探索信息时代高职院校档案管理新途径

袁莉莉

摘 要：随着信息化时代的到来，信息技术被广泛的应用于档案管理工作中，为传统档案管理工作提供了新途径和新方法。高职档案是高职院校在教学、招生、就业、科研等众多活动中留下的有价值的各种记录，是高职院校发展的重要组成部分。在信息化时代，如何提高高职档案管理工作的有效性，是高职档案管理人员值得探讨的话题，本文对此进行了探讨，以期对相关从业人员有所借鉴意义。

关键词：高职 档案管理 信息化

中图分类号：G279 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）07（b）-0223-01

1 信息时代对高职院校档案管理的影响

1.1 适应高职院校发展的需要

高职教育的目的是为社会输送大量具有熟练工作技能的一线人才，随着社会对技能型人才需求的不断增加，国家对职业教育的投入力度也在不断加大，高职教育获得了长足的进步，职业教育规模越来越大，与企业交流日益频繁，对档案信息的需求也不断增加。在这种情形下，传统的高职档案管理工作已经滞后于高职发展的需求，这就需要对传统的高职档案管理工作进行改造，通过提升高职院校档案管理的信息化水平，提高高职档案的信息价值，为高职教育的发展提供有效的信息支持。

1.2 满足高职档案开发利用的需求

传统的高职档案管理侧重于对档案资料的收集和保管，缺少对档案利用和开发的关注，大量的档案资料以纸质的方式被归档，档案资料一旦被归档，就很少被利用。纸质的档案资料查找起来非常麻烦，浪费了档案资源使用人的大量时间和精力，而且纸质资料无法进行资源共享，档案的价值体现不出来。特别是人事档案资料，这些资料与高职教师的考核、人事任免、岗位调整、职称评审、工资定级等都有着直接关系，使用频率非常高，依靠传统人工查找的方式将极大增加档案管理人员的负担。信息化手段在高职档案管理中的应用大大提高了档案开发和利用的价值，档案信息的利用方式将会借助现代信息技术不断得到广泛拓展，一些高职院校建立了自己的档案信息库，档案使用人通过档案资源检索，可以在短时间内搜索出所需要的档案信息，节约了时间、提高了效率。

1.3 提高高职档案信息完整性的需要

高职院校的档案资料是高职发展过程中宝贵的信息资源，包括学生档案、科研档案、人事档案等诸多内容，对高职院校的教师人事管理、学生管理以及科研事业的发展具有重要价值。在传统的档案管理工作中，这些珍贵的资源以纸质的形式保存，纸质资料占空间大，而且随着时间的推移，会出现磨损、老化甚至丢失的问题。通过信息化手段，可以将传统的纸质资源以电子文件的形式保存，大大提高了档案管理的效率，也提高了档案信息的完整性。另外，在高职院校发展的过程中，有的是中职升格，有的是高职院校之前的合并，高职发展的复杂性带来的是高职院校庞大而复杂的档案资料，要将这些档案资料进行有效的归纳和整理非常麻烦，需要我们借助信息化手段，将档案资料转为信息数据进行规范化管理。

2 信息时代高职院校档案管理的途径和措施

2.1 加强高职院校网络建设

网络建设是高职档案信息化管理的基础。在传统的档案纸质管理模式下，对档案管理的技术和设备要求较少。而信息化下的高职档案管理是一项非常繁琐、复杂的工程，需要建设完备的网络信息平台，包括诸多的软硬件设备，如扫描仪、计算机、软件等，来实现档案信息的保管、存储、开发和利用。事实证明，安全、稳定的网络环境可以充分发挥高职院校档案工作的信息化手段，这就需要高职院校从档案信息化管理需要的角度出发，投入资金予以支持，通过引进先进的技术和设备，确保档案管理信息化建设的顺利进行。同时，高职院校可以将档案信息平台建设与校园网站建设同步进行，为高职院校档案信息资源提供共享平台。

2.2 提高档案管理人员的信息素质

高职档案管理的人员的信息化素质和能力决定着档案信息化管理的成效，目前多数高职档案管理人员非档案管理专业出身，往往是从其它部门抽调过来，经过简单的培训就上岗，对档案管理的基本知识不甚了解，也不具备档案管理和开发的能力，更谈不上信息化档案管理了。作为一名合格的档案管理人员，不仅要具备良好的政治素质和职业素养，还要具备严谨的工作作风和积极的服务意识。另外，随着信息化技术在档案管理工作中越来越广泛的应用，现代档案管理人员还要具备一定的信息素养和信息处理能力。事实证明一支专业化、技能化和知识化的档案管理人员是档案信息化建设的保证。为此，高职院校要加大对档案管理人员的培训力度，从计算机与网络技能的培训入手，树立档案管理人员的信息化意识，提高档案管理人员计算机使用能力，例如：信息处理技术和网络传输技术、网站制作技术等，最终形成一支既熟悉档案管理业务，又具有信息化素质和能力的双料人才。

2.3 促进高职档案信息资源的开发利用

在信息化背景下，高职院校应该加大对档案资源的开发和利用，充分发挥档案资源对高职教学、人事管理、科研等诸多方面的需要。为了能够快速和便捷地让用户使用档案信息，高职院校应建设档案管理的网站和开发档案信息资源。通过档案管理的门户网站能够开展多项档案服务，如档案管理的最新政策、档案资源的编研利用等咨询服务。将纸质档案转换成数字化的电子档案，并上传到门户网站上，实现对档案信息资源的加工、储存、展示，可以使用户随时随地进行获取档案信息资源。同时，高职院校应建设学校OA（办公自动化）系统，不断提高档案管理的信息化水平和服务效率。另外，高职档案资源管理应该走出“孤岛”，通过与其它高职院校之间的合作，实现档案信息的共享，从传统封闭模式走向开放模式，为此高职院校之间要构建一个联合交流协作的网络系统，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，每个高职院校定期将档案信息进行上传，由系统的管理员对各个学校分散的档案资源系统进行优化组合，使电子档案能更好地发挥利用价值。

2.4 加强档案信息化管理的安全性

高职档案管理信息化是把双刃剑，一方面大幅度提高了档案管理效率，另一方面也带来了一定的安全隐患。与纸质档案不同，档案信息化是把大量的档案资源以数字化的手段存储于计算机内。然而有的档案人员安全意识不够，存储档案信息的计算机不加密，造成档案信息的泄露和丢失，给学校带来不小的损失；有的电子文件在储存过程中，由于操作不当或者版本问题，造成大量的电子文件无法识别，造成档案信息损坏；有的计算机受到网络病毒的侵袭，造成大量档案资料的丢失，这些问题都是档案信息化管理中不可回避的问题。为此，档案管理人员要加强网络安全意识，注意对电子文件的保密工作，存储档案资料的电脑尽量不要上网，并由专人负责，不相干人员未经同意禁止随意浏览档案信息。对重要的电子文件要进行备份保管，以防万一。同时还做好档案管理环境的防高温、防潮工作，保证档案信息保管的安全性。

3 结语

总之，信息化为高职院校档案管理工作提供了发展的契机，高职院校应该积极迎合信息化发展的趋势，不断提高档案信息化意识，在实践中不断探索档案信息化管理的手段和方法，最终提升高职档案管理的价值，为高职院校的发展提供重要的信息支持。

参考文献

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