国防科技工业固定资产投资项目档案管理措施的探讨

2014-10-30杨颖

中国科技纵横 2014年18期

关键词：国防科技档案资料整理

杨颖

(江西省核工业地质局二六七大队,江西九江 332000)

国防科技工业固定资产投资项目档案管理措施的探讨

杨颖

(江西省核工业地质局二六七大队,江西九江 332000)

在进行国防科技工业固定资产投资项目档案管理的过程中,需要根据国防科技工业固定资产投资项目的实际情况,采取针对性的档案管理措施,才能够提高档案管理水平,促进档案管理工作的顺利进行。

国防科技工业固定资产投资项目档案管理

国防科技工业固定资产投资项目(以下简称投资项目)是准公共品的投资项目。投资项目档案是指在项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录。在对其进行档案管理的过程中,档案管理人员需要认识到其档案管理对投资项目的影响,如果档案管理不善,将会造成严重的后果。因此,投资项目的档案管理工作一定要做到具体和全面,并且需要及时的发现问题,采取有效的措施进行解决,实现对投资项目档案的良好管理。

1 我国对投资项目档案管理的要求

1.1 依法建立健全的档案

依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》要求,每项投资项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工阶段的全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件建立全面、系统的档案。档案管理人员要依法对档案进行管理,严格履行自身的职责,如果发生违规事件,需要按照相关规定进行处罚。

1.2 重视档案管理工作

由于投资项目属于公共品的投资,是百年大计,关系到国计民生的大事,需要通过档案的方式记录整个项目实施的过程,档案管理人员需参与项目的管理工作,如果领导、项目参与人员及档案管理人员不重视档案管理工作,势必会造成档案记录方面和整理方面的失误,这对于整个投资项目来说都会造成很大的影响,甚至会造成项目无法实施下去,无法实现项目的可追索性,因此,重视档案管理工作是非常必要的。

2 投资项目档案工作的特点

2.1 收集过程复杂

由于投资项目一般工程量都较大,涉及到的内容非常多,实施时间非常长,而在档案管理过程中,收集档案的过程比较复杂,收集档案的时间长且分散[1]。另外,在进行档案收集的过程中,由于收集人员常发生变动,也增加了收集过程的复杂性。

2.2 参与部门多

在进行投资项目档案管理的过程中,还具有参与部门多的特点,其主要是每一个投资项目在实施的过程中,会有很多的参建单位,并且每个参建单位都会有很多的部门,档案收集工作非常的繁重,在收集档案的过程中,需要与每一个部门进行良好的沟通与协调,才能保质、保量及时的收集整理好完善的档案资料。

2.3 整理难度大

整理难度大主要是由于投资项目规模较大,专业性强,材料较多导致的。在将收集回来的资料进行分析筛选的过程中,需要将有用的资料留下,没用的资料筛除,工作量是非常大的,并且整理的难度随着资料的增多也会增加[2]。因此,需要结合投资项目档案工作的特点采取针对性的管理措施,才能够达到预期的目的。

3 投资项目档案管理的措施

3.1 建立健全的档案管理制度

健全的档案管理制度是投资项目档案管理顺利进行的有效保障,因此,建立全面、系统的档案管理制度是重中之重,档案管理人员只有严格的依照档案管理制度进行档案管理,才能够保证档案管理的科学性和全面性。在建立健全的档案管理制度方面,主要需要做如下几个方面的工作。一、实行领导责任制和工作岗位责任制,职责明确,相互协调,充分发挥各级各部门的工作职能。二、制定档案归档范围和整理标准。有了范围和标准,就可以为管理人员指明工作方向,减少失误,提高档案管理的质量。

3.2 项目档案工作与项目建设工作同步进行

从投资项目实施的那一刻起,就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序,建立项目档案管理制度。而很多的管理人员在投资项目实施很长一段时间之后才进行档案的收集整理工作,导致档案管理质量方面出现了很大的问题,影响到档案资料的真实性,对此,应该确保档案管理工作与项目建设的同步进行[3]。通过对投资项目从立项到竣工验收全过程的跟踪整理资料,才能够保证档案资料的全面性、真实性,进而使投资项目的档案具有更高的保存和使用价值。

3.3 建立档案管理网络体系

由于投资项目档案资料的收集、整理、归档工作不是一个人或几个人能完成,它是需要各相关部门协调配合才能完成的,因此,要建立档案管理网络体系,与各个建设单位良好沟通,对各个档案工作人员进行明确的分工、提出工作要求,如档案资料的收集、档案资料的筛选、档案资料的整理以及最终的归档要求,这些工作都需要由档案工作人员通过密切的合作才能完成[4]。

3.4 开展档案的专项验收工作

国防科工委、国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》规定“项目档案验收是项目验收的必备条件之一。未经项目档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。”档案的专项验收工作主要是在投资项目竣工阶段进行的,通过对档案进行专项验收,能够及时的发现档案中存在着哪些不符合实际情况的问题,并且通过及时的纠正,能够确保档案的真实性、完整性,进一步提高档案管理的质量[5]。在进行档案专项验收的过程中,应该派专门的管理人员组成团队与建设单位共同进行验收,这样才能够保证档案专项验收落到实处,并且发挥档案专项验收的作用,促进档案管理工作的顺利开展。

以本队的军工铀矿地质勘探设施“十一五”退役治理项目为例,该项目2007年3月申请立项,2008年7月开始施工,2010年6月竣工,2012年已完成环保、职业卫生、财务审计、档案等专项验收,2013年进行现场核查验收后再进行了竣工验收。大队在实施该项目时,成立了项目档案工作领导小组,制定了专项档案管理制度,建立了一个完整的档案管理网络体系。各参建单位配备了档案资料管理人员,统一管理项目各阶段的文件资料,并接受档案部门的检查指导,确保资料完整、准确、系统、安全。具体操作为:大队安防环保部门负责项目立项、调研等前期资料以及项目管理文件、项目竣工验收文件和照片档案的收集,并分类归档;大队财务资产部负责项目财务管理文件的收集、归档;施工单位负责项目施工阶段资料的收集、归档;监理单位负责项目监理文件的归集和整理;项目竣工验收后,由大队安防环保部门归集,统一移交大队档案室。