如何正确填制记账凭证

孙宁

[提要] 本文结合会计基础工作规范和工作实践，按照记账凭证的内容，逐项说明记账凭证的填制方法。

关键词：记账凭证；编制方法；中职学校

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2014年8月28日

一、记账凭证的概念及内容

（一）概念。记账凭证，又称记账凭单，或分录凭单，是指财会部门根据审核确认无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制、记载经济业务的简要内容，确认会计分录，作为记账直接依据的一种会计凭证。

（二）基本内容。记账凭证要有填制的基本内容，即凭证的填制日期；凭证的编号；经济业务摘要；应借、应贷的会计科目；经济业务涉及的金额；所附原始凭证张数；会计主管、审核、制单、记账等有关人员的签名或盖章。

二、记账凭证的填制内容

（一）日期栏的填写。日期栏的填写应该是财会人员填制记账凭证的当天日期，或根据原始凭证的日期，按经济业务发生的日期或月末日期进行填写。如报销差旅费的记账凭证填写报销当日的日期；现金收、付款记账凭证填写办理收、付现金的日期；银行付款业务的记账凭证，一般以财会部门开出银行存款付出单据的日期或承付的日期填写；属于计提、结转、分配等转账业务的记账凭证，应以当月最后的日期填写。填写时，应用阿拉伯数字，而不能用大写汉字。

（二）凭证编号的填写。记账凭证编号的方法主要有三种，一是将企业内部的所有记账凭证作为一类统一编号，如：记字第××号；二是按收、付、转三类记账凭证进行编号，如：收字第××号、付字第××号、转字第××号；三是按现金收付、银行存款收付和转账五类记账凭证进行编号，如：现收字第××号、银付字第××号。当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然数字顺序连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。

（三）摘要栏的填写。记账凭证中摘要栏的填写必须依据实际发生的经济业务如实填写，填写内容既要简单明了又要说明重点。摘要的填写要符合三个要求：一是能够准确地表达经济业务的基本内容；二是能够简明扼要，突出重点；三是能够正确地、完整地反映经济活动和资金变化的来龙去脉，切忌含糊不清。例如，编制材料采购的记账凭证，写摘要时要写“从某公司购入某材料”。

（四）会计科目栏的填写

1、会计科目一律使用新会计制度统一规定的新科目，不得沿用旧的会计科目，严禁自创会计科目。例如： “现金”更改为“库存现金”；“营业费用”更改为“销售费用”，等等。

2、填写会计科目时，总账科目栏及明细科目栏内容要填写完整，并注意对应关系。例如，有明细科目的会计科目，总账科目栏填写“应交税费”，明细科目栏就要填写“应交增值税”或“应交消费税”等明细科目；没有明细科目的会计科目只填总账科目栏即可，如“库存现金”、“银行存款”等科目。

3、在书写会计科目时应注意，不要将字满格写，要占格距的二分之一书写，这样便于发生书写错误而进行更改。

4、字迹必须清晰、工整。

（五）金额栏的填写。记账凭证中填写的金额要与原始凭证的金额保持一致；要用规范的阿拉伯数字进行填写，并填至分位；相应的数字应平行对准相应的借贷栏次和会计科目的栏次，防止错栏串行；合计行填写金额时，应在金额最高位值数前填写人民币“￥”字符号，以示金额封顶，防止窜改。记账凭证填制完经济事物事项后，如有空行，应当自金额最后一笔金额数字下的右上角处至最底一行的左下角处划一条对角斜线注销。当然，对于记账凭证金额栏最后留有的空行，也可以用“S”线注销。所划的“S”线应以金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数行上面的空行。记账凭证所填写会计科目及金额应按行次逐笔填写，不得跳行或留有空行。

（六）记账凭证附件的填写

1、可以不附原始凭证的是：结转损益类及费用类的记账凭证、更正错误的记账凭证，如月末或年末结转“本年利润”的记账凭证。

2、按原始凭证的张数计数，并将原始凭证直接附在记账凭证后面。如从银行提取现金，可直接将银行取款凭证附在记账凭证后面，并在记账凭证中的“附单据”栏中用大写数字填好张数，如有1张，则填写“附贰张单据”。

3、对于汽车票、火车票、定额发票等原始凭证，可以使用原始凭证粘贴单，作为一张原始凭证的附件，但是要注意在粘贴单上要填写好票据的张数和金额，这种情况多用于企业报销差旅费。

4、一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的：该原始凭证由本单位保留，附在本单位的有关记账凭证后面，给应负担费用的其他单位开出原始凭证分割单，供其结算使用。

（七）账页栏的填写。为防止记账重复和方便对账，会计人员记账后应在会计科目后的平行“账页”栏次打“√”，收款凭证和付款凭证应在记账凭证“合计”栏的平行“账页”栏次做记号。

（八）记账凭证的签名盖章。记账凭证填制完成以后，要经过层层严格的审核，最后由制单人、审核人、会计主管、记账人逐一签名或盖章，以明确经济责任，防止徇私舞弊的情况发生，同时也对会计人员起到了相互监督和相互制约的作用。对于收款凭证及付款凭证，还应由出纳人员签名盖章，以证明款项已收讫或付讫。

主要参考文献：

[1]兰芳，王玲.会计摘要编写浅谈[J].十堰职业技术学院学报，2009.1.

[2]郭继宏，刘霞.基础会计实务[M].北京：北京师范大学出版社，2009.11.

[3]赵欣.浅谈记账凭证的填制方法[J].时代金融，2011.12.