浅析如何做好机关档案管理升级后的巩固提高工作

刘丽梅

[摘 要]本文通过对机关档案管理升级后所需进行的巩固提高工作进行了相应分析，并提出了解决措施。

[关键词]档案管理；升级；巩固提高

卓有成效的档案管理升级工作给机关档案工作注入了生机和活力，使机关档案管理水平得到了进一步提高。然而，社会主义市场经济的发展以及各行各业对档案的需求，又对档案工作提出了新的更高的要求。这就表明，某个年份和时期档案管理的升级，不等于这个立档单位的档案管理会自然地长久保持这个水平，更不可以一劳永逸。事实上，确有个别单位在档案管理升级之后出现了滑坡现象。这种客观现实告诫我们，把档案管理升级后的巩固提高工作不但不能放松，而且必须下功夫继续抓好，才能使机关档案工作更好地为经济发展服务。那么，如何抓好这项工作呢？当然是措施很多，方法各异。而我认为，档案管理升级后的巩固提高工作必须围绕经济建设这个中心来进行，从提高思想认识入手，从加强实体建设抓起，在强化管理中提高，在开发利用中发展，才能抓出成效。具体应着力解决好以下几点问题：

一、切实加强领导，是做好档案管理巩固提高工作的关键

据了解，有的单位在档案管理升级后，产生了满足现状的思想，只求过得去，不求过得硬，致使档案工作止步不前；还有的单位由于人员变动和内部机构调整，使档案工作的组织机构和档案工作人员出现了缺口，致使档案工作很少有人问津。上述骄傲自满情绪和组织上的不健全，削弱了档案工作的力度，制约了档案工作的开展。因此，切实加强领导，就成了做好档案管理升级后巩固提高工作的关键。要解决好这个问题，必须抓住如下几个环节：

（一）宣传、贯彻《档案法》，增强档案意识

从社会的角度来说，《档案法》是全民的单项法律，要求任何一个公民都要认真遵守和执行。所以，机关档案管理升级后，仍要通过各种形式，继续宣传贯彻《档案法》，使《档案法》深入人心，进而增强全民的档案意识。

做为一个单位，至少要把《档案法》普及到本单位的全体工作人员当中去，使全体工作人员都能掌握这项法律，理解档案工作的性质、内容、意义，重视本单位的档案工作，把档案工作作为本部门整体工作的重要组成部分，增强保护档案、利用档案、支持档案工作的自觉性和责任感，调动各方面的积极因素，创造良好的档案事业发展环境，这样才有做好档案管理巩固提高工作的坚实基础，进而推动档案工作不断发展。

做为一个档案工作者，更要坚持不懈地学习《档案法》，同时还要学习《档案法实施办法》、《档案管理规定》等一系列档案管理的法规条例，以保证档案工作沿着法制轨道逐步向规范化、标准化和科学化的方向发展。

（二）调整充实力量，完善组织机构

调整和充实档案管理人员，不断完善组织机构，是做好档案管理升级后巩固提高工作的又一必要前提。在人员调整时，要注意专业素质的考核，做到配置的合理性。从这一点来讲，绥化市道路运输管理处的做法是很值得借鉴的。几年来，这个单位主管常务和档案工作的副处长因组织调动和工作需要先后调整了三人次，具体负责档案工作的秘书科长调整了两人次；还培养选拨了两名专职档案员，使档案工作没有因为人员的变化而受到影响。通过这些努力，不但保证了档案工作组织机构的稳定性与连续性，而且还较好地适应了行业管理工作的需要。从而，使档案管理升级后的巩固提高工作有了可靠的组织保证。

（三）加强制度建设，做到有章可循

对于机关各立档单位来说，根据档案工作的需求，结合本部门档案工作的特点，建立健全档案工作各项规章制度，是实现档案工作制度化、规范化的有力手段。各立档单位，都应建立立卷归档、档案保管、借阅、统计、保密、销毁等项制度以及档案的分类方案、档案员岗位责任制等。同时要把落实这些制度同贯彻、实施《档案法》联系起来。在档案管理制度的执行过程中，要批评有章不循的现象，处理严重违章人员，维护制度的严肃性。从而，发挥这些规章制度在机关档案管理巩固提高工作中的监督和保障作用。

（四）舍得资金投入，加强阵地基础设施建设

加强阵地基础设施建设，主要目的是改善档案室的管理条例。促进档案工作的进一步发展。在这方面，绥化市道路运输管理处已取得了成功的经验。他们采取统筹规划，逐年投入，不断完善的方法，在新建的办公楼内建立综合档案室1个，建立业务档案室共6个，设备都是先进的密集架，还增设了录音机、电视机、照像机、吸尘器、电风扇、电话和干湿温度计等一系列设备，为档案工作的发展提供了必要的物资保证，使阵地基础设施建设不断得到加强。

（五）加强队伍建设，努力提高业务素质

培养和选拨优秀的档案工作人才，是加强档案工作队伍建设，提高档案工作人员素质，做好档案管理巩固提高工作的重要措施。只有建设一支过硬的档案工作队伍，才能创造过硬的档案工作质量。因此，各立档单位要采取各种形式培养和选拨优秀人才。通常可以采取以下几种方式：

1、普及档案知识、开展全员培训。档案工作是一项事业性很强且涉及面较广的工作。通过开展全员培训，可以全面普及档案知识。同时，也给档案工作人员提供了深造的机会，进而可以全面提高档案工作人员的素质。

2、送出去学习，培养骨干力量。主要是选送骨干力量到外地学习，开拓视野，吸收先进的管理办法和经验。

3、开展岗位练兵，提高业务技能，科学管理，精益求精。使档案工作人员达到五会（会收集、会立卷、会整理、会编检索工具、会利用）的要求。

二、不断丰富档案内容，是做好档案管理巩固提高工作的基础

档案工作的根本目的是有效利用。收集门类齐全、结构合理、内容丰富、数量充足的档案资料，是实现档案利用工作的重要基础。也只有满足各项工作对档案提供利用的要求，才能使档案工作在现有的基础上进一步升级。丰富档案内容，应该注意以下两点：

（一）做好各种资料的收集和征集工作，保证档案资料收集齐全。每一个立档单位都要根据自己的业务特点，全面地、分门别类地收集相关的资料。这样，不但能丰富档案资料的内容，而且还为辅助档案提供资料开展利用工作，打下坚实基础。否则，资料残缺不全，缺档断代，不但给利用带来无法克服的困难，而且档案工作本身也无法巩固、提高。

（二）档案类型变单一型为多种类型。根据单位业务性质的不同，可以把特点较鲜明，较集中的档案分离出来，设立不同的档案管理区域，由专人负责，在“统一组织形式，统一管理制度，统一工作标准”的原则指导下，实行专门管理，满足不同岗位对档案利用的需要。

三、注重开发利用，是做好档案管理巩固提高工作的途径

我们党所确定的档案工作的方针是，档案工作必须为党的中心工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会的文明建设服务。搞好档案信息资源开发利用工作，对经济建设和社会发展至关重要，也是档案工作的生命力所在。因此，档案工作人员在单位档案管理工作升级以后，要把加强管理和开发利用紧密结合起来，在继续提高管理水平的同时，应把档案工作的落脚点及时转到开发利用上来，充分发挥档案的综合效用。所以，档案工作人员要积极发挥主观能动性，切实做好工作，为机关工作提供良好服务。

一是要变“看堆守摊”的封闭式被动服务为开放式服务。有的档案管理人员工作比较保守，为了管档案而管档案，工作范围狭窄。这些都不利于档案服务功能的发挥。所以，档案工作人员要积极深入到单位的业务工作中去，主动探求档案资料的需求信息，从而全面而准确地提供档案资料。同时，还应根据实际工作需要，有针对性地进行相关档案资料的编研工作，使这种服务更直接，更条理，更有效。此外，还应按规定，开放档案目录，让大家都了解档案室所藏档案，以方便各行业对档案资料的利用。

二是要抓好年度立卷归档工作，对于各种资料都要定期收集到一起，在年末集中装订成卷，使档案材料门类化、齐全化、规范化，这样就能使档案资料更好地发挥效用。

三是要结合本部门本行业的特点，认真开展编研工作，对于现有档案史料，进行挑选、加工、编排和评价，发挥档案的经济效益和社会效益。

利用的侧重点，应从以下三个方面加以把握：

1、为部门和领导宏观决策提供必要的依据。实践证明，任何一项决策，要想达到科学和正确，只凭主观良好的愿望是不行的，除了要对现实情况作必要的调查分析外，还必须参考相当的数据和以往的经验教训，而这些只有在档案资料里才能找到。因此，作为档案工作者，就应当在领导决策重大问题时，提供必要的档案资料和信息方面的服务。

2、为部门进行重大生产经营活动和业务工作服务。实践证明，一个企业要想把生产经营活动搞得红红火火、生机勃勃；一个工作部门要想把部门的工作搞得井井有条，卓有成效，除了其他因素外，必须有必要的、丰富的档案资料作参考、作依据。档案资料就是企业和工作部门的重要财富，它与我们各项事业的命运息息相关。档案工作只有在企业的生产经营活动中和部门的工作中充分发挥作用，才会有作为、有生命。

3、为解决各种纠纷和问题、落实党和国家的政策服务。在市场经济条件下，尤其是处理各种经济纠纷，时时处处离不开经济合同档案、票据档案、劳动工资档案等等。档案工作者应当通过档案资料在这些方面发挥作用。

当然，还有其它许多方面的档案资料大有可用之处，档案工作者应当不断地进行研究和探索。

综上所述，做好机关档案管理升级后的巩固提高工作，势在必行。只要各单位领导重视，加上档案工作人员的努力，机关档案管理升级后的巩固提高工作就一定能取得成效。