事业单位档案管理的现状及对策探讨

2014-11-26丽水市质量技术监督检测院应玉玲

办公室业务 2014年19期

文/丽水市质量技术监督检测院应玉玲

近几年来，我国事业单位的档案管理工作已经取得了一些显著的成效，逐步走向稳定化发展道路，但是随着社会的不断进步和科技的不断向前发展，有些事业单位在档案管理工作上还是存在很多不足，因此提高档案的管理水平，实现档案管理方式的现代化也成为当今档案管理工作的目标，使得事业单位档案管理水平走向更高的发展舞台。

一、当前我国事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）事业单位对档案管理工作的重视不够

档案是对一个单位最基本的信息进行总结和归纳，而事业单位的档案就是对单位最基本的资料信息进行总结，而且也包括了员工的平常工作表现在内。尽管国家为了加强档案管理，执行并颁布了相应的法律法规，但是部分事业单位还是不能够很好的参透国家的相关规定，对档案的管理工作的重要性认识不足。有些事业单位档案管理人员认为档案管理工作就是简单的对基本信息输入和保管，没有把其当作事业单位工作的核心，工作人员认为不能给单位带来相关的经济利益，尤其是单位领导层也容易忽视档案管理工作的重要性，使得档案管理工作没有很好的展开。

（二）档案管理人员的综合素质较低且分工不明确

档案管理工作人员的相关知识匮乏，对于档案的归档整理也是需要专业性的知识以及相关专业技能，管理人员不仅要具备高水平、高技能，还应该要有现代化的适应能力，但实际上，有些管理人员没有任何的专业知识和技能，有的还身兼多职。而且多数情况下职责不明确，这就导致了在工作中管理人员的精力被分散。事业单位档案管理工作有着高专业、高技术性，此时要依靠管理人员的优秀专业知识和综合素质，这样才能减少档案管理中出现的问题，不断推进事业单位档案管理的健康发展。

（三）档案管理设备落后，检索效率低

现阶段的档案信息管理系统应用较为广泛，其中计算机信息处理水平不断提高，但技术上的发展还是较为缓慢，然而当前事业单位管理中认为使用计算机是多此一举，在档案管理中设备极为简陋，缺少对档案管理进行安全防备措施。此外，档案检索一般是采用传统的手工检索，当前手工检索方式已经比较普遍，这种方式的缺点就是速度缓慢同时准确率也很低，在查阅档案的时候很费时间，这样不仅加大了档案管理人员的工作量，也不利于档案的收集和利用。

二、完善我国事业单位档案管理工作的相应对策

我国事业单位档案管理工作中存在一些问题，我们应该加强重视，进一步加强事业单位档案管理工作，根据实际情况来提出相应的对策。

（一）加强事业单位管理人员对档案管理工作的重视

在事业单位的档案管理中要提高管理人员的素质，明确管理人员的工作职责，事业单位应该充分认识档案管理工作的重要性，加强管理人员的管理理念，切实加强档案管理的宣传力度。另外对于事业单位档案的管理还需要管理人员具有相关的技术知识，明确管理人员的职责，建立属于本事业单位的档案管理机制。提高各级职工的档案管理意识是非常有必要的，让他们意识到管理工作的重要性，增强对档案管理工作的光荣感和使命感，鉴于此来激发管理人员的工作热情以期加强本单位的档案管理工作。

（二）提高档案管理人员的综合素质

要想使得档案实现科学化和现代化的管理，最重要的因素就是在于要加强档案管理队伍建设，进而提高档案管理人员的综合素质。所以应该切实采取相应措施，在管理工作人员上岗前，对他们进行岗前培训，阶段性的进行专题培训以促进他们的业务素质和管理水平不断提升。工作人员在进行档案管理工作的时候不仅要时常学习新的档案管理知识，还要认真履行自己的责任，更要明确自己的工作职责。只有使得员工意识到档案管理工作的重要性，才能有效的激发管理人员对管理工作的热情和积极性。

（三）优化档案管理设备，实现档案管理现代化

在社会发展迅猛和科技水平不断提升的背景下，网络应用已经成为现实生活中最便捷的应用方式，应用现代化技术来对档案管理进行控制，改变传统的档案管理模式，充分利用现代化信息技术，用科学的办事的态度，为了创作决策及时性和可靠性条件，应该优化档案管理设备，提高管理的技能，做好基础信息资料的录入工作是计算机管理的基础。为了提高工作效率，管理人员应该充分使用计算机的查询与统计功能，实现档案管理现代化。与此同时加强档案管理人员的计算机知识培训，将计算机技术应用到档案管理工作当中。