浅析人事档案的信息化建设

周丽薇

[摘 要]目前我们处于信息化社会，人才具有较大的流动性，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求，传统的人事档案管理方式越来越无法适应当前社会的发展的需求，所以作为记录个人参与社会活动情况及自然情况的人事档案，为了更好的适应当前人才流动性的需求，加强对其进行信息化建设工作具有非常重要的意义，只有不断加快人事档案信息化建设的发展和创新才能有效的推动人事档案改革的深入进行，加快人事档案的发展步伐。

[关键词]人事档案；信息化建设；资源共享；管理

一、人事档案管理信息化建设的意义

当今社会信息化已成为社会发展的必然趋势，特别是工业化和现代化的建设过程中，信息化更是其必然的选择，同时也是现代管理的重要特征之一，所以在当前信息化建设大力发展的环境下，人事档案管理信息化建设已当为时代发展的必然要求，也是当前人事档案进行深化改革的方向。所以需要针对当前人事档案信息化建设中存在的问题进行深入的分析，并进一步对提高人事档案信息化建设的重要的途径进行了具体的阐述。

（一）现代化管理的重要体现

为了更好的适应国家改革和发展折需要，国家档案局对于档案信息化建设的总体目标和主要任务进行了明确，所以人事档案进行信息化建设不仅是适当国家信息化建设的要求，而且与当前档案事业的发展方向也具有一致性。而且人事档案管理信息化建设工作的开展，不仅可以有效的改善人事档案管理工作，而且对于人事部门工作效率的提高及在社会中的有效利用都具有极为重要的意义，所以可以说人事档案信息化建设是适应信息化建设的要求，同时也是现代化管理的重要体现。

（二）能够更好的实现人事档案信息资源共享

当前我们处于信息高速发展时代，在社会活动及经济活动中信息资源具有极为重要的战略意义，加快档案的信息化建房，可以将档案信息都归入到国家信息化建设的总体格局中，通过档案网络建设，从而加快档案信息资源的开发利用，推进档案资源的数字化、标准化和网络化进程，实现档案信息资源的共享，有效的推动档案事业的健康发展，使其能够更好的为社会发展提供良好的服务。

二、目前人事档案信息化建设中存在的问题

（一）人事档案信息化系统的整体水平较为落后

目前我国人事档案在管理上缺乏完善的管理制度，而且没有先进的管理观念，管理水平和管理手段还较为落后。通常情况下人事档案管理工作仅局限在个人历史信息记录的维护方面，对档案中内容不能及时进行更新和补充，使人事档案的发展受到了较大的制约，也影响了人事档案整体水平的提升，不利于人事档案管理水平的提高。

（二）人事档案信息化系统缺乏完善的管理

目前在我国各个部门多是各自为政，再加之人事档案信息化系统缺乏统一的领导和总体的规划，各个部门在数据库建立时由于缺乏必要的沟通和联系，这样每个部门的数据库中都包括了大量的人事信息，这些人事信息需要重复的进行填写和录入，导致大量的人力和物力的浪费，人事档案信息资源的共享难以实现。

（三）人事档案管理人员整体水平不高

目前我国从事人事档案信息化管理的工作人员多数都没有经过正规的学习和专业的培训，这就就导致其业务水平及职业素质都处于一个较低的水平，对人事档案信息化建设工作的重要性缺乏必要的认识，不能科学合理的对档案资料进行收集、整理和归档，缺乏对档案的合理规划，各种新技术也得不到有效的利用，在很大程度上影响了人事档案信息化建设进程的快速推进。

三、提高人事档案信息化的重要途径

（一）提高人事档案信息化的整体水平

人事档案的管理工作要达到主动服务并安全管理的良好效果，要想搜索人事档案的相关信息就必须在指定的网络进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法以及相关的安全管理的协议等规章制度对人事档案信息进行有效的管理和合法的使用。作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用应在信息技术方法能够确保数字化档案的真实性的前提下得到良好的体现。我国当前的相关法律条款也应进行相应的修改，这样才能确保档案凭证作用的良好有效发挥。

（二）采取集中统一的管理体制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就应该采取集中统一的管理体制。用信息科学技术为支撑，实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享。人事档案信息化的软件和硬件平台要在自主研发的基础上，保证归档、编研、移交、借阅等工作环节逐渐的实现信息网络化、信息数字化以及信息数据库化。让人事档案信息资源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重视对人事档案管理人员的人才培养

当前，要想提高人事档案信息化的发展水平，就必须从提高工作人员自身水平做起。相关单位应对从事相关工作的工作人员提供培训和提升自身能力的机会。给予人事档案的工作人员外出培训和学习的机会。让工作人员有机会参与相关工作的培训。学习更加科学有效的工作技巧。为人事档案信息化管理的更好更快实施提供人力保障。在工作人员的更新换代的时候，要提升工作人员的整体素质。普及人事档案信息化的相关工作内容和操作技术。提高人事档案工作的服务水平。培养即了解业务知识，且有对计算机有一定了解，并知晓相关法律法规的复合型人才的工作人员才是我国当前人事信息档案管理人员的最理想的人选。

四、结束语

人事档案管理的信息化建设是一项长期且艰巨的战略任务，还有很长的一段路要走，所以需要档案管理人员要为人事档案信息化建设工作的顺利开展创造必要的条件，加快人事档案管理的信息化，实现信息化的人事信息管理模式，实现人事人才信息的社会化服务，完成档案管理的根本变革。

参考文献：

[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策.工会论坛.山东省工会管理干部学院学报.2011，（02）.

[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011（24）.

[3]顾彩霞.高校人事档案信息化建设探析.黑龙江档案.2011，（01）.