论如何做好档案管理的保密工作

赵晶明

[摘 要]档案管理工作中的保密工作是十分重要的，严重时会对国家的政治、军事、经济方面产生一定的影响，对此，本文就如何做好档案管理工作中的保密工作做出了简要论述，供参考。

[关键词]档案管理；保密工作；具体措施

档案管理中的保密工作是指国家机关、企事业单位在档案管理中对所涉及到的机密档案资料的保管。采用现代化的管理手段，提高保密质量，确保档案的安全储存和利用，是档案管理中的一项重要工作内容。

1.做好档案保管过程中的保密

档案库房管理是档案保密的重之重。档案库房按照国家有关规定应该是独立的，但是有些单位的档案库房和机关办公室混在一起。应该注意的是，一般的办公室是不可以用作档案库房的，考虑到档案的保密性，不宜将档案库房设在办公楼的最底层，库房的门窗应牢固并具备防盗功能，档案库房应与办公室、阅览室分开，档案库房应设专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止人内。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2.绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到国家现代化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须做好绝密档案的管理和保密工作。

2.1绝密档案与非绝密档案要区别保管。要设置保险柜、保险锁、防盗器，确保绝密档案的安全。

2.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、和高度的保密意识，以及严谨的工作作风。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，在他们参加一些社会活动或某种复杂的场合时，也许不经意的一句话，可能就泄露了国家秘密。所以要求档案人员无论在什么场合，必须做到守口如瓶，保守国家秘密。

2.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出，销毁等必须严格按照规定手续办理，必须经过指定领导人审批，如出现问题，应及时向领导汇报，并查明原因。

3.档案的保管期限与保密期限

应将档案内容进行正确的分析、鉴别其中的现实作用与历史作用的基础上来确定实际的保管期限，对于保存价值的确定，应按照工作的需要与历史文化财富的需要来进行确定。对于保密期限的确定，可按照国家秘密事项在一定时间内泄露，可能使国家的安全利益受到的危害来进行确定。

4.档案管理人员的职责

档案管理人员最重要的职责就是应确保档案的完整性、安全性。对于档案保管工作来说，这既是工作中的基本任务，又是工作中应达到的主要目的。为做好档案保管工作，应避免由于某些因素而造成档案的损坏情况。如果档案已出现破损，应立即采取相关补救措施。档案管理人员在具体工作中还应着重注意以下几点。一是确保档案的安全性，保证档案的实体安全与档案的内容安全。二是对档案进行集中的保管，由于分散保管会增加档案管理工作中的负担，严重情况下可能会使档案出现损坏或丢失等情况。三是对于档案保管工作应有条理的且规范的进行工作。四是应将档案排架整齐、规范且按照一定的规律排好。综上所述，档案保管工作虽然不是很轻松，但是档案工作作为一项极其重要的基础工作，相关人员一定不可放松警惕，应时刻注意避免档案出现损坏，保证档案安全。

5.档案涉密情况的变化

档案的密级并不是始终固定的，其密级会根据时间的推移与文件的情况而产生相应的一些变化。主要可分为三种形式，分别是升密、降密与解密。出现升密的情况不多，及时进行升密，这过程也是暂时的。其中降密的情况是最普遍的。产生密级变化的主要原因可分为以下个方面，一方面是保密范围变化。一方面是密级文件作用变化。由于传统的密级文件指导作用无法与现阶段的工作相适应，从而起不到指导作用，这时立档单位将此类文件废除，这样一来，密级就会自然而然的进行解除。另一方面是保密时限变化。由于原有的档案涉密文件，只存在密级而看不到保密时限，所以要按照档案涉密内容的变化掌握划密标准，避免出现密级偏高或偏低、偏长或偏短的情况。

6.进一步做好档案开放中的保密工作

对于档案的秘密性来说，一定不可以忽略其秘密性的时效与范围，所以，在开放档案的期间，一定要做好档案的保密工作。

6.1做好档案的解密工作。保密档案的等级可分为三级，分别是绝密、机密与秘密。对于不同的档案密级，档案工作人员就应采取不同管理措施，以确保能够最大限度地利用档案。档案保密是有时效性的，如果档案的秘密保管期限届满，就会失去保密价值，这样一来就不可以根据原有的保密文件进行管理，要根据公开文件进行管理。对社会各界开放的档案，一定要确保是到了一定时限的档案，在开放之前，首先应对其进行解密工作，对于未解密的档案应将其列入控制使用的范围内。为避免对档案的开放利用产生影响，一定要在解密期间，严格按照保密法的有关规定，来进行解密工作。

6.2做好档案开放前的基础工作。档案开放前的基础工作应从以下3个方面做好。一是确保开放档案案卷的内在质量。二是要建立健全的档案号，以适应开放后的检索管理要求。三是编制检索工具，具体可包括以下3点。分别是基础性检索工具，骨干性检索工具与文字叙述性检索工具，为实现检索途径的多元化特点，应形成以骨干性检索工具为主，基础性检索工具为辅，叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系。

6.3准备好副本。对于一些较为珍贵且重要的档案，一定要准备出相应的副本，主要可选择抄录、复印、照相等一些方式。

6.4做好档案的审查工作。档案开放之前的关键工作之一就是审查工作，审查工作的具体任务是要做到准确的区分、判定档案的开放与控制使用范围。做好这项任务应分别做好以下3点。首先应做好初审工作，将开放期限内的档案一一进行审查工作，以进行初步的判定开放与控制使用范围。然后是中审，此项环节应将初审中没能判定开放与控制使用的部分档案进行重点的审查工作，决定其取舍。最后是终审，此项环节应由领导进行处理，按照初审应中审的情况，进行深入、综合的分析与审查工作，决定与批准档案是否开放。