新时期高校办公室工作特点及应对

文/武汉大学公共卫生学院 王忠海

高等学校是先进文化的发源地和教书育人的主阵地，承担着人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新的重要使命。高等学校办公室作为高校各项工作的综合管理机构，是完成学校日常基础性工作，保障决策实施、促进教学科研和管理各项工作协调运行的重要部门。新时期，随着网络和数字技术的广泛应用，人们通过微博、微信等新兴沟通方式传递信息、互动交流，让彼此的关系更加密切。新兴方式的使用也给人们的工作带来了全新的变革。高校办公室工作涉及到教学科研、党政管理、产业后勤和师生服务等，随着变革的不断深入，高校办公室工作呈现出许多新的特点。这为新时期高校办公室工作人员提出了新的更高要求。

一、高校办公室工作特点

（一）综合性

高校办公室工作主要体现在学校职能部门办公室工作和院系办公室工作。新的时期，高校办公室工作的综合性表现在工作内容的综合性和工作技能的综合性。高校办公室工作内容包罗万象，涉及文秘、会务、信息、信访、档案、财务、网络、统计、接待、外联、公房管理、设备管理、后勤保障等领域；其工作职能十分宽泛，包括参谋、协调、管理、服务等方面。在新的时期，QQ群、微博、微信等新兴沟通方式的运用，也让高校办公室工作的形式更加多样，工作的对象更加广泛，工作范围越来越广，头绪越来越多，内容越来越复杂，综合性日益突出。高校办公室对工作人员的技能要求已不限于运用基本的电脑操作、公文写作等，新的时期，还需要办公室工作人员业务熟练，知礼仪，具备很强的信息处理能力等。由于办公室工作范围越来越广，紧急任务或临时性的工作会随时出现、不断增多，这就要求工作人员必须具备比较全面的工作技能，做多面手，及时解决或处理工作中出现的新问题、新事物。

（二）服务性

高校办公室工作就是围绕学校的发展目标提供基础性工作，服务性是其基本特点。第一，高校办公室要为领导做好服务工作，协助领导决策，做好领导的参谋与助手；第二，要为各个职能部门和院系内部提供服务，做好信息传递、后勤保障等相关工作；第三，要为全校师生员工服务，做好各种接待和沟通工作，关心师生员工的切身利益，帮助解决实际困难，为他们营造和谐的学习、工作、教学、科研氛围。

（三）协同性

高校办公室之间必须相互配合，形成协同，才能保障学校的各项工作正常运转。在很多情况下，职能部门办公室需要院系办公室对任务进行分解传达、收集汇总，这需要院系办公室密切配合才能完成；院系办公室的很多工作也需要学校职能部门办公室给予报送审批、提供指导等；同时，高校办公室还要共同参与上级部门或校外相关单位的联络接待等，一起发挥衔接上下、协调左右、沟通内外的桥梁纽带作用。在多种场合，高校各办公室之间需要实现信息共知、资源共享、任务共担，共同做好协调工作，妥善安排、科学处理，通过协同配合实现上下左右内外的思想统一，理顺关系，化解矛盾，形成合力，促进学校各项工作顺利开展。

（四）时效性

办公室工作纷繁芜杂，任务一件接着一件，许多工作必须及时处理，讲求时效，否则造成任务积压，拖慢工作进度，影响工作全局。办公室除了要处理日常事务外，还会经常接到来自上级部门或者其他单位的紧急任务或临时任务，这些任务由于时间紧迫，往往会强调完成任务的最后时间结点，因而时效性非常突出。同时，高校办公室处在学校工作的中枢位置，也经常要应对校园发生的各类突发事件。处理这些突发事件，办公室必须迅速做出反应，急事急办、特事特办，协调好各方关系和利益。

二、高校办公室工作应对

为应对新时期高校办公室工作呈现的新特点，高校办公室工作人员需要做到以下几点：

（一）懂业务

1.熟悉业务政策。在工作中，办公室人员要熟悉学校的各项规章制度和业务政策，这是工作人员有效处理工作任务的前提。高校办公室工作人员是政策的执行者、决策的推进者和任务的落实者。工作人员只有熟悉了规章制度和业务政策，才能在工作中言之有据，行之有规，才能不偏不倚执行学校政策，避免工作失误，使自己成为业务上的行家里手。

2.理解业务规律。高校办公室工作人员要想在日常工作中做到工作有效率、有特色、有创新、有成绩，就必须深入理解高等教育中教学的规律、科研的规律、管理的规律、服务的规律。工作人员要熟悉各职能部门、各院系之间的关系，要立足全局，从国家、区域、学校的角度去考虑问题、分析问题、解决问题，协调好部门之间的关系、处理好局部与全局的关系；要把握长远，从学校乃至国家教育发展的远景考虑，认真贯彻落实国家和学校的教育方针、路线和政策，忠实履行办公室各项工作职责，使学校的各项工作顺利推进。

3.掌握业务技能。办文、办事、办会是办公室的基本职能，这要求办公室人员在工作中需具备一定的技能。在工作技能中，表达能力是办公室人员的一项基本功。通过合理的口头表达或恰当的书面表达，正确领会领导的意图，准确传达领导的意见，忠实执行领导的决策，让政令畅通，工作顺利推进。新时期，办公室人员还需具备很强的信息处理能力。要提高对信息工作的认识，保持对信息的敏感性，学会多渠道、多层次、全方位对相关的信息进行采集。要从海量的信息中学会快速筛选出自己工作需要的信息，保证信息的准确性、时效性和实用性。

（二）知服务

服务是办公室的一项重要职责，是办公室工作的出发点和重要归宿。高校办公室既是管理机构，又是服务机构。具备良好的服务意识是办公室人员提高办事效率、改进工作作风的必要条件。高校办公室的服务工作可概括为：为学校党政领导服务，为教学科研服务，为师生员工服务。为领导服务，就要充分发挥主观能动性，及时准确地为领导提供决策需要的信息和依据，按时完成领导交办的各项任务，全力支持领导的工作，尊重领导的个性和风格，尊重领导的决策和权威，维护领导的团结与形象；为教学科研服务，就是要熟悉教学科研的各个工作环节，提供教学科研需要的各种设施，为教学科研创造优良的环境；为师生员工服务，就要树立“尊重人、理解人、关心人、平等待人”的观念，做到心气平和，礼貌得体。要努力提高服务质量，为师生员工提供便利，切实解决师生员工的实际困难。在服务中提高办事效率，树立高校办公室良好的形象。

（三）强管理

高校办公室工作人员在为师生服务的过程中要不断学习和锻炼，提高自己的管理能力和业务水平。要在工作中权衡轻重缓急，做到大事大抓，急事先抓，在工作质量上体现又好又快，在工作目标上追求卓越，实现更好。在工作中要把握原则性和灵活性的有机结合，既讲求工作程序的原则性，又要注意工作方式方法的灵活性，力争问题的圆满解决。在沟通协调的过程中要讲究方法和艺术，处理好各种矛盾。要建立良好的同事关系，努力培养团队意识，形成整体合力，提高工作效率。同时，办公室要建立严格的规章制度及考核制度，保证管理工作的科学、规范、有序。建立健全各项规章制度，把办公室工作纳入规范化、科学化的轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。

（四）勤学习

办公室工作是与时俱进的工作，必须紧扣时代脉搏，跟上时代发展的步伐。先前行之有效的工作方法方式，也可能会因时间的推移变得不再适应新的要求。这就要求办公室工作人员加强学习，完善自己。要在工作中不断更新工作理念，不断学习和熟悉新的办公室业务，更新知识结构，提高工作技能，以创新的思维开展办公室工作。办公室工作人员还应注意及时总结经验，积极探索行之有效的工作方式方法，增强工作的主动性、预见性、创造性和实效性，提高办公室工作的整体水平。

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