浅析档案信息资源网络共享建设

2014-11-26景宁畲族自治县档案局潘玲玲

办公室业务 2014年19期

文/景宁畲族自治县档案局潘玲玲

一、档案信息资源网络共享建设中的问题

（一）档案信息网络资源十分有限

根据国家档案局的相关统计数据表明，截止到2007年年初，国内统计到大学2274所，其中普通高校1793所，创建档案网站105个，建站比例尚未达到5%。网站上公开的档案数量相对太少。在随机调查的20个网站当中，网络档案信息量尚未达到馆藏量的万分之七。

（二）档案信息内容单调匮乏

大多数档案属于文书类，内容太单一，尚无统一性集合化网站。发展至今，网络上尚不能提供一个完整公布档案信息资源的中心网站，档案信息查询功能不达标，甚至无检索选项。

（三）档案信息网站存在较大重复性

主要表现在同规格档案馆以及相关单位的网站，这种重复主要是相关法律文件的重复。还有档案信息网站的跨行业内容的重复，尤其表现在法律网络站点上。

二、促进档案信息资源网络共享建设的正确方针

（一）提高工作者觉悟，必须足够重视档案信息资源的网络共享建设

档案信息资源的网络共享建设能快速稳定提高国民素质和国民经济实力。在搭建新兴互联网平台的同时，为了加快资源拓扑及融合的进程，优化产业应用信息，需要制定一套较完备的方案。档案信息资源在基础信息资源中占有重要地位。所以，为能促进档案信息资源网络共享，必须迅速建立档案信息资源信息库。档案信息资源的网络共享也有利于促进政务透明化，方便人民群众及时知晓政府公布的有关施政信息及政务情况。

（二）档案信息资源网络共享有利于加快档案事业发展步伐

利用电子平台，档案工作者能够打破各种束缚、突破档案信息传输能力的限制，在任何时候都能在网上获取有价值的档案内容，极大程度的发掘档案信息，使得档案得到充分利用，从根本上提升档案的使用，实现档案信息资源共享的突破性发展。另外，完成本职工作是档案信息资源共享成功实现的前提条件，而馆藏档案数字化是其核心工作，其主要工作概括有以下两点：

1.共享前的甄别。档案价值的评估以及能否公开进行全面性鉴定是馆藏档案数字化处理之前的首要工作，这样有利于提高档案利用率及有效杜绝档案泄密事件发生。

2.馆藏档案的数字化。这方面工作概括有如下几点：建立目录数据库；选定数字化设备；确定存储格式；确定命名格式；具体进行数字化；创建索引及文章的连接。

（三）为了达到信息共享，要建好档案信息网站

创建档案信息网站，必须设计好建站规模，并且研发独立系统。在档案信息资源网络共享的规模中，档案信息网站首先需要开发出相当完善的检索功能，它主要表现在目录级方面的检索，并且必须具备全文检索功能，才能被使用者充分利用。另外，档案信息电子平台规模必须得简约大方，并力求美观，一定避免浮夸的外在装饰。还有档案信息电子平台必须具有云功能，也就是互动，必须搭建系统和使用者之间沟通的桥梁。最后，档案信息电子平台的搭建方案必须得综合考虑各个方面的安全性，才能有效确保档案信息资源电子平台的正常平稳工作。

三、档案信息资源网络共享建设过程中具体办法

1.努力培养专业人才，组建规模宏大，实力超群的档案信息资源共享方面的专业团队。应从技术、监管等方面严格把关，加强档案信息化的应用型建设。团队是至关重要的，在团队中，必须拥有一批有良好知识储备，适应档案信息化建设方面工作的工作者参与。在整个工作过程中，更要普及信息化教育，开展相关知识教学，实实在在将档案工作者培养成为档案信息化方面，能全面了解并掌握专业技能的人才，变成实干型档案信息工作者，从而更好地完成时代所赋予的的历史任务。

2.加快档案信息资源共享网络的协调部署，尽快组建真正有效的信息资源网络。就目前情况来看，上级部门采取了一系列相关措施，有力的支持了档案信息化工作，并且还将对档案信息资源网络共享建设做出更加详细的科学的引导及监管，进一步制定和完善有关档案信息资源网络建设的各种标准和技术操作规程，使建立的档案网站真正做到有章可循。

3.以国家规定的标准县级档案馆为模板，围绕其中相关准则组建一些小规模实时性网站，尤其在历史方面的存档，应严格把关，仔细筛选有效信息，并进行发布。对于某些机关、企事业单位已经建立较完善的信息资源网站，应根据有关规定，对网站中一些档案进行实时公开。只有如此，才能真正意义上组建一个县级标准化并极具有地方特色的档案信息共享网络。