创新型管理模式在高校办公室管理中的应用思考

2014-11-26上海交通大学黄文莎

办公室业务 2014年19期

文/上海交通大学黄文莎

高校的办公室是学校进行综合办事的机构，也是对日常事务与各项工作进行协调的重要部门，在整个管理系统中占有至关重要的作用。随着社会的发展与进步，高校办公室的管理要求也在不断的严格，这就需要对现阶段高校办公室管理中存在的问题进行分析，并对传统的理念、方式等进行创新与完善。

一、高校办公室管理的现状

高校管理的问题对高校的发展至关重要，但现阶段高校二级学院行政人员的管理成为一大难点，以下对其中存在的不足之处进行简单的分析：

在对办公室进行管理的过程中存在管理理念落后，职能没有进行明确划分的状况，这也是影响高校管理的一大阻碍。高校办公室应该对传统的管理方式进行转变，树立服务意识、创新意识与团队意识。现阶段办公室的工作相对较为繁琐，这对二级学院行政人员的责任意识、细心程度与耐心有着一定的要求，很多工作人员自身素质相对较差，难以尽心尽力的服务于院校。同时，对院校的二级行政人员进行管理的过程中，还存在办公室职能模糊的问题，目标不明确，造成相应的漏洞与不足，这也就在一定程度上降低了工作效率与质量。随着教育改革的不断深入，传统的管理方式在实施的过程中不仅会降低工作效率，一旦出现新的问题，工作人员无法进行解决，难以充分发挥自身的主观能动性服务于高校。

办公室的工作对效率与质量都有着一定的要求，由于办公室主要是对校园的发展与内部和谐起到协调作用，所以工作不仅繁琐，日常的工作量相对较大，这就要求对现阶段的办公室工作人员素质进行不断提高，以此来达到高校发展的前提。但现在高校办公室二级学院行政人员大部分是由机关干部、辅导员、留校发展的学生以及教师所组成的，没有进行专业的、系统的高校行政管理教育，其在进行工作的时候往往是按照自身经验为出发点，同时，工作人员之间的学历也有差异，这也在一定程度上影响到了高校的行政管理工作效果。此外，很多留校发展的学生在工作的过程中容易出现倦怠的状况，无法适应学生与工作人员之间的转变，这种状态也难以保障工作的质量。

二、创新型管理模式在高校办公室管理中的应用

随着时代的发展与进步，对传统高校办公室管理模式进行创新势在必行，这就要求对管理理念、方式进行创新，通过现代化的方法来提高办公室管理的效果。

首先，在对高校办公室二级学院行政人员进行管理的过程中应该加入现代化的科学知识与专业性的管理理念，传统管理中的经验为主导进行有效的转变。传统的管理方式主要是参与为主，这种方式难以让工作人员真正的关心高校的管理效果，也不会充分考虑高校的发展与建设，工作人员在工作上没有积极性与创造性，这也是阻碍高校发展的重要因素。这就要求定期对工作人员与管理人员进行教育与培训，加强管理者的责任意识、全局意识，长远的为院校发展着想，为校园师生服务。同时，管理人员在提高自身素质的过程中还应该完善办公室工作人员的能力，只有进行科学的管理、准确的定位，才可以充分发挥管理的效果，对工作人员的信息含量进行及时的更新与整理，从而提高其经验、阅历以及自身修养，以此来应对复杂多变的社会形势。

其次，还应该树立以人为本的管理方式，注重对个人的主观能动性的开发与培养。以人为本不仅是对办公室的管理人员进行创新，还需要将办公室的工作人员视为主体，通过对工作人员心理状况与需求的了解，来激发其自身的创造能力与工作积极性，以此来从根本上提高工作效率。办公室的工作简单的说就是对高校的师生与不同的机关部门进行服务，但传统的工作人员自身服务的意识相对较为薄弱，无法做到因地制宜，而以人为本的管理理念就是符合时代发展的要求，通过现代化的新型管理方式，来对办公室进行有效的管理，充分发挥办公室应有的作用与效果。此外，还可以在高校办公室管理的过程中使用绩效考核的方式，以此来对工作人员进行监督，使其将学校的发展为己任。

随着信息化的发展，办公室的办公管理也应该向着科学化、信息化的方向发展，通过网络化的管理来提高办公室工作人员的工作效率。高校的办公室工作具有一定的复杂性，所以应该采取网络技术与电子信息技术来实现快速、高效、快捷的办公，同时，这一方式也保障了信息的精准性与及时更新。此外，这种网络化的管理方式也有利于民主管理，通过网络这一平台可以将相关信息进行有效的共享，广泛征求意见，这种方式可以让决策方式更加科学、合理、民主。