关于加强城建档案基础管理工作的探讨

马嘉琦

摘要：随着社会经济的不断快速发展，我国的建筑业发展逐渐迅猛，此时对于城建档案资料的管理有显得格外重要。城建档案对于社会的建设起到举足轻重的作用，它可以记录这个城市发展，带给我们思考，带给我们启发，所以说加强城建档案基础管理工作是刻不容缓的。本文从健全管理制度以及实现资料管理的标准化与规范化等方面着手，提出了改进资料管理工作的措施与办法。

关键词：城建档案管理 数字化管理 探讨

一、城建档案以及城建档案管理的定义

城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字资料，图纸，图表，计算材料，照片，影片，录像等不同载体和形式的真实历史记录。

城建档案管理是指：城建档案资料的规范，整理，立卷，存档，保管和利用，是城市管理工作的重要组成部分。城建档案的地域管理一般包括有大城市的城建档案管理、中小城市的城建档案管理以及小城镇的城建档案管理。城建档案是服务于经济建设和城市建设的一项重要信息资源。

二、加强城建档案管理的重要性

第一点，档案资料的是直接反映工程在建设过程中的所有动态，更是搜索、查询一切信息的原始凭证，倘若相关工程的资料缺失或存在不完整、不规范，对于企业而言，很可能将会面临无法避免的遭受较大损失。无论对于经济还是名誉，在激烈的市场竞争中，这都将是非常致命的。因此可以看出，档案的规范化对于企业来讲是十分重要的，它对企业的正常发展和运营的作用是不容忽视的。

第二点，对于监管部门而言，建设工程的档案资料是最有效、最直接的历史记录，其中包含着工程项目实施的整个过程中所要求的技术指标、数量、人员等一切与工程相关的资料。如果在工程实施过程中存在详细的记录，能够起到间接的监督作用，使相关的实施人员可以发挥到最佳的工作状态，从而为工程项目的保质保量以及按期完成奠定坚实的基础，这样不仅可以按照相关要求完善工程资料，而且对工程实施及其进度又起到监督作用，一举双得。

第三点，档案资料以及最终的工程建筑是一个企业的成果准确记录，更是企业在工程建设成果当中的重要表现。它不仅记录了企业的工程技术人员技术操作的重要手段，而且记录了企业在发展过程中取得的里程碑式的成果。是企业先进技术及经验和建设成果的直接载体。

三、如何加强城建档案基础管理工作

作为一名合格的工程资料员必须要了解、掌握施工工程各部分的质量评定标准、验收规范、安全规定等这是一个合格的工程资料员必备的素质，通过学习可以增进资料员对电气工程的施工工艺以及施工流程的了解与掌握，可以帮助资料员避免资料收方面的失误。

（1）进行现代化的城建档案管理

城市档案管理现代化，是为促进现代化建设，变革传统档案管理过度到现代化档案管理，现阶段现代化管理的内容包括有：档案管理观念现代化，档案管理水平现代化，档案管理装备现代化，档案管理人员现代化。城建档案管理特点有：存储量大，处理迅速，查阅方便等。

城建档案现代化管理理念是档案管理现代化的灵魂，没有先进的档案管理理念，即使有一流的档案保管措施，还是不能解决档案管理的落后性与档案发展的先进性之间的问题。构建现代档案管理体系，建立健全档案保管安全体系，在库房建设，温湿度控制，防火防盗报警，虫霉防治，档案装具方面符合国家安全标准，以微缩，光盘等现代技术进行抢救，提高重要，珍贵的档案保管质量，转好计算机运用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展。

（2）城建档案管理内容的分类

一方水土，一方文化，不同地方，文化不用，那么城建档案的内容整理方向显然是不同的。我国是泱泱大国，上下五千年的中华文化，各民族有各民族的特色文化。北方有北方的文化，南方有南方的文化，西北有西北的文化，有大山的文化，有水的文化等等。有大城市的建設经验，有小城镇的特色保留等等。

城建档案管理工作不应该一刀切，按照不同的内容，不同的处理方式。比方说关于古镇之类的档案整理，应该以古镇的特色文化为主进行整理。特色的古镇是我们国家的一道亮丽的风景线，著名的古镇有乌镇，七宝古镇等，古色古香的城镇，带给人们的回忆是无限的，既是旅游胜地，又是文化体验的大本营，又可以向外展示我们国家的文化。

（3）城镇档案管理工作的人员素质

城镇建设最令人头痛的事情是缺乏相应的设备和高素质的工作人员。小榄镇是配有专门的档案管理人员，但是有的却是兼职的，而且对于电脑的操作是极其不熟悉的，有的对于电脑操作是熟悉的，但是却缺乏相关的文化水平，不知道如何整理方为是正确。所以对于管理人员提出的适当的要求是迫不可待的。加强城建档案人员的业务培训是必须的。城建档案作为科技档案的一个门类，除了与其他的科技档案有某些相同的共同点之外，还有其特殊性，比如说城建档案分类大纲，国家建设部门在1993年8月印发了《城市建设档案分类大纲》，该分类大纲设有18个大类，102个属类，使用于大中小城市，基本上是统一的，还有城建档案案卷内容的排序也有其自身的规律，鉴于有的城镇档案人员对于这些基本知识的不熟悉，所以展开适当的业务培训是必须的。

（4）城市的档案管理工作的数字化建设

关于城市的档案建设管理工作与城镇管理业是有所不同的，城市的基础设施配备和专门工作人员的管理等都是优于城镇的，但是城市档案管理共工作要比城镇更加繁琐，因为城市化发展比较快，内容复杂多变，讲求的是速度，一旦停滞下来，将会失去很多东西。

针对城市的特点，建设数字城市档案馆是我们的理念，电子档案是已经成为大势所趋。在网络档案的适时整理是保障，资源的更新是必须的。信息化社会里，数字化已经是潮流，讲求效率，讲求速度。纸质档案曾经是我们保存档案的方式，但是现在已经不可能成为收集档案的主要方式了，因为纸质档案保存的时间以及安全性等方面都比较差。例如，地震一旦发生，档案的损失是相当悲剧的。我国河北唐山发生7.8级大地震，汶川发生大地震，还有青海玉树县也发生大地震时，城建档案遭遇到重大的损失甚至毁灭。此时纸质档案受损程度肯定大于电子档案，流失的文化价值是无法估量的，所以建立电子档案是主流，电子档案和纸质档案并存的管理模式。

（5）图书馆和情报局的城建档案管理

其中图书馆和情报局的档案管理工作尤为重要，图书馆是一个城市文明发展的重要标志，图书馆的资源是社会共享资源，图书馆无疑就是个普及知识教育的好地方。城建档案管理工作的强与弱体现在图书馆的资料保全情况以及资料的利用情况等方面。所以加强图书馆的档案管理工作，既是基础，又是关键。

情报局，是国家重要机关单位。情报局的档案管理关键在于如何防止重要文件的泄露以及防止黑客的入侵。要正确处理好档案信息公开与档案保密的关系。

结语

城市的档案管理工作对于工程建设施工而言十分重要，做好这项工作可以更好地为以后工程使用工作提供质量管理依据，在未来的施工建设中工程建设的资料管理工作会越来越重要，所以要引起各方的高度重视，关注档案资料管理工作的建设，使其得到不断的提高与发展。

【参考文献】

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[2]杨静，袁媛.对建筑工程档案资料管理问题的分析和建议[J].山西建筑，2010，36（ 22） ：234 235

[3] 王东.浅谈如何加强城建档案管理 黑龙江档案 2012年第二期 总第191期