城建档案现代化管理面临的问题及实现的途径

孙万彤

[摘 要]近年来，随着信息化技术的快速发展，城市建设中信息化和电子化得以不断应用，这就使城建档案中一些新问题不断产生，为了更好的对这些问题进行解决，则需要不断的加强城建档案工作，使其能够通过建立现代化的档案管理模式，从而提升城建档案的现代化管理水平。文中对城建档案现代化管理面临的问题进行了分析，并进一步对城建档案现代化管理的实现途径进行了具体的阐述。

[关键词]城建档案；现代化；管理模式；多元化

1.城建档案现代化管理面临的问题

1.1无法完整、系统的进行城建档案收集

城市档案不仅涉及面较广，而且具有较多的部门行业，内容较多，这就导致了城建档案具有多样性、繁杂性和庞大性的特征。而且在城建档案归属和流向规定具体落实中，导致城市档案分散于不同的责任者中进行管理。这就给城市档案的收集工作带来了较大的难度。

1.2传统的档案管理模式与城建档案的发展不相适应

近年来，一些新型档案的产生，给传统档案管理模式带来了较大的挑战。随着一些新技术和新设备在档案材料中的应用，城建档案的载体和记录方式都发生了较大的变化，使其与纸质档案存在着较大的差异性，这就需要城市档案管理部门需要采取切实有效的措施对存在的问题进行解决。

1.3现行管理方法已不适应城建档案的发展

目前城建档案无论是数量、存储还是查阅量都取得了较快的增加，这就给现行的管理方法带来了较大的挑战。虽然城市各部门都加大了对城建档案归档管理的力度，各项档案法律法规也得到了有效的落实，档案的管理力度及归档意识也在不断的加强，但随着城建归档率、移交率和利用率的提高，城市档案馆在接收整理、保管保护和查阅利用等方面都存在着较大的难度，对现行的管理模式造成了极大的冲击，所以需要加强对现行管理方法进行改变的力度。

1.4管理模式需要与档案的现状相匹配

目前我国城建档案处于纸质档案和电子档案并存的状况，这就需要在管理模式上将传统与新型管理模式进行充分的融合，使其能够形成互补，以便于能够更好的与档案的现状进行相互匹配。

2.城建档案现代化管理的实现途径

2.1利用多种方法来对不同类别的城建档案进行控制和管理

档案接收是档案管理工作的源头，新管理模式的实施也必须从源头作起。应根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用不同的前端控制手段，保证各类城建档案及时、安全地接收进馆。各级城乡规划、建设和管理部门形成的各类城建档案的归档。视电子政务开展的不同情况，可分为三个层次，采取不同的前端控制方法，完成其档案的归档。

2.2各类新建（改建、扩建）工程建设档案

通过参与工程开发的手段，对城建管理类档案提前介入，实现文件、信息前端控制。实施建设工程档案登记制度，对新建工程的登记、规划、验收、备案做出明确的规定，并将其作为行政许可的条件之一纳入规划管理程序中。以一定的标准，将建筑工程、市政工程、地下管线工程及相关照片、录像档案的信息著录工作纳人建设单位归档整编要求之中。

2.3采用高效率、多元化的档案信息处理方式，确保档案服务的多元化

一方面要优化传统的服务方式。传统的提供利用是提供档案的一份份原件，或是提供专题汇编，而专题汇编又是一份文件的汇集。随着社会信息化程度的提高，这种服务的有效性和适应性便出现问题，新的服务方式要开展信息的深加工，提供信息资源的范围和载体要比以往广泛的多。要利用城建声像档案的优势，用主题片、照片接片等方式解决规划、设计人员必须到现场的问题，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务。

另一方面要利用好网络等新的服务方式。要根据城建档案的特性，通过建立特色档案数据库、建立各类档案的关联、实现跨地区查询的方式，对特色档案、利用率高的档案进行信息管理，以满足社会各部门多层次对城建档案信息的综合需求；提高查询率、查准率，为不同的使用者提供了综合信息；实现高效、快捷的服务，努力实现不同服务方式之间的优势互补。

2.4实现城建档案的现代化管理

一是观念的转变。在当前新形势下，为了更好的适应市场经济社会的发展，城建档案管理工作需要加快思想观念的转变，担负起自身的社会使命，履行好自身的社会职责，从而加快城建档案管理和服务工作的更快更好发展。

二是工作内容、目标的转变。目前城建档案处于纸质档案和电子档案并存的情况，为了更好的适应现代管理的需求，从单一的传统纸质档案管理向多元化的数字化档案管理体系转变，这就需要建立一套先进的数字城建档案管理系统，不断的提高数字化档案的管理能力、处理能力和传输能力，加快对原有信息管理系统的升级，提升档案信息和数据存储的能力，从而加快馆藏档案的信息化及文档管理一体化的进程。

三是人员需求的变化。档案管理新模式下大量新技术、新设备的应用和信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。档案管理人员必须向一专多能的复合性、全面性方向努力，适应新形势的需要.

3.结束语

城建档案作为城市发展过程中极为重要的一部分，随着城市化建设进程的不断加快，在城建档案的管理上，需要我们不断的转变观念，采用多种管理方法来应对城建档案工作内容和目标的变化，加强对档案管理人员的培养，使其能够更好的适应当前新形势的发展需求，加快城市建设进程的推进。

参考文献：

[1]古丽扎尔·巴克里.城建档案管理新模式[J].中共乌鲁木齐市委党校学报.2009（4）.

[2]李静.浅谈城建档案在城市建设规划管理中的作用[J].中国科技博览.2010（11）.