人力资源档案管理问题和应对措施探析

文/丰宁满族自治县人力资源和社会保障局 李雪玲

科学技术是第一生产力，人才是第一要素。社会的发展需要靠人来实现，人才作为一种重要的资产，关系到国家未来的繁荣与兴衰。在加大对人才培养力度的同时，做好人才后卫保障也是一项不可忽视的工作。档案管理作为人才资源管理的一部分，具有促进人才的合理配置和人才优势发挥效果最大化的重要作用。目前，我国在人力资源档案管理这一内容中存在诸多问题，亟待改善。

一、我国人力资源档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识淡薄

意识是行动力的基础，在人力资源档案管理这一版块上，管理人员缺乏重视意识，其主要原因是管理人员在思想上存在误区，他们认为档案只是对个人经历的一种记载，只要把档案抄写和整理的工作完成就行，不需要花费较多的时间进行管理。其实，档案管理非常重要，它不仅能为人才的流动和人才优势的发挥提供条件，而且对生产力的提高也有重要影响。所以，提高管理人员的管理意识刻不容缓。

（二）档案管理方法落后

目前，在国内档案管理上基本运用纸质档案管理模式，即使运用计算机管理，但是多数管理人员由于缺乏专业的基础知识，计算机的运用能力较差，无法顺利实现档案管理的信息化管理，管理效果十分不理想。档案最终还是以纸质版的形式存入档案库。纸质版的档案很容易磨损，它的弊端是显而易见的。

（三）档案管理设施不全

人事档案是比较机密的文件，需要重点保管，但目前来说，我国缺乏相应的档案馆和管理设备。特别是在一些民营企业中，基本上都没有采取相应的档案管理措施。由于档案是以纸质版形式保存，经过长时间的存放，很可能使档案出现长虫、发霉的情况，严重影响到档案的使用寿命。

（四）档案管理制度不合理

当前我国的档案管理制度是人事代理制度。人事代理制度是指由政府人事部门所属的人才服务中心或者政府指定的人才服务机构来实行档案管理。这种管理制度造成人与档案分离，容易出现档案记载不全、档案丢失等问题。由于户籍制度的限制，档案的迁移也是十分困难和复杂。

二、关于改善人力资源档案管理的应对措施

在找到人力资源档案管理的问题所在之后，对症下药，针对它出现的问题，提出相应的改进措施。

（一）提高管理人员的管理意识

首先要加大对人力资源档案管理工作的宣传，要提高管理人员的管理意识，让他们在思想上对档案管理重视起来。档案管理的领导人要起带头人的作用，率先做出表率，定期开展人力资源档案管理的知识学习和工作会议，提升全体人员的人力资源档案管理能力，对于在工作中表现出色的个人，要以奖金、口头表扬等各种形式给予嘉奖，对于在工作中出现严重不足的要给予相应的惩罚，以示警戒。这是提高人力资源档案管理的第一步。

（二）发挥互联网优势

人力资源档案管理人员的工作能力直接影响到档案管理的效率。针对当前人力资源档案管理人员素质低下的状况，要加强人力资源档案管理人员的素质培养。在信息时代，传统的纸质版档案管理模式已经过时，互联网技术在档案管理方面具有重要的优势，要加强对档案管理人员计算机能力的培训。在此基础上建立完善的人力资源档案数据信息系统，使其能利用互联网技术更好的对档案进行管理，提高人力资源档案管理水平。

（三）完善档案管理设施

档案作为一种机密文件，不仅对于个人而且对于国家人事管理都非常重要，做好档案管理工作，是工作中的重中之重。为此，要促进档案管理基础设施的完善（档案馆的建设），并做好相应的配套措施。同时充分利用信息技术，实现人力资源档案管理的信息化。

（四）档案管理制度科学化

加强档案信息化管理，建立统一适应信息化管理的管理制度。同时要加强档案信息化管理的保障机制。做好档案数据多地方备份，提高档案管理人员的风险和安全意识，确保档案的安全性。

三、结束语

档案管理是人力资源管理的一个模块，它对人才的管理和企业的发展具有重要影响。人力资源档案管理中主要存在的问题包括档案管理意识淡薄、档案管理方法落后、档案管理设施不全、档案管理制度不合理等问题，针对上述问题，我们可以从提高管理人员的管理意识、完善档案管理设施、促进档案管理制度科学化等几个方面加以改进。档案管理工作任重道远，需要相关的工作人员长期继续努力。

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