高校档案信息资源的现代化管理研究

黄元旦

[摘 要]随着科学技术的飞速发展，人们越来越重视档案信息资源的开发和利用。高校档案信息资源是教育信息化的核心内容，高校档案是教学、管理、科研活动为一体的，具有丰富的信息资源。教学档案能够通过自身的优势对高校教育结构进行优化，促进高校教育的发展。本文就高校档案信息资源的现代化管理现状进行分析研究，并探讨优化高校档案信息资源现代化管理的策略，以便促进我国教育资源的信息化建设，为高校的发展提供重要保障。

[关键词]高校；档案信息资源；现代化管理

引言

高校档案是高校自身历史文化最重要的体现，高校档案记录了自高校建立以来在各个方面的基本情况，例如教学、管理、科研等方面。是高校开展各项工作的素材和凭证。另外，高校档案信息资源还具有文化教育的作用。高校教育发展的质量取决于各种有机体的合理组合与和谐发展，信息资源是其中最重要的组成部分，对教育事业的发展有着至关重要的作用。随着现代科学技术的快速发展，计算机网络技术的应用领域不断扩大，计算机网络技术也在高校档案信息资源现代化管理中得到广泛的应用

1.高校档案信息资源现代化管理的现状

其一，管理制度不完善。管理制度是组织管理系统中的基本框架，是管理次序的根本性保证，对经济发展和组织效率的提升具有重要的意义[1]。首先，在规则制定方面，大多高校虽然根据国家或教育部相关档案法和法规制定了本单位的教学档案、保管方式等，但有关教学档案信息资源管理的制度不够完善。建立有关管理制度的院校只有一半，部分高校根本没有制定类似的管理制度，只有较少数高校正准备出台相关制度，甚至有的高校根本不清楚相关管理制度。其次，机构设置方面。目前通常采用的是三级管理模式，主要是档案室、教学部、院系教学单位。档案室主要负责归档办法和标准；教学部和院系教学单位负责收集、移交、整理、监管档案资料。

其二，管理标准不统一。教学档案管理需要有一套标准体系，能对数字化资源进行标识、存储、交换、管理、检索等统一规范。尤其是在先进的计算机网络技术引入档案管理中，标准体系的建立急需要解决。首先，在档案系统管理软件方面。档案信息化管理软件大致有单机版、网络版和电子版文件管理集中类型，根据调查结果表明，大多数高校均采用网络版，其功能具有多样性、支持数据兼容等特点，逐渐成为流行。高校教学档案的计算机管理已经基本实现，单机版和其他类型的档案管理软件使用的比较少[2]。其次，在档案信息管理系统的运行模式方面。档案馆信息系统的运行模式大致有主机终端式、C/S式、文件服务器式、B/S式。主机终端式和文件服务器式的局限性比较大，使用范围比较窄，基本不采用。C/S式和B/S式是目前最常用的两种模式。其中C/S式交互性较强，适用于处理大量数据，但投资较大，维护成本较高；B/S式操作比较简便，适合用在网上信息发布方面，但速度、安全等方面具有一定的局限性。在目前B/S式逐渐成为流行的档案信息管理系统。

2.优化高校档案信息资源现代化管理的策略

高校档案信息资源是高校教育的有机组成部分，教学档案信息资源建设和教育现代化需要同时进行，需要在内容、方式、手段、思想、管理等方面进行现代化建设。高校档案信息资源的现代化管理主要是建立教学档案信息资源与高校教育相适应的机制，以便推动高校教育功能和任务的实现[3]。

其一，加强前端控制，完善管理过程。前端控制的理论依据是文件生命周期，要求档案管理部门从档案形成的源头进行控制，确保文件管理的质量，使得文件在各种阶段中形成的管理成果能够为后期的档案管理提供有利的依据，从而实现文档一体化管理。在现阶段电子档案大量形成的条件下，充分利用前端控制理论来规范教学档案和归档范围，确定采集时间和方式，判定保存价值，能够有效的促使文件保存具有完整性、准确性。首先，需要在收集的过程中进行控制。由于教学档案来源具有相对分散性、内容比较丰富、种类多样、形成过程具有周期性等特点，做好归档工作就是要把分散在各个部门的教学档案信息资源进行全面收集。明确归档和不归档的范围以及归档时间。其次，在整理过程中进行控制。需要制定出分类方案，确保院系和其他保管部门能够根据统一的规范进行整理，移交档案。另外，还需要确定档号，将所有移交的教学档案在统一档号下进行系统的保存。

其二，建立完善的信息资源库，进行整合管理。教学信息资源比较庞大，要实现教学信息资源处理的有序化、资源交流的有序化、存储的有序化，就需要建立基于现代网络信息技术的教学信息资源库。首先，需要做好总体规划。其中目标规划需要加强校内不同部门间的网络系统和数据的有效整合，建立能够满足自身需求的教学档案信息资源库，做好数字教学档案的归档和管理工作。在资源规划方面需要推进教学档案数字化建设的进程，对教学档案的目录数据库建设需要重视，建立有效的教学档案信息资源检索和利用体系。其次，要做好标准建设。根据教育信息标准的基本精神，结合教学档案信息资源工作的实际情况，制定统一的标准。标准建设需要满足教学档案信息资源的多样性要求，还需要考虑到计算机软件和硬件设备以及系统的更新换代等因素。

3.总结

通过对高校档案信息资源现代化管理的现状进行分析，有针对性的制定出相关优化策略，能够促进档案管理工作的开展，提高工作效率，有效的推动高校教育的发展。在优化高校档案信息资源现代化管理的过程中，需要注重过程管理和控制，实现互联共享。

参考文献：

[1]胡凤华.高校数字档案信息资源整合交换的策略和应用[J].档案学研究，2012，15（07）：14-15.

[2]周华东.试论高校教学档案集成管理原则和运作[J].档案学通讯，2011，14（07）：13-14.

[3]陈永生.档案信息资源开发利用及其效益研究[J].档案工作，2012，12（08）：16-17.