浅谈如何加强企业的基建档案管理工作

孙雪杨

[摘 要]基建档案是企业档案的重要组成部分，它记录了工程建设的全过程，在企业的发展中发挥着积极作用。本文先就其重要性做了简要的分析，其次，着重阐述企业基建档案管理工作存在的问题，针对问题提出解决措施。做好档案管理工作，为企业的长远发展打基础。

[关键词]企业；基建档案；管理

基建档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表和声像等各种形式的历史记录。它既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要条件，也是对工程进行维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。随着档案法律、法规的不断健全，企业基建档案的管理更加有章可循。因此，如何加强企业基建档案管理工作，已成为我们必须深入思考的课题。

一、企业基建档案的重要性

基建档案是一种特殊的信息资源，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为企业规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对企业总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。同时，它对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。企业基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案为企业的建设、维修、管理、改建和扩建服务。所以，做好基建档案管理工作，对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。

二、企业基建档案的管理现状

从目前企业基建档案管理的情况来看。虽然基建档案由综合档案室统一收集、整理、保管.但仍存在—些问题：

（一）基建档案收集不齐全

基建档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、不系统等问题，特别是随着人员变动和机构调整，造成基建档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了基建档案的长久保护和开发利用。这些问题的存在使基建档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平。因此，采取有效措施，加强基建档案管理工作刻不容缓。

（二）基建档案管理标推不统一

目前，在企业基建档案的管理上没有统一的标准，各单位在收集范围、期限划分、案卷组合等方面都不一致。比如：收集归档中，竣工图纸都划归在基建档案门类之内，但有些文字材料、有关批文以及部分合同等，由于历史原因却归在文书档案内，割裂了基建档案的自然形成规律。在保管期限划分上，也没有按其重要程度划分保管期限，所有基建档案都是永久保管，管理缺乏科学性。在组卷问题上，各单位也是自己摸索经验，有些单位学习城建档案的组卷方法，将竣工图纸装订成册，整齐、美观，便于保管，但不太便于利用，查阅一张图纸，要将整卷借出，有时会造成损坏，归还后又要重新整理装订。有些单位将图纸编号折叠，装盒保管。

（三）基建档案管理业务较为生疏

现在企业档案管理人员，一般对文书档案管理还较为熟悉，但对基建档案的管理则缺乏学习和培训，对现有的基建档案的收集、组卷、编目、统计等工作也都是边干边学，摸索经验，他们不甚了解基建档案的形成特点，缺乏对基建部门在档案资料形成积累过程中的检查指导，工作往往处于被动局面.档案编研和信息开发利用也较欠缺，没有通过分析、归纳，使原始资料转化为更高层次的二次信息。因而使整个基建档案管理处在较低水平。

三、加强基建档案管理工作的措施

（一）提高意识，加强宣传

近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外，我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”，只满足于踏踏实实地做好本职工作，头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识，从而影响到社会对档案馆的认知程度。

（二）加强领导及部门的重视

近几年根据基建档案工作的实践证明，搞好基建档案工作，需要领导的重视。领导实实在在的支持，是搞好基建档案工作的关键。把档案的形成、积累、整理、立卷归挡工作纳入基建规划、计划、管理制度中，在基建工程的招标中，提出对档案工作的要求，并将其纳入基建管理人员职责范围之中。档案行政管理部门在规范单位总体归档要求时，也应对特殊载体的档案给予更多的监督力度，以增加归档部门的重视程度。

（三）加强基建档案的收集工作.提高归档率

首先，要深入学习宜传档案法规，加强建设单位和施工单位的档案意识和守法意识。其次，要根据本单位的实际，制定可行的制度.还可与基建部门签订归档责任书，把基建档案管理纳入岗位责任之中.使基建档案的收集、归档有章可循、有法可依；第三.档案人员要积极理顺收集渠道。基建项目由于工程期长，档案资料要逐步形成积累和收集，在这期间，档案人员还应深入施工现场进行宣传、检查、指导，随时了解工程进度和现场施工文件材料的形成积累情况，发现问题及时解决，做到基建工程开始与资料收集整理同步进行，工程前期准备之时，就是基建档案资料收集的开始.工程竣工验收之日，就是基建档案资料归档之日。

（四）建立和完善基建档案管理的有效机制

档案的收集、整理应该是建设活动的各方主体共同的责任，同时明确各方主体应负的责任。建立档案管理不善责任追究制，对责任人要严肃追究责任。另一方面，在招标投标与勘察、设计、施工、监理等单位签订有关合同、协议时，在合同、协议内明确有关工程档案管理的具体要求，即同时签订负责建设工程档案的收集、整理和报送内容、时间和履约承诺。对档案工作不合格的单位除督促整改外，严格按合同进行经济处罚。

档案管理员是档案的形成者和管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识。加强基建档案管理人员在基建管理和档案管理两方面专业知识的培训，不断提高管理人员的业务水平，使之适应社会的需要。

参考文件：

[1]张智丽.企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报，2011（04）.

[2]张莉.如何加强基建工程档案管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（05）.