结合实际谈如何做好高校办公室日常教学管理工作

郑慧军++高翠竹

摘 要：高校教学质量的提高需具备一支优秀的师资队伍，同时也需要一批优秀的教学管理人才。教学管理在高校管理中占有特别重要的地位，办公室的教学管理工作是高校管理工作的一个重要环节，是院系行政办公室工作的重要组成部分。院办公室教学管理工作政策性强、业务性强、服务性强，工作量也很大。因此，加强院办公室的教学管理对学校的总体发展起着不可忽视的作用。

关键词：高校 日常 时效性 服务意识

中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0176-01

1 强调工作的时效性、规范性

院办公室的教学管理工作具有一定的时效性，由于院办公室的教学管理工作繁杂、时间紧、要求高，任何一个环节稍有拖拉和疏忽都有可能影响到整个教学工作和教学质量，甚至可能出现教学事故，影响教学工作的正常运行，因此作为高校院办公室的教学管理人员教学秘书的管理工作一定要做到及时、准确。面对教学事务头绪繁多，教学秘书应熟悉各学年、各学期、各时段的事务流程，要考虑院系与学校整体的关系，从时间和空间上妥善安排，做到有计划、分轻重缓急地完成各项教学任务。例如：学生的考试工作是教学秘书管理中一项十分重要的工作，尤其是基础院系数学的考试工作涉及学生面广的复杂性，特别是线性代数、概率统计等工科数学课程，不同的专业不同的年级有不同的学时要求，课程类别和考试性质也不同，为了能够把有关事宜及时通知到每一位学生，教学秘书要提前两周就对学生的考试进行合理的安排，通过各个院系的教学秘书及时准确地把考试科目、考试时间和地点安排传达给每一位学生，从而保证考试工作正常有序地进行。

教学秘书应该严格遵守教学管理规章制度，熟悉掌握学校教学工作的有关规章制度，熟悉掌握本学院各专业的教育教学规律和培养计划并认真贯彻执行，能够熟练向学生介绍有关课程设置和学籍管理等方面的知识，尤其是基础课院系的教学秘书还要面对全校各院系学生的日常关于考试等相关事宜的问答，还要处理学生查阅试卷，学生缓考申请等等相关事宜，这些工作看起来都十分简单，实际上却是十分复杂的。要做到每一项工作都具有规范性，每一项工作都做到有条不紊，是很不容易的。这是因为在实际的工作运行中会遇到各种各样的困难。比如说：学生的毕业审核工作就是一项十分繁杂的工作，他的审核结果将决定学生的一生。不同的专业有不同的培养计划，不同的专业有不同的课程要求和学分要求，不同类别的课程有着不同的学分管理。学生在四年的大学生活里所学的课程不下几十门，这几十门课又包含必修、选修还有辅修、双学位等，还有部分学生有重修、缓考等等情况。加之还有中途休学，转专业，延长学年等等一些复杂的情况，要做到每一位学生的成绩都做到准确无误，教学秘书每学期要定期查看教师录入学生成绩情况，并督促学生监督与配合，及时登陆个人教务系统查看自己成绩是否有漏登或错登现象，以便及时发现问题并解决问题。

2 增强服务意识，做好系部的服务工作，提高自身能力

教学秘书的工作就是为了教学服务，为师生服务。因此，教学秘书要牢固树立“替师生着想，为教学服务”观念，坚持“以人为本”的理念，全面地服务教学、服务教师、服务学生。作为院部的服务窗口，为保证教学工作的正常进行，教学秘书要有强烈的事业心和高度的责任感，要把这些责任感和服务意识融入到具体的工作中，教学管理的目的是要规范教学秩序，提高教学质量。因此在教学管理中应强调管理和服务意识，管理与服务相辅相成缺一不可，提倡通过管理教学实现服务于教学的目的和寓管理于服务之中的工作方法，实现服务和管理的有机统一。这就决定了教学秘书言谈举止要和蔼，应有较强的责任心、办事认真，除此之外，教学秘书还要有良好的协作意识。一方面要完成教务处所布置的任务，另一方面要学会借助有效的沟通手段协调系部与学院职能部门的关系。同时又处处以集体利益为重，自觉维护院部的形象和声誉。作为教学秘书应该充分发挥自己的润滑剂作用，从全局出发，主动做好领导成员之间的通气协调工作。为达到沟通畅通，需要教学秘书具有良好的协调能力，在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性，不同的部门要有不同的沟通方式，不同的老师要有不同的传达方式和处理方法，热情而又机智、幽默地传递信息。

3 教学管理要与时俱进，具有科学性

（1）科学性

教学秘书工作繁杂、琐碎，重复性强，不能一味的墨守陈规，传统的管理思维必须改变，只有不断改进工作方法，才能提高解决问题的能力。如今，计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门，教学管理工作正逐步走向现代化、科学化。熟练掌握和使用计算机是教学秘书应具备的基本技能。

教学秘书要能够熟练运用office办公软件，熟练掌握教务管理系统的应用，利用教务管理系统对学校的院系信息、学籍成绩、教学计划、教师和学生开课通知单、学生的毕业管理、教师综合信息、教师和学生的教务系统登录密码等实行网络管理，这样才能使本院的日常教学管理工作更加科学化，以适应未来工作的各种要求。

（2）传统与现代化管理手段相结合

同时管理方法要不断改革和创新。以往很多繁杂事情或是通知等一些大小事情都是挨个打电话通知，既费时又费力，为了节省工作时间，我给院里申请了一个公共邮箱，建立了QQ群，并开通了手机飞信功能，飞信和电子邮箱、QQ群相结合的现代化手段大大提高了工作效率和质量，对于一些事务性通知直接群发飞信。而对于一些文件性通知材料发到公共邮箱或QQ群，并使用飞信进行通知。这样就有效避免了有些老师不上QQ或公共邮箱而耽误工作。但是对于一些紧急重要事情不能过分依赖于这种手段，也要打电话确认通知，以免耽误教学重要事宜。

在高校的教学管理中，办公室教学管理处于极其重要的位置，高校的各级领导、全体师生应对此有足够的认识，尊重并密切配合教学秘书开展工作，逐步稳定教学管理的队伍，提高他们的积极性，使高校办公室教学管理工作迈上一个新的台阶。endprint