浅析高校教学秘书的工作思维方式

李敏

（宿迁学院 建筑工程系，江苏 宿迁 223800）

浅析高校教学秘书的工作思维方式

李敏

（宿迁学院 建筑工程系，江苏 宿迁 223800）

文章通过对高校教学秘书工作内容和职责的分析，论述了培养正确的思维方式对于提高教学秘书工作效率、加强教学秘书队伍建设的重要性。作者结合自身的经验就如何形成良好的工作思维方式给出了几点建议，为进一步提高高校教学秘书队伍的素质提供参考。

高校教学秘书 工作特点 工作思维方式

高等院校教学管理水平直接决定学校的教学质量和办学水平。高校教学秘书既是教学管理网络的末梢，又是教学管理团队的骨干力量，其工作能力水平直接影响到整个学校的教学工作和教学质量。因而，提高教学秘书队伍的素质是教学管理团队建设中非常重要的一部分。

一、高校教学秘书的工作特点

教学秘书是教学管理系统的基层工作人员，其主要工作任务是在教学系主任（院长）领导下处理日常教学行政工作，并从事教学状态、质量信息的调查了解工作。教学秘书的角色定位决定了其工作具有以下突出特性。

（一）工作的服务性和时效性

服务性是教学秘书工作的本质属性，教学秘书面对的工作对象是全系或全院的教师和学生，他们承担着上传下达的工作任务。若将教师和学生看做是客户，则教学秘书的主要工作任务可以总结为通过信息技术等手段满足客户的需求，即为教师和学生服务，保证教学工作的正常运行。同时，教务处下达的通知和任务所要求完成的时限通常只有一周左右，这就要求教学秘书必须在第一时间开始行动，通知相关人员，并督促、提醒其及时做出反应，这又反映了教学秘书工作的时效性。

（二）工作的从属性和辅助性

教学秘书除了承担教学管理工作之外，还起着为院系领导提供文件、资料、建议的作用，为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用，以及处理日常教学事物并提供文字方面的条件等辅助作用。从工作地位上来说，教学秘书接近院系领导辅助其工作，但没有决策权，他们从属领导管理，辅助领导工作。

（三）工作的烦琐性和复杂性

从学期初到学期末的每个教学周教学秘书都有不同的工作任务，除了常规性的日常管理工作之外，他们还要处理突发性的教学情况。其工作的内容范围涉及学校教学管理工作的各个方面，工作繁锁、层次结构复杂、责任大。此外，教学秘书面对的是因年龄、职称、阅历而呈现不同特性的教师和因家庭背景、教育环境不同而性格各异的学生两大群体，这又给其工作增添了一定的难度和复杂性。

（四）工作的周期性和重复性

高校的教学工作是以学年为周期进行的，所以教学秘书的工作内容年复一年的围绕着教学任务安排、教学计划制订、报名安排、考务安排、学籍管理、档案管理等方面进行，每个学年他们都重复做着和上一个学年基本相同的工作。

（五）工作发展空间的局限性

目前，一些高校把建设高水平的教学科研队伍作为其工作的重点，忽略了对教学管理队伍特别是教学秘书队伍的建设。此外，学校的领导层通常认为教学秘书处理的都是一些重复性的毫无技术性的日常事务，对于教学秘书队伍的培养不重视，教学秘书外出学习交流的机会非常少。因而和其他岗位相比，教学秘书在发展空间和待遇上都处于弱势地位。

二、高校教学秘书工作思维方式现状分析

工作的思维方式对于工作的效率和质量有着重要影响，科学得当的方式方法能使复杂的工作简单化，能抓住工作中的主要环节和重点同时具有系统控制，进而取得事半功倍的效果；反之，就会使得简单的工作复杂化、明确的目标模糊化，付出很多但效果很差。教学秘书的以上几点工作特性导致其在工作思维方式上存在一些误区，极大地影响了教学秘书队伍的整体素质，也阻碍了学校整体教学管理质量的提高，这些误区主要表现在以下方面。

第一，以教师和学生需求或教务处及院系领导下达的任务为工作指令，按需办事。这一工作方式的产生是片面注重上节中的一、两项特性造成的，部分教学秘书错误地认为其岗位职责就是满足教师、学生和领导的需要，久而久之就形成了有事来就忙没人找就闲着没事干的工作状态。这种节奏混乱的工作方式易出现工作漏洞，影响工作的正常有效开展。

第二，工作重心模糊，有求必应。教学秘书的工作涉及教学工作的各个方面，他们对各项教学工作的流程和规定都清楚了解，并且接近领导，全院系的学生和教师遇到问题时第一时间想到的就是教学秘书。因此除常规工作外，教学秘书还要随时处理一些突发性、偶然性的事件，帮助广大师生解决他们在教学工作中遇到的困难。部分教学秘书在工作中会在临时性的事情出现时立即工作重心长时间转移的情况，时间久了便形成了有事必管、有求必应的惯性工作方式，每天的工作时间都被烦琐的事项占去，工作重心不明。这种勤杂工式的工作方式会极大地降低工作效率，导致工作效果事倍功半。

第三，工作方法一成不变，工作水平停滞不前。教学秘书的工作是以学年为周期的，每学年都做着重复性的工作，时间久了就形成了固定的工作方法，处理事情时不知变通。此外，学校普遍对教学秘书队伍的再教育不够重视，也没有完善的激励机制，他们出去学习交流的机会非常少，缺乏对教学管理和教学改革方面的研究。这导致部分教学秘书在处理事情时缺乏灵活性，让本来就单调的工作变得更枯燥，对工作缺乏热情，更谈不工作水平的提高。

三、高校教学秘书培养正确工作思维方式的基本思路

教学秘书是反映高校精神风貌、教学质量和教学水平的重要窗口，是保证教学秩序正常运行，实施教学改革的关键枢纽。一个真正具有工作责任心的教学秘书应该不断提高个人修养，努力提高工作能力，而培养正确良好的工作思维方式是培养高水平工作能力的根本，必须引起重视。人类的工作方式受其思维方式的影响，而思维方式又受个人教育、习惯、素养等多方面影响，是在成长过程中逐渐形成的，只要调整心态，乐于接受，努力尝试改变，思维方式就可以改变。针对高校教学秘书的工作特点，可以从如下三个方面着手培养良好的工作思维方式。

（一）完善思维的层次

在工作中既要与领导保持同层次的思维，又要从不同层次对其思维进行拓展。所谓保持同层次思维是指要充分了解领导的权责范围、思维模式、习惯思路，这样在完任务时才能充分了解领导的要求，避免走弯路，高效率地完成工作。另外，院系领导在管理上不可能面面俱到，教学秘书要做领导的好帮手，充分利用与教师和学生接触广泛的条件，在平时的工作中对他们反馈的信息进行记录和整理，在领导决策时从不同层次为其提供有利的信息和建议，对于领导布置的任务才能高质量、高水平地完成。如协助领导制定某项规章制度时，既要能从管理层次的思维角度出发，抓住领导制定制度的起因和目的，避免文不达意，做无用功，又要能在抓住根本的基础上对领导的思维进行发散，从制度的完整性和执行力方面给予补充和建议，协助领导制定出较完善的规章制度。

（二）丰富思维的角度

教学秘书首先要从本位的思维角度出发，立足本职，尽职昼责，贯彻执行上级教学方针和指令，协助院系领导做好日常教学管理工作，这是成为一名合格的教学秘书的根本。其次，教学秘书肩负上传下达的重要任务，经常要与学校的很多职能部门、二级学院领导、教师、辅导员和学生联系，而不同的人群所关注的重点是不一样的，所以教学秘书应注意换位思维，充分发挥沟通和协调作用，营造和谐的工作氛围，避免冲突，保证教学工作的顺利进行。如在安排新学期课表时，首先要保证课程的数量、学时、起始周、任课教师等信息的准确性，并且要从教师和学生的角度出发考虑，学生课表每天的课时量要适中，周课时要均匀分布，难度大的课程要分散安排，这样学生的学习压力才不至于过于集中，学习效果才会好；教师的课表则要充分考虑每一位教师的年龄、身体素质和科研任务等方面的因素，对于年龄大的老教师其上午的精神状态较好，课程应尽量排在上午时段，对于身体素质较差的教师课程安排不能太过集中，否则身体吃不消，而科研任务重的教师其课程安排上应稍集中，保证其有完整连续的时间从事科研工作。

（三）把握思维的节奏

教学秘书的工作特点决定了其在工作上有一定的被动性，必须遵循教务处或院系领导的工作规律办事，但是在工作任务开始之后，教学秘书必须化被动为主动，把握当前形势的各种变化，与上级领导部门工作保持思维上的同步，契合其时间节奏，不得松懈拖沓，影响下一步工作的顺利进行。同时，在掌握了工作周期性的特点后，教学秘书可以加快思维的节奏，运用超前思维，做一些超前的准备工作，避免临时抱佛脚，措手不及。如在协助办理毕业生的相关工作时，事情繁多，且各个环节环环相扣，从答辩资格审查、毕业资格审查到办理学士学位证，再到最后的档案整理储存必须一步接着一步按时完成，且要与论文答辩时间和学校规定的学生离校时间相结合，答辩资格审查和毕业资格审查的时间应该在论文答辩之前完成，而学士学位证办理和档案存储整理工作应在毕业答辩之后学生离校之前完成。一旦毕业答辩工作开始，教学秘书就应该积极发挥主观能动性，与整体安排保持同步，同时在工作开展之前可以做一些超前工作，如整理已有的英语四六级成绩、课程不及格情况、处分情况等数据资料，这样即使其他安排发生临时变动时也能从容应对。除上述两点外，教学秘书还应培养一定的继后思维，在一项工作结束后要思考有无遗留问题，有无需要改进的地方，这样才能不断提高工作水平。

（四）培养创新思维能力

随着教育改革工作的推进、科技的进步、管理人员的探索研究，新技术、新方法、新思维陆续的被用到教学管理工作中，教学秘书应该与时俱进，培养创造性思维能力，在工作中探索运用新方法、新技术，不断提高自己的工作能力水平，适应新的发展需要。

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