档案管理者“胜任特征”的科学内涵

何淑敏

[摘 要]通过对档案管理技能、发展潜质与知识体系三大基本要素的分析，提出了档案管理者能够胜任此项工作的科学内涵。

[关键词]档案管理；胜任特征；科学内涵

管理技能、发展潜质与知识体系作为档案管理者胜任特征的三大基本构成要素，蕴涵着丰富的科学内涵。根据档案管理工作的专业特点分析，档案管理者胜任特征的三大基本构成要素可以归结为档案信息服务效益意识、档案信息服务与信息开发能力、个人特质、人际关系处理能力、规范管理以及心理承受能力等六个“基本因子”并体现如下特点：

1、强调档案信息服务的效益观念

社会学知识理论告诉我们：任何个人、组织甚至整个社会在进行某种有目的的实践活动时，总是要求尽可能既快又省地达到预定的目标、获得一定的有益成果。即人类社会的每一名成员都需要自觉不自觉地遵循效益原则行事，取得“有益的效果”。这已经成为具有普遍意义的社会“思维定式”与行为习惯。可以说，人类不仅在经济活动中要讲求效益、创造效益，人类的所有活动也都要讲求效益、创造效益。档案信息服务工作亦不能例外。当然，强调档案信息服务的效益观念，并不是要求各级档案管理部门在开发档案信息资源、开展档案信息服务过程中必须刻意达到“创收”目的、追求某种可以“钱衡”的经济指标。而是要求各级档案管理部门凭借、利用既有的资源与条件，取得档案信息服务最优化的业绩。而这种“效益”的获得更需要档案管理者具有过硬的专业知识、娴熟的专业技能与敏锐的信息服务意识作为基本支撑。因而，强调档案信息服务的效益观念，应当成为档案管理者必备的工作理念之一。

2、提升档案信息服务与开发的能力

随着社会的发展进步，社会公众的档案信息利用需求日趋强烈、并呈现出多样化的发展趋势。如何从根本上保障社会公众的信息知情权，已经成为各级档案管理部门必须认真对待的一项重要内容。为此，各级档案管理部门在提升档案信息服务与信息开发能力方面付出了艰苦努力：不断改进和完善档案信息服务手段与质量、重视提升档案信息资源开发利用的能力、拓宽档案信息资源利用传播渠道等等。而档案管理者作为联系档案信息与社会各方面档案利用者的客观“媒介”，理应具有较强的专业敏感性与反映力：重视档案信息服务与开发能力的提升，及时积累、开发、提供社会公众所需要的档案信息资源，把握社会各方面档案信息的需求动态、加大档案信息资源利用传播力度等，并通过自身的努力，为构建和谐社会的伟大实践提供优质高效档案信息服务的目的。

3、讲求个体的心理承受能力

不可否认，档案管理者所处的职业环境长期受到“封闭、半封闭”思维及其惯性驱动的负面影响，与社会联系、沟通、交流的渠道相对偏窄，且已经成为严重影响档案管理者自我认知能力、人际关系处理能力以及调节自身心理平衡的限制因素。这种现实状况极易导致档案管理者产生心理上的“无助感”和“绝望感”：使他们“罹患”上个人情感疏离、对人对事冷漠的“心理顽疾”，并将影响到档案管理实践的开展与团队协作精神的发扬。因而，档案管理者必须勇于接受现实、积极正视各种压力；善于解剖自己、及时调整目标要求，增强档案管理者个体的心理承受能力。这也是保障档案管理者履行档案管理实践的必然要求。可见，讲求档案管理者个体具有较强的心理承受能力应当成为档案管理者胜任职责需要的基本构成内容。

4、确认人际关系的处理能力

人际关系的处理能力对于档案管理者来说极具重要性。在档案管理实践中。档案管理者对内担负着科学管理档案实体、合理开发档案信息资源、有效服务社会需要的重任，需要具备较强的沟通能力、协调能力和人际关系处理能力，以形成良好的团队凝聚力；而档案管理者对外则面对来自社会各个方面、各个领域的档案利用者，其一言一行都将关乎到档案管理部门的形象、关乎到档案管理工作的成效。因此，档案管理者具备较强的语言表达与社会交往能力是改变档案工作长期形成的封闭、半封闭状况，扩大档案信息服务领域、拓宽档案信息服务渠道的有效途径之一。在社会发展进步的今天，随着社会档案意识的增强与档案开放程度的提高，档案管理者具备较强的沟通能力、协调能力和人际关系处理能力更加突显其极端重要性。

5、重视管理行为的规范有序

档案管理者必须树立规范化的管理理念、健全规范化的管理方法。在档案管理实践中实现规范、有序的管理。这对于保障档案信息资源的安全、拓宽档案信息服务渠道、强化档案信息服务手段、履行档案信息服务职能均具有特别重要的意义。同时，规范化、有序化的也是档案业务部门创新档案管理模式、实施先进管理方法、完善科学管理制度的基本保障，其价值作用是不言而喻的。

6、关注个人特质的发展完善

随着社会的发展，档案信息服务工作逐渐摒弃了“封闭、半封闭”的传统模式，正朝着“公共化”、“社会化”的轨道向前发展。鉴于此，新的社会历史条件要求档案管理者既要努力地完成档案实体管理任务、又要认真履行信息服务职责。而档案管理者在档案管理实践中所表现出来的责任心、使命感、坚韧度、缜密性等个人特质都将对档案管理者个体工作绩效的优劣程度产生影响，进而决定着整个档案管理实践活动的质量优劣与效益高低。因而，关注个人特质的发展完善应当成为考核档案工作人员、尤其是档案管理者能力素质的重要落脚点，务须引起各级档案管理部门的极大关注。