设备或配件的相关信息发送到相关负责人的移动终端或者系统邮箱，通知负责人尽快更换预警设备或配件，以避免安全事故的发生，从而保证煤炭企业的安全高效生产。

(4)配件更换模块。该模块能够查询备件库中是否有所需的备用设备或配件，如果有则向备件管理系统发送配件更换信息 (信息包含配件名称、型号等相关信息)，并接收来自备用配件库发来的配件，维修人员更换配件并检验配件能正常工作后，将新配件信息注册到系统中。如果备件库中没有最需要的配件，则直接向采购管理系统提交采购信息，并根据实际生产情况决定是否需要走采购绿色通道。

(5)废件处理模块。该模块负责将更换下的设备或者配件从系统中注销，并将相关信息发送到采购管理系统。

2.2 供应商管理系统

供应商管理系统负责对所注册的供应商进行管理，供应商通过该系统注册公司信息及其所售产品的相关详细信息，煤炭企业审核这些注册的供应商信息，通过审核的供应商可以查看到采购平台发布的采购信息，供应商对感兴趣的采购信息可以发起供货申请，如果供货申请被煤炭企业接受后，双方可以签署在线合同，合同签署后供应商就可以为煤炭企业发送所需要的设备。本系统包括以下7个功能模块:

(1)供应商注册。供应商通过该模块注册自己的详细信息，包括地址、主营范围、资质认证证书以及联系方式等信息。供应商可以在注册的同时订阅来自采购管理系统的采购信息，以便供应商能在第一时间获取相关的企业采购信息。

(2)产品注册。供应商通过该模块注册自己所销售设备或配件的详细信息，包括生产厂家、设备或配件特性、型号等信息。

(3)供应商资质认证。供应商通过该模块上传资质认证证书等相关材料的原件扫描件，煤炭企业通过该模块可以对供应商的每次服务质量和产品质量打分，结合每次得分计算出供应商当前的平均分数，煤炭企业通过供应商的资质认证证书等相关材料对供应商进行审核，并结合当前的平均分数对符合条件的供应商给予相应的权限，使其可以查看采购信息并对感兴趣的采购信息提交供货申请。

(4)即时通信。供应商通过该模块与煤炭企业建立虚拟面对面交流 (Virtual Face-to-Face Communication)，即时通信模块能够为供应商和煤炭企业提供即时的沟通平台，从而有效避免了由于交流不足而导致的产品性能及产品交易上的偏差。

(5)供货申请。供应商通过该模块对感兴趣的采购信息提交供货申请，申请信息中包括产品名称、产品价格、生产厂家及型号等信息。

(6)网签合同。煤炭企业和供应商通过该模块签署合同，为了保证网签合同的法律效力，本模块加挂我国现有能提供网签服务的第三方电子缔约平台。该模块能摆脱繁杂的传统纸质合同，让企业交易过程便捷、高效和低成本，不再受时间和地域的限制。网签合同还可以在电脑中原样归档和检索，方便企业查找信息。

(7)订单出库。供应商接到煤炭企业的订单并核实后，就可以将订单中的设备或配件及时发送给煤炭企业。为了提高服务质量，供应商还可以定时更新订单的进度，帮助煤炭企业及时获取订单信息，从而方便煤炭企业安排后续的生产计划。

2.3 采购管理系统

采购管理系统负责接收各部门发来的采购申请，审核这些采购申请是否符合企业的采购要求，并将其发布在采购信息发布平台上，同时接收供应商针对采购信息所发出的供货申请。本系统能够自动分析供应商及其相关的信息，并给出建议的供货申请，相关负责人选择合适的供货申请予以接受，并按照合同和企业的要求结算由供货申请所产生的订单。本系统还为易损、易耗以及急需的设备或配件开辟了绿色通道，在大大提高煤炭企业的采购效率的同时，也为企业降低了采购成本。本系统包括以下6个功能模块:

(1)备件采购。本模块接收来自煤炭企业各部门的采购申请，相关负责人通过该模块审核这些申请，并将符合要求的申请发布到采购信息发布平台上。

(2)采购绿色通道。本模块负责处理来自各部门的急需设备或配件的采购申请，对符合要求的申请，相关负责人可以直接联系指定的厂家或供应商，尽可能地简化采购流程。

(3)采购信息发布。本模块负责发布相关的采购信息，并将这些采购信息发送到订阅了采购信息的供应商的移动终端和系统邮箱。

(4)供应商分析。本模块负责分析煤炭企业和每个供应商的交易信息，并按照一定的规则为相关负责人提供最佳的供应商选择方案，同时这也是供应商资质认证的一个标准之一。

(5)申请接受。采购负责人根据供应商分析给出的评判结果，同时结合企业的实际情况选择当前最合适的供应商。

(6)订单结算。该模块按照煤炭企业的规定和网签合同的条款向供应商支付货款。

2.4 备件管理系统

备件管理系统负责对备用配件和备用设备进行管理和维护，企业相关负责人通过该系统可以了解当前备用配件和备用设备的维护状况。该系统接收来自设备管理系统发来的配件更换请求，并将请求信息发送到相关负责人的移动终端和系统邮箱。本系统包括以下5个功能模块:

(1)备件入库。该模块对所采购的备用设备或配件登记注册，包括设备的供应商、生产厂家、设备或配件的名称和型号等信息。

(2)备件出库。该模块接收来自设备管理系统发来的配件更换请求信息，并按要求将配件送达指定的部门，同时注销该备件信息。

(3)备件预警。当备件数量低于某一指定数据时，该模块自动向相关负责人的移动终端和系统电子邮箱发送备件告急预警信息，信息内容涵盖当前备件的名称、型号、数量以及应该保持的数量等信息。

(4)备件维护。该模块对备用配件进行维护，并实时监控备用设备或配件的数量和状态，当某一设备或配件的数量低于要求的最小值时，则向采购管理系统发送采购请求。

(5)备件库存分析。该模块分析备用设备或配件的使用情况，并按照一定的规则对每年或每月设备或配件的使用数量进行统计分析，并以报表的形式生成报告信息，同时基于分析结果统筹考虑给出一个合理的建议，相关负责人可根据这些建议对备用设备或配件进行采购，这样既能节省维护备用设备或配件的成本，又能提高更换设备或配件的效率，从而保证了生产的连续性。