解析学校档案管理工作的改善途径

刘爱萍

[摘 要]学校在各项活动中生成大量的包括学生档案、教师档案、会以档案等在内的各种档案，这种档案在数量，在种类上都会随着时间的推移出现井喷式增长，这种增长在无形和有形之中给相应的档案管理工作造成了压力。纵观我国大部分学校的档案管理工作，基本上是处于一种较为低下的水平，而这种水平是与目前我国教育深化改革以及学校事宜不断增多和更快更好地发展是相违背的，本文将紧紧围绕着档案管理工作这一中心主题，对其存在的问题及改进措施加以论述。

[关键词]学校；档案管理；问题；改善途径

档案是一种对行为活动原始记录，对相应工作的开展以及相关科学研究的顺利进行提供了一手资料，而也正是这种重要性，针对档案所提出来的那种档案管理工作才凸显其重要性。事实上，就学校这样一种特殊的机构而言，其所具有或生成的档案无论是在数量，还是在种类上都有着十分突出的特点，而也正是在这种突出特点的要求之下，许多的学校都因此而建立其了相应的学校档案室，在这种档案室内有着许多的档案设备以及档案管理人员，他们两者之间形成了一个完备的档案管理系统，从而将整个学校的档案管理置于一个较高的水平之上。

一、目前学校档案管理中存在的不足

学校档案管理是整个学校事务中一个十分重要的组成成分，其能否处于一种较高的工作水平显得尤为重要。然而，纵使其有着这样的重要性，而且相关学校机构也给予其足够的重视，但是其在实际的进行过程中却又总会因为受到多种因素的影响而出现许多问题，总的来说，其主要表现在以下几个方面：

1、管理体制落后

一般学校档案管理已形成自成体系且成熟的档案管理系统，本身已有准确的定位。但档案人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作，基本无暇顾及高层次方面工作的开展，有少数学校甚至还没配置专职的档案人员，仍由行政人员兼任。虽然多数学校制定了档案规章制度，但有些规章制度没有及时修改和补充，已无法满足新形势的需要。

2、档案管理有待规范

档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。档案的产生、收集、整理、利用等运转过程，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于档案涉及范围广、工作量大，加之人们的档案管理意识较为薄弱，致使相当部分档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有档案也存在问题，如归档不及时、分类不规范或者收集不完整等，这些现象严重影响了档案效用的发挥，并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力。

3、档案信息化程度低

电子化档案信息已成为信息服务的重要载体，档案信息化程度偏低将会导致档案资源的开发利用效率不高。档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁，就会失去档案自身的价值。

二、改善学校档案管理工作的有效途径

就学校档案管理工作改善而言，是一个系统而漫长的过程，其需要相关部门将各类可影响因素充分全面地考虑进来，从而将这种整体管理工作效率提上去。可从以下几方面入手：

1、学校领导要高度重视档案管理工作

要建立档案运作机构，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。

2、树立正确的档案观

首先要确立档案管理服务观。档案管理是为学校各项管理服务的，是为学校完成其培养科学技术人才的任务服务的，是为学校实现求生存、谋发展的总体服务的；档案管理是手段而不是目的，不能为管理而管理。其次要确立档案管理的信息观。档案管理是信息管理的一种，在市场经济条件下，档案资料已成为一种十分重要的信息资源，有效地利用和开发这一资源，无疑对提高整个学校的管理工作效率具有十分重要的意义。

3、加强队伍建设

档案管理工作是一项政治性、专业性很强的工作，不论是专职或兼职档案管理人员，都必须具有较高的政治觉悟，能够忠于职守，遵纪守法，具备较强的责任心和良好的服务意识。中学档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，还要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。才能适应现代化管理的需要。

4、提高服务意识

搞好学校档案管理工作，目的是更好地为教育教学服务。学校的档案管理工作服务的内容应包括：一是为学校领导决策提供资料的服务；二是为教职员工的工资调整和评定职称等方面，提供大量可靠的档案资料；三是为历届校友提供查阅在校情况并出具有关证明材料的服务；四是为毕业生提供个人档案，做好后勤服务工作。

5、完善档案管理工作的制度建设

要完善档案工作的各项制度。把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中。除年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据。这样促使各科室人员和每位教师都重视档案工作，认真研究落实本部门和每个人的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。

三、结语

在学校深化改革和发展的背景下，如何将这种具有十分重要意义的档案管理工作做好，具有十分重要的现实意义。然而，就目前的学校档案管理而言，其无论是在管理体制，管理规范，还是在管理理念上都或多或少地存在一些问题，而这些问题在与相关管理素质并不高管理人员的综合作用之下，实际上极大地降低了整体档案管理效率，从而对后续与其工作的开展设定了一定的阻碍。当然，这些阻碍是不可能长期存在的，相反的，其总是需要运用相关措施及时地加以应对。

参考文献：

[1]董春艳.浅谈如何做好学校档案管理工作[J].黑龙江科技信息.2011.20