基于信息系统的医院人力资源管理模式探讨

文/王秉姝

基于信息系统的医院人力资源管理模式探讨

文/王秉姝

在信息化背景下，医院的人事管理部门必须要立足于医院的战略发展方向，兼顾医院短期绩效与长期战略，依据医院和个人发展的需要，更好地借助于信息系统这一由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统对医院人力这一特殊资源进行有效开发、合理利用与科学的管理，从而由传统的医院人事信息管理模式逐步蜕变成为紧跟时代发展潮流，有效提升人力资源管理效率和效果的全新的基于信息化的人力资源管理模式。

一、医院人力资源信息管理系统建设的现状及存在的问题

（一）考勤管理方面。目前很多医院的考勤管理仍然停留在最为基础的由临床科室及其他行政部门手工填报月考勤统计报表，人工汇总科室当月人员出勤及请假情况至人事部门，再由人事部门考勤专员负责依据上报的统计表与请假单、补休单进行核对，最后录入到固定模式的院Excel考勤统计报表内的过程。这种原始的考勤信息收集、加工、处理方式，不但耗时、耗力，而且使人事部门考勤管理统计汇总效率低下，并且对保证数据的正确性、连贯性和完整性也存在一定的缺陷和漏洞。

（二）人事数据统计方面。由于医院人事部门经常要面对来自医院上级领导部门（如卫生厅、人事厅等）、院领导及其他行政职能部门的数据统计支持需要，且每每统计口径和所统计的项目（包括现有人数、医疗人员分布状况、专业技术级别分布情况、年龄、科室岗位编制情况等）都呈现出较大的差异化需求，单纯依靠原有的静态化的人员基本信息报表进行分类汇总的统计，很难保证统计信息的准确性。

（三）人事档案管理方面。大部分医院的人事档案管理仍然主要是采用纸质的人事档案管理形式，纸质档案的整理是一个系统而浩大的工程，需要花费医院人事部门人员较多的时间进行精细化的操作，且信息反映的实效性不佳。许多医院人事部门现有的所谓电子化的人事档案信息资料也仅仅指得是建立了一份医院人员基本信息登记表之类的电子文档，并进行简单的录入、存储和维护功能的使用。这使得医院人员许多人事相关信息，例如晋升、调动、辞职、学历变更等得不到及时地更新，且在联合交叉查询和分离剔除某些同类特质信息的时候也显得操作不便。

（四）合同管理方面。有鉴于医院目前采取包括聘用制、临时聘用制、普通工等多种用工形式，且由于我国医疗事业的蓬勃发展和医疗市场就业的灵活性和双向选择性所导致的人员流动性的增加，使得不少医院年招录和流失的人员数量也呈现增加的趋势。随之而来的就是如何更好地完善与现有人员的聘用合同签订工作，以防止劳动纠纷的产生。但在现有的合同签订信息的管理方面，对合同期限的管理缺乏预警机制，合同到期等信息仍需人工查询获得，缺乏按期预警、自动提示的辅助支持技术。

（五）人事审批流程管理方面。对于职工请假、出境旅游、外出学习培训、职称评聘申报、转正定级考核、岗位调整、辞职、调动等需要职工提出申请并按照人事相关规定进行审批的手续，仍不能做到无纸化申请和电子在线审批。一个简单的手续要经过多人手工传递逐级审批，难免效率低下，难免引起职工对人事部门效率和效能的不满。

（六）人员考核方面。根据卫生部门的要求对医疗人员的考核应包含对业务技术能力和医德医风作风这两大类包含众多细分项目的硬性量化指标的考核和评价，加之根据医院自身情况所制定的院内以工作量、医疗质量、合理用药和贡献度等为依据的绩效考核标准。显然简单的手工评定和数字计算已经无法满足庞大的量化统计指标和数据信息分析的要求。

（七）信息共享方面。对于已经建立了与自身医院规模相适应的人事信息数据库的医院，往往也分别建立了医疗、教学、科研等相关的数据库，并且各个数据库自成体系，彼此之间很少存在交集，无法实现信息的资源共享，无法统一整合，为各职能部门所使用，常常造成数据更新不及时、收集不全面，重复采集等问题，无法为医院工作的开展提供及时、准确、最新的数据信息参考。

二、建设医院人力资源管理信息化的必要性及意义

（一）有利于打破信息共享的局限性，提高信息利用程度。通过建立和完善医院人力资源信息化系统，能够更好地弥补医院人员人事档案、考勤管理、薪酬管理、绩效考核、招聘和培训等传统人事管理模式存在的不足，提供实时更新的人事信息资源共享平台，突破信息利用的局限性，提高医院各行政职能部门（包括医疗、护理、科研、教学等部门）和临床科室对信息的利用率，避免不必要的重复收集和统计工作，尤其是能够将人事部门人员从事务性的重复劳动中解放出来，腾出手来参与到医院人力资源战略的调研、规划、设计中去，为上级领导提供有价值的参考意见。

（二）有利于规范医院人事管理，提高人事工作效率。近年来，我国医院的规模建设不断增长，医院的职工身份多样化，职工数量不断增加，新职员大量补充，给医院的人事管理工作带来了很多新的问题，也提出了更高的要求。医院整合并应用基于信息化的人力资源管理系统能有效地为每位员工建立专属的个人电子化档案，使得人员的相

关数据信息得到及时地更新、统计、分析、反馈、预警和提示，从而更好地规范动态变化着的医院人力资源管理工作，使人事部门从容应对医院人力资源需求的预测、需求计划和规划的制定、定岗定编的调研和控制、医院人力资源队伍的结构状况(知识结构、年龄结构、职务结构等)把握等工作。简单规范的系统操作方式能够极大地简化手工操作的繁复和节省时间，并提高人员工作效率，这从某方面来说，也为医院节省了人力成本。

（三）有利于实现医院领导和普通员工的自助管理和服务。医院人力资源信息化系统所提供的电子化的自助查询和申请、审批功能，一个方面，能够使医院领导便捷地通过权限设置查询到实时更新的人事信息资料，同时在该系统上进行各种人事相关事务和申请手续的批复工作；另一方面，使得院内职工能够通过该系统完成请假、外出学习、出境等人事相关手续的申请和审批流程，方便职工及时查看自己的工资、福利待遇等信息，从而极大地促进医院行政效能的提升和无纸化办公在人事管理领域的实践。

三、建立信息化的医院人力资源管理模式的策略与步骤

（一）强化意识。医院领导作为医院信息化建设的主要决策者，应提高医院人力资源信息化管理意识，了解其重要性，从而倡导和推动医院人力资源信息化建设。医院人事部门人员是医院人力资源信息化建设的主要操作者，应适应和掌握人力资源信息化系统的使用方法，充分利用该人力资源管理模式的优势，站在组织发展的战略高度上，对未来医院人力资源的供求总量、结构层次及素质要求等提出建设性意见，供领导参考与决策；医院职工要学会如何使用好医院人力资源信息化系统的便捷自助服务项目，按规范完成各项人事手续申报和审批流程。

（二）需求调研。“没有调查就没有发言权”，调研工作是进行人力资源信息管理系统构建和开发的出发点和落脚点。系统是否能够满足医院人事部门开展人力资源管理工作的实际需要，是否具有成熟的可操作性和实用性，其关键的重中之重是要做好需求的调研工作。通过需求调研、分析，制定系统具体的要求，例如：功能项目化、系列化，实现资源共享、结构优化、安全稳定、数据通用标准化、数据处理简洁高效、空间长效延展、多任务多用户的网络化管理、操作便利、界面美观等，都应是需求调研所关注的问题。

（三）合作开发。医院可结合自身实际，通过调研、考察和招投标的形式，确定一家软件公司负责进行医院人力资源信息管理系统的开发工作。医院人事部门应指定专人负责跟进该系统的开发工作，包括向系统软件设计人员提供可靠的基础数据信息，描述医院人力资源管理的实际需求，经常与系统软件设计人员交流设计思路，共同研究系统流程的优化方案，例如可预设医院常用的人力资源管理表格和报表，明确行业管理的规范和控制标准等，使系统不但可处理日常医院人事事务性管理工作，还可提供人力资源信息共享，并解决系统权限设置等问题。此过程，不可能保证建设得一步到位，而是需要从最基础的部分开始实施，并与软件的开发企业进行积极沟通，体现出医院管理流程的专业性。

（四）持续改进和不断完善。正如面对新形势下我国不断深化的医疗体制改革对于医院人力资源管理所提出的新问题和新挑战，只有顺应医院内外部环境的变化趋势才是可持续发展之道。同理，医院的人力资源信息化管理系统也必须要具备一定的战略前瞻性和预留升级空间，并根据实际需要和情况发展，做好持续性的改进和调整创新工作，从而使其在不断打磨中得到完善。

（作者单位：福建省第二人民医院）