重点项目档案管理之我见

文/福建省地震局 魏娟

近些年，随着经济的快速发展、科技人才资源的快速增长以及国家对防震减灾事业的重视，地震系统的重点项目也急剧增多。“十一五”期间的重点项目主要是福建省防震减灾体系二期工程，这是由福建省投资7728万元、建设年限从2006至2010年的省重点工程项目，包括地震观测台网、地震应急与指挥技术系统两大建设内容，其下又六个分项，地震观测站点建设任务达147个。由此产生的项目档案内容十分丰富，是项目建设宝贵的第一手资料，是项目管理和验收的重要依据。因此，做好地震局的重点项目档案管理工作对防震减灾事业的发展具有十分重要的现实意义。

一、建立规范化制度是做好项目档案管理的前提条件

制度是实施管理的前提条件。要做好项目档案管理并使之步入科学化、规划化的轨道，首先要结合地震系统项目建设工作的实际，制定一整套可操作性强的档案管理制度。“十一五”期间，我局在国家档案管理有关法规制度和《福建省地震局科学技术档案管理规定》的基础上，结合防震减灾二期工程项目建设具有周期长、专业性强、涉及面广、协作关系复杂等工作实际，又制定了《福建省地震局“十一五”重点项目管理办法》、《福建省防震减灾体系二期工程档案管理细则》和《防震减灾体系二期工程档案验收实施方案》等制度。在二期工程档案归档过程中，虽然我局制定了相对比较全面的管理制度，但是由于《二期工程档案管理细则》制定得相对比较晚，在项目即将竣工时才实施，所以前期因责任不明确在归档工作中存在相互推脱现象，项目技术人员因未在施工合同中设立档案归档要求的专门条款造成施工材料的收集困难，这些都影响了项目竣工验收的进度。因此，在“十二五”项目档案工作中，在制定相关档案管理制度时要注意四个方面：

1.要把握住制定相关管理制度的时间。在项目立项阶段就要开始了解项目的相关情况，根据实际情况及时制定项目档案的工作计划，并把档案工作计划纳入项目管理计划，从整个项目管理角度加强档案工作。

2.要在管理制度中明确责任。主要是明确项目法人、项目管理部门、项目承担部门、档案管理部门等各单位的责任，将项目档案工作纳入项目领导和岗位责任制之中，建立责任体系，明确职责范围。

3.要在管理制度中明确规定在签订的合同、协议中必须设立针对项目档案管理的专门条款，明确项目设计、施工、监理等承建单位的归档责任、归档内容、要求和时间等，要求合同审定部门要承担起相关审定责任。

4.要制定明确的归档范围，统一档案整理、立卷、验收等过程的工作标准，确定移交程序，确保各有关部门在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中有据可依，有章可循。

只有及时制定了规范、合理和操作性强的项目档案管理制度，明确责任，确立归档范围、工作标准等方面，做到项目有计划，档案工作也有相应的计划，才能使项目档案管理工作步入良性循环，形成制度化、规范化、标准化，做到有据可依，有章可循，从而避免遇到新项目就束手无策、收集归档时相互推拖等现象。当前，我局“十二五”项目已完成可研阶段、正进入初设阶段，档案业务部门已经起草了《福建省地震局“十二五”项目档案管理细则》，并交档案管理部门、重点项目办公室审核。

二、实施合同制管理是做好项目档案管理的法律保证

项目建设往往涉及面广，参与项目建设的外单位比较多，比如项目设计、施工、监理、设备供应等单位。与这些外单位往往协作关系复杂，是无法用地震系统自身的管理制度来制约。“十一五”期间，二期工程中的地震观测站点建设任务主要是建设一间观测房，与建设一栋三四层的楼房比较而言，可算是非常小的任务，小型施工队就可以很快速的完成施工任务。但是，即使是这样小的建设任务，施工文件也一样需要开工报告、基础工程、主体工程、隐蔽工程、仪器墩、防雷接地、电气照明、装修、主要建筑材料检验报告、竣工报告等。因地震观测站点建设分散在全省各地，故各站点的施工队几乎都是不同的。由于《二期工程档案管理细则》出台较晚，部分施工队已完成施工离开。此时，再追着要相关施工材料，施工队就存在推托现象，还指出我局在签订合同时未明确说归档要求和归档范围。这就造成了施工材料收集困难，影响项目验收进度。

因此，针对参建外单位多、施工队小且多的特点，项目档案管理必须依靠法律，用合同来制约，也就是要把项目档案管理纳入合同管理中。在签订项目勘测、设计、施工、监理、设备采购等合同、编制招标文件时，应设立专门条款，明确归档责任，对提交的档案范围、质量、份数、档案验收时间、移交工作等提出明确要求，使相应的项目承建外单位从合同签订开始，就能明确自己的职责，清楚合同对项目档案的具体要求，尽早采取措施。在“十二五”项目建设期间，在合同审定时要特别注意审查是否在合同中设立了有关档案的专门条款，可将档案收集工作纳入项目进度款支付审核范围，用法律形式把档案资料的收集归档工作落到了实处，确保项目档案的完整性。

三、成立档案工作人员网络是做好项目档案管理的组织保证

制度的执行需要一支稳定的队伍。项目档案管理要做到规范化、标准化，仅靠档案部门的力量是远远不够的，必须建立一个覆盖整个项目的档案工作人员网络体系。

1.成立项目档案工作小组，形成一个从上到下的由分管局领导负总责、分项负责人各负其责、专兼职档案员具体负责的档案工作人员网络，为项目档案工作提供强有力的组织保证。在二期工程档案工作中，我局成立了以档案分管局长为第一负责人、档案管理部门（局办公室）、档案业务部门领导（宣教中心）、重点办领导、项目组领导及项目专兼职档案员共24人组成的档案工作组，确保了项目档案收集整理质量与进度。

2.明确部门和个人责任，各司其责。项目管理和组织部门负责所涉及的项目管理类档案，并指定一名兼职档案员负责管理类材料的收集、整理立卷工作。各分项项目负责人对所承担项目的档案材料的齐全、准确和完整性负责，同时必须指定一名或多名兼职档案人员，负责档案材料的收集、整理和立卷归档工作。局档案部门负责对归档工作进行监督和指导，根据项目进度及时制定相关管理办法，确定工作流程，并参与和指导文件材料的形成、收集、归档等工作。这样一个各自负责、环环相扣的责任体系的形成就将责任落实到部门和个人身上，有利于及时沟通，保证项目档案管理工作的有序开展。

3.增强档案意识，从思想上重视档案工作，尤其是要增强项目管理和建设等部门和领导的档案意识，改变“重项目、轻档案”的惯性思维模式，要及早的把档案工作列入项目实施的各个环节。在二期工程项目档案整理验收期间，档案人员积极编写二期工程项目档案工作简报，让相关领导看到档案工程的成绩，加深对档案工作的好印象，获得领导的支持和肯定。同时，还先后举办了多场档案培训会，分别邀请了中国地震局、福建省档案局、福建省科技档案馆、苏州大学等档案专家采取短期培训、专题讲座、座谈会等形式对专、兼职档案员进行培训和答疑解惑，增强档案意识和档案知识，保证档案工作的顺利开展。

“十二五”期间，在项目立项阶段就统筹规划，要及时成立一支分级管理、责任明确、档案意识强的项目档案工作小组，有人员变动时及时进行调整与补充，做到“人走档案留”，从而为项目档案管理提供强有力的组织保证，有利于协调各方力量，密切配合、相互支持，促进项目档案管理工作的有序进行。

四、转变管理模式是做好项目档案管理的有效策略

项目档案是随着项目的建设环环相扣、段段相连、步步延伸而组建形成的。但“十一五”期间，二期工程项目档案工作是在项目即将竣工时才全面开展，才组织兼职档案员队伍形成项目档案工作小组。这就容易造成档案资料流失或未记载、工作事倍功半等现象，严重影响项目验收的进程。因而在“十二五”期间，可以从提前介入、全程监控、预立卷三方面转变项目档案管理模式，创立了一种新理念，促进项目档案管理工作的有序开展。

1.提前介入项目管理工作中。项目管理和组织部门要在项目筹划阶段时及时与档案部门联系，共同梳理工作线索，对项目档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循项目建设和档案形成的规律，坚持档案工作与项目建设同步进行，使应归档的资料“粒粒归仓”。在“十二五”项目建设时，应将项目档案纳入项目规划中，依据项目计划分阶段制定档案工作计划，要及时制定规范、合理和操作性强的项目档案管理制度，明确责任，确立归档范围、工作标准等，尽早成立项目档案工作小组，建立兼职档案员队伍，随时作好建档准备。

2.全程监控项目管理工作。项目档案工作必须与项目建设同步进行，环环相扣，步步追踪，保证各阶段档案资料的收集工作。档案人员要口勤、腿勤，及时了解项目进度和档案材料的形成积累情况，针对不同阶段的工作特点，指导相关部门和兼职档案员做好各阶段的档案收集整理工作，做到随归档随整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证项目档案的齐全、完整。二期工程项目档案归档中存在资料缺失的现象，比如原材料的出厂合格证不全、检验报告日期晚于施工日期，这是因为二期工程项目建设的台站虽多，但是每个台站的工作量相对较小。小型的施工队往往没有专门的档案人员进行资料收集。在“十二五”项目建设期间，针对台站建设数量多但工作量小的特点，专兼职档案员应紧紧追踪项目施工进度，及时监督帮助相关施工单位收集好资料。项目技术人员在施工现场时要随手收集文件材料、及时拍摄反应项目进程的照片等，并及时送交给兼职档案员进行整理、保管。

3.要进行预立卷工作。档案部门要根据项目进度，指导监督兼职档案员及时将项目各阶段形成的资料，按照所编的归卷条款归入相应的卷盒，有预见性地做好平时文件材料暂存管理工作。在“十二五”项目建设时，对于台站建设，可以预先确立各台站的卷盒；对于系统软件开发，可以分立项、合同、招投标、系统建设、试运行、验收等类别确立卷盒，随时把有关的资料放进卷盒，进行预立卷。做好项目档案的预立卷工作，可以加强日常管理，防止档案散失或堆积，保证归档文件材料齐全完整，又可以防止由于提前立卷后的再次归档所导致的拆卷工作，可使项目档案管理工作有条不紊。

五、总结

在项目档案管理工作中，档案部门、项目建设的各个部门和人员都应本着高度负责的态度，改变“重项目、轻档案”的思维模式，及时建立规范化制度，实施合同制管理，尽早成立档案工作人员网络，采用提前介入、全程监控、预立卷的管理模式，齐心协力、密切配合，及时沟通，高质量地完成项目档案的建设与管理工作，更好地为防震减灾事业提供服务。

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